如何在 Outlook 中寄送電子郵件給所有已接受會議邀請的與會者？

出於某些需求，您可能需要在 Outlook 中向所有已接受會議邀請的與會者發送電子郵件。本文將示範如何在 Microsoft Outlook 中，針對特定會議，快速寄信給所有已確認出席的與會者。

使用「傳送訊息給與會者」功能寄送電子郵件給所有已接受的與會者

在 Outlook 中使用 Excel 的篩選功能寄送電子郵件給所有已接受的與會者

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使用「傳送訊息給與會者」功能寄送電子郵件給所有已接受的與會者

若要在 Microsoft Outlook 中寄送電子郵件給所有已接受會議邀請的與會者，請依照下列步驟操作：

1. 切換至行事曆檢視，並開啟您要寄送電子郵件給所有已接受邀請的與會者的指定會議。

2. 在「會議」視窗中，請點選「會議」索引標籤下的「追蹤」>「檢視追蹤狀態」。請參閱截圖：

注意：若您使用的是 Outlook 2007，只需點擊「會議」索引標籤上的「追蹤」按鈕即可。

3. 在隨即出現的回應狀態清單中，勾選所有「已接受」與會者姓名前方的核取方塊，並取消勾選其他與會者姓名前方的所有核取方塊。

注意：「會議組織者」的核取方塊不會被清除。

4. 接著點選「會議」索引標籤中的「聯絡與會者」>「電子郵件給與會者」。

注意：在 Outlook 2007 中，請點選「會議」索引標籤上的「傳送訊息給與會者」>「新增訊息給與會者」。

此時將自動建立一封新郵件，其「收件者」欄位已預先填入該會議所有已接受邀請的與會者（不含會議組織者）。請撰寫郵件內容並傳送。

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使用 Excel 的篩選功能寄送電子郵件給所有已接受的與會者

當您收到大量與會者的回應時，逐一勾選每位已接受的與會者確實相當耗時。為提升效率，您可以改用以下方法：從 Microsoft Outlook 2010 或 2013 複製所有與會者的回應狀態，貼到 Microsoft Excel 中篩選出「已接受」的與會者，再將這份名單貼至新郵件中。詳細步驟如下：

1. 切換至行事曆檢視，並開啟您要寄送電子郵件給已接受邀請之與會者的指定會議。

2. 在開啟的「會議」視窗中，點選「會議」索引標籤下的「追蹤」>「複製狀態到剪貼簿」。請參閱截圖：

3. 建立一個新工作簿，選取一個儲存格（例如 A1），然後同時按下「Ctrl」+「V」，將追蹤狀態貼上至該儲存格。

4. 選取「回應」欄位，然後點擊「資料」索引標籤中的「篩選」按鈕。

5. 現在點擊「回應」欄標題的篩選圖示，在下拉清單中僅勾選「已接受」選項，然後點擊「確定」。請參閱截圖：

6. 篩選完成後，複製「姓名」欄位。

7. 在 Outlook 中建立一封新郵件，並將這些姓名貼到「收件者」欄位中。請參閱截圖：

8. 撰寫新郵件後，點擊「傳送」按鈕。

注意：由於 Outlook 2007 未提供「追蹤」>「複製狀態到剪貼簿」功能，因此此方法無法在 Outlook 2007 中使用。

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