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如何在Outlook中自動填寫主旨行？

Author Kelly Last modified

如果您經常發送具有相同主旨的郵件，或者需要包含當前日期或特定關鍵字，每次都手動重新輸入它們可能會非常繁瑣且效率低下。幸運的是，Outlook提供了多種方法來在創建新郵件時自動填寫主旨行。本指南介紹了三種有效的方法來自動填寫Outlook中的主旨行：

方法一：使用快速步驟自動填寫主旨行（簡單和基本）

方法二：使用Kutools for Outlook將日期和文字自動填入主旨 （快速和容易）👍

方法三：使用VBA自動填寫主旨行 （靈活但需手動設置）

方法一：使用快速步驟自動填寫主旨行

Outlook的快速步驟功能讓您可以創建一個單擊快捷方式，打開一封帶有預填主旨行的新郵件。

1. 切換到郵件視圖，在“首頁”選項卡上，點擊“快速步驟”組中的“新建”。

shot of the Create New option

2. 在“編輯快速步驟”對話框中：

  1. 1) 在名稱框中輸入像“自動填寫主旨”這樣的名稱。
  2. 2) 在 選擇操作下，選擇 新郵件 從 回覆 部分。
    shot of the Edit Quick Step dialog

3. 點擊“收件人”字段下方的“顯示選項”以展開郵件選項，並在主旨框中輸入您的預設主旨。

shot of the subject

4. 點擊“完成”以保存快速步驟。

📌 結果：要使用它，只需從“首頁”選項卡中單擊“自動填寫主旨”快速步驟。新的一封郵件將打開，並且主旨行已經填好。

shot of the result

⚠️ 快速步驟方法的優缺點：

  • ✅ 無需編碼：單擊即可查看寄件人詳細信息。
  • ❌ 需要手動觸發：每次都需要點擊快速步驟。
  • ❌ 無自動化：撰寫郵件時主旨不會自動插入。
  • ❌ 僅靜態內容：不支持動態元素，如日期或時間代碼。

📅 自動即時插入日期和文字到主旨或簽名！

厭倦了手動在郵件中添加日期嗎？使用 Kutools for Outlook，您可以在每次建立、回覆或轉寄郵件時，自動將當前日期甚至自定義文字插入到郵件主旨或簽名中。只需設定一次，Kutools 就會為您立即且一致地處理好一切。🚀

💡 快速提示：點擊 Kutools > 選項，然後啟用在主旨或簽名中插入日期的功能。

Auto Insert Date into Subject or Signature
✅ 自動插入日期到簽名
✅ 自動添加日期到主旨行
✅ 自定義日期格式
✅ 適用於新郵件及回覆郵件

方法二：使用Kutools for Outlook將日期和文字自動填入主旨👍

每次撰寫郵件時是否需要在主旨行中包含當前日期？使用Kutools for Outlook，您可以在創建新郵件的瞬間自動將日期——甚至時區代碼——插入主旨行。

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1. 點擊Kutools > 選項。

shot of the Options button

2. 在“選項”對話框中，於“新建”選項卡下：

  1. 1) 勾選“創建新郵件時將日期添加到主旨行”選項。
  2. 2) 自定義文字，輸入類似：跟進：<>。
  3. 3) 點擊 確定 以保存設置。
    shot of the Options dialog
💡 提示：您可以將<>替換為其他動態字段，如<>、<>或<>。

📌 結果：從現在開始，每當您創建新郵件時，您的自定義主旨行（包含當前日期和文字）將自動插入。

shot of the result of customized subject line

🌟 Kutools for Outlook方法的優勢：

  • ✅ 自動插入動態內容：輕鬆添加當前日期、時間或自定義文字。
  • ✅ 無需編碼：無需解釋標頭代碼。
  • ✅ 高度靈活：支持多個變量，如<>、<>等。
  • ✅ 專業輸出：保持您的郵件主旨行整潔一致。
注意：要應用選項工具，首先，您應該下載並安裝Kutools for Outlook。

方法三：使用VBA自動填寫主旨行

如果您熟悉使用VBA，可以創建一個腳本來生成帶有預填主旨的新郵件。這對於自定義工作流程非常有用，但需要一點設置。

1. 按Alt + F11打開Visual Basic for Applications編輯器。

2. 點擊插入 > 模塊。

3. 將以下代碼粘貼到模塊窗口中：

Sub New_Secure_Email()
Dim MItem As MailItem
Set MItem = Application.CreateItem(olMailItem)
MItem.Subject = "Your preset subject"
MItem.Display
End Sub
📝 注意：將代碼中的“您的預設主旨”替換為您想要的主旨文字。

4. 點擊“運行”按鈕或按F5執行代碼。

📌 結果：一個新的郵件窗口將打開，並且主旨行會自動填好。

⚠️ VBA方法的局限性：

  • ❌ 需要基本編程技能：不適合非技術用戶。
  • ❌ 手動執行：每次都需要打開腳本編輯器並運行。
  • ❌ 安全提示可能出現：某些環境限制或警告宏執行。

您應該使用哪種方法？

這裡有一個快速比較，幫助您選擇最佳方法：

方法最適用於自動化自定義易用性
快速步驟 靜態、可重複的主旨行 ❌ 需要手動觸發 ⭐ ⭐⭐⭐
Kutools for Outlook 基於日期或動態主旨自動化 ✅ 完全自動 ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐
VBA腳本 通過代碼實現自定義主旨邏輯 ⚠️ 需要手動運行或設置 ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐

📢 結論：如果您需要快速插入靜態主旨行，快速步驟是簡單可靠的。對於自動化的基於日期的主旨，Kutools提供了一個更快、更省力的解決方案。VBA則是高級用戶的最佳選擇，他們希望完全控制但不介意手動設置。選擇適合您工作流程和技術舒適度的方法吧。

演示：使用Kutools for Outlook將當前日期自動填入主旨行

 

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