如何從 Outlook 中的類別建立聯絡人組？

作者Kelly修改日期2024-08-06

您可能因某些原因已在 Outlook 中為部分聯絡人標記了特定類別。現在，如何利用這些已標記的聯絡人建立一個聯絡人群組呢？本文將介紹一種方法，協助您從 Outlook 的特定類別快速建立聯絡人群組。

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以下步驟將引導您輕鬆從 Microsoft Outlook 的特定類別建立聯絡人組。

步驟 1：切換至「人員」檢視（或「聯絡人」檢視），並開啟包含指定類別聯絡人的特定聯絡人資料夾。

步驟 2：將游標置於聯絡人上方的搜尋工具中，以啟用功能區中的搜尋方塊。

注意：在 Outlook 2007 中，點擊聯絡人清單上方的箭頭展開查詢生成器，然後點擊新增條件 > 類別，即可在查詢生成器中顯示「類別」欄位。

步驟 3：點擊已分類按鈕（或）類別欄位），然後在搜尋索引標籤中，從下拉清單選取指定的類別。

在我們的範例中，我們點擊了搜尋索引標籤上的橘色類別。

步驟 4：接著，所有標記為「橘色類別」的聯絡人將會列出。點選任一聯絡人後，同時按下 Ctrl+A 鍵，即可全選搜尋結果；隨後對已選取的聯絡人按一下滑鼠右鍵，在右鍵功能表中點擊移動> 複製到資料夾。請參閱下方螢幕截圖：

注意：在 Outlook 2007 中，請對選取的聯絡人按一下滑鼠右鍵，並在右鍵功能表中選擇移至資料夾。順帶一提，若您僅選取單一聯絡人，則不會顯示「移至資料夾」選項。

步驟 5：若要將指定類別的選取聯絡人移動或複製到新建資料夾，您需要執行下列操作：

（1) 在「移動項目」或「複製項目」對話方塊中，點擊新增按鈕；

（2) 在「建立新建資料夾」對話方塊中，在名稱方塊中輸入新建資料夾的名稱，然後在選取資料夾位置方塊中點選一個聯絡人資料夾；

（3) 點擊兩次確定按鈕，即可關閉兩個對話方塊。

步驟 6：在首頁索引標籤上，於「聯絡人」或「人員」檢視中，點擊新的聯絡人組按鈕，以建立新的聯絡人組。

注意：在 Outlook 2007 中，您需點擊檔案 > 新增 > 通訊群組。

步驟 7：在聯繫人組視窗中，於「名稱」方塊輸入聯繫人組的名稱，然後切換至聯繫人組索引標籤，點選新增成員 > 來自 Outlook 聯絡人。請參閱下方螢幕截圖：

注意：在 Outlook 2007 中，請於「通訊群組」索引標籤上點擊選取成員按鈕。

步驟 8：在「選取成員」對話方塊中，點擊通訊簿方塊，然後從下拉清單中指定您於步驟 5 所建立的資料夾。

步驟 9：按住 Shift 鍵，並點擊第一個與最後一個聯絡人，即可選取指定資料夾中的所有聯絡人；接著點擊成員按鈕，再點擊確定按鈕完成操作。

步驟 10：現在您會回到聯絡人群組視窗，請點擊儲存並關閉按鈕。

截至目前，我們已成功透過指定類別所標記的聯絡人建立了一個聯繫人組。

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