如何在Outlook中保存收到的通訊群組或聯絡人群組？

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-13

在使用 Microsoft Outlook 時，您可能會從同事或團隊收到一個通訊群組（聯絡人群組）作為附件。然而，Outlook 不會將聯絡人群組視為普通的檔案附件，而是將其顯示為 Outlook 項目（.MSG）檔案，這意味著在使用之前需要正確保存。本指南介紹了兩種簡單的方法，可將收到的 Outlook 聯絡人群組（.MSG 附件）直接保存到您的聯絡人中以供未來使用：

方法一：使用複製和貼上保存通訊群組 （更有條理）

方法二：使用拖放保存通訊群組 （快速且直觀）

方法一：使用複製和貼上保存通訊群組

此方法允許您複製收到的聯絡人群組並將其貼上到 Outlook 中的任何特定聯絡人資料夾中。

1. 打開收件匣並在閱讀窗格中選擇包含通訊群組附件的郵件。

? 提示：如果郵件是富文本格式 (RTF)，請先雙擊打開它在單獨的視窗中再進行操作。

2. 找到通訊群組附件，該附件顯示為 Outlook 項目（.MSG 文件）。點擊附件名稱旁邊的 ⮟ 向下箭頭，然後從下拉選單中選擇複製。

the screenshot of the Copy option from the drop-down menu

3. 前往「人員」（聯絡人）檢視，然後導航到您要存儲該群組的聯絡人資料夾。按 Ctrl + V 貼上已複製的聯絡人群組。

? 結果：聯絡人群組成功保存在您指定的聯絡人資料夾中，可供未來郵件使用。

複製與貼上方法的優缺點：

✅ 有條理的存儲：您可以選擇將群組保存在哪個聯絡人資料夾中。
✅ 簡單快速：只需幾次點擊即可完成。
❌ 對於富文本郵件需額外步驟：必須先打開郵件才能複製。
❌ 更多手動操作：相比拖放方法，步驟更多。

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✨ 快速提示：選擇聯絡人組後，點擊「Kutools Plus」>「列印」>「高級列印」。

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方法二：使用拖放保存通訊群組

如果您偏好拖放的方式，此方法可讓您直接將聯絡人群組移動到 Outlook 的聯絡人部分。

1. 打開收件匣並在閱讀窗格中選擇包含通訊群組附件的郵件。

2. 點擊並按住通訊群組附件，該附件顯示為附件部分中的 Outlook 項目（.MSG 文件）。將其拖到導航窗格中的「人員」（聯絡人）圖標。

3. 釋放滑鼠按鈕，將其放入預設的聯絡人資料夾中。

the screenshot of showing how to directly move the contact group into Outlook’s Contacts section

? 結果：通訊群組自動保存到 Outlook 中的預設聯絡人資料夾中。

拖放方法的優缺點：

✅ 更快的過程：無需導航到特定資料夾；只需拖放即可。
✅ 使用者友好：適合偏好視覺化和直觀操作的用戶。
❌ 只能保存到預設的聯絡人資料夾：無法選擇自定義資料夾。
❌ 沒有確認消息：必須手動檢查聯絡人群組是否保存成功。

您應該使用哪種方法？

以下是兩種方法的比較，幫助您決定哪一種最適合您的需求：

方法	適用對象	易用性	靈活性
複製與貼上方法	希望將聯絡人群組整理到特定資料夾的用戶	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
拖放方法	偏好快速、簡單方式保存聯絡人群組的用戶	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐