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如何從Outlook中的電子郵件中過濾會議邀請/更新/回复?

假設您需要從數百封郵件中找出所有會議邀請,會議回復和會議更新,如何快速完成呢? 在這裡,我將介紹三種從Microsoft Outlook中的電子郵件中過濾會議邀請/響應/更新的方法。

使用自定義搜索文件夾過濾會議邀請/響應/更新

使用規則過濾會議邀請/更新

使用“篩選器”功能篩選會議邀請/響應/更新

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箭頭藍色右氣泡使用自定義搜索文件夾過濾會議邀請/響應/更新

搜索文件夾功能在Microsoft Outlook中非常有用,它使您能夠輕鬆地自動過濾來自指定郵件文件夾的所有會議邀請,回復和更新。

步驟1:轉到“郵件”視圖並打開一個郵件文件夾,您將在其中過濾會議邀請,響應和更新。

步驟2:點擊 新搜尋資料夾 標籤(或 文件 > > 搜索文件夾 在Outlook 2007中)。

步驟3:在彈出的“新建搜索文件夾”對話框中,單擊以突出顯示 創建一個自定義搜索文件夾,然後單擊 選擇 按鈕。

步驟4:在接下來出現的“自定義搜索文件夾”對話框中,為自定義搜索文件夾輸入一個名稱 貨幣名稱 框,然後單擊 標準 按鈕。

第5步:現在,進入“搜索文件夾條件”對話框,請轉到 高級型 標籤,以及:

(1)點擊 > 所有約會字段 > 課堂時間;

(2)點擊 條件者 (或 條件)框,然後選擇 存在 從下拉列表中;

(3)點擊 添加到列表 按鈕;

(4)點擊 OK 按鈕關閉此對話框。

步驟6:點擊其他兩個 OK 按鈕關閉兩個對話框。

然後,它創建一個新的搜索文件夾,其中過濾了所有會議邀請,會議更新和會議響應。 此外,如果您以後收到會議邀請/更新/回复,它們將自動顯示在此搜索文件夾中。


箭頭藍色右氣泡使用規則過濾會議邀請/更新

規則還可以幫助您在Microsoft Outlook中自動將所有會議邀請和會議更新從指定的郵件文件夾過濾到其他文件夾。

步驟1:切換到“郵件”視圖,然後打開一個郵件文件夾,您將在其中過濾會議邀請和會議更新。

步驟2:點擊 規則 > 管理規則和警報主頁 標籤(或 工具 > 規則和警報 在Outlook 2007中)。

步驟3:在“規則和警報”對話框中,單擊 新規則 上的按鈕 電子郵件規則 標籤。

步驟4:在新的“規則嚮導”對話框中,單擊以突出顯示 對我收到的消息應用規則 (或 郵件到達時檢查 在Outlook 2007中),然後單擊 下一頁 按鈕。

步驟5:在第二個“規則嚮導”對話框中,選中 這是會議邀請或更新,然後單擊 下一頁 按鈕。

步驟6:在第三個Rule Wizard對話框中,請參見以下屏幕截圖:

(1)檢查以下選項 將其移動到指定的文件夾;

(2)點擊 指定;

(3)在即將出現的“規則和警報”對話框中,單擊以突出顯示要將會議邀請和更新移動到的郵件文件夾,然後單擊“ OK 按鈕。

(4)點擊 下一頁 按鈕。

步驟7:點擊 下一頁 下一個“規則嚮導”對話框中的按鈕; 然後在最後一個“規則嚮導”對話框中,選中 立即對“您的文件夾名稱”中已存在的郵件運行此規則,然後點擊 按鈕。

步驟8:關閉“規則和警報”對話框,然後點擊 OK 按鈕。

運行此自定義規則後,將過濾打開的郵件文件夾中的所有會議邀請和會議更新,並將其移至您的指定文件夾。


箭頭藍色右氣泡使用“篩選器”功能篩選會議邀請/響應/更新

實際上,您可以應用“篩選器”功能直接從電子郵件中篩選會議邀請,會議回復和會議更新。

步驟1:切換到“郵件”視圖,然後打開一個郵件文件夾,您將在其中過濾會議邀請和會議更新。

步驟2:點擊 查看設定 上的按鈕 瀏覽 標籤(或 瀏覽 > 目前來看 > 自定義當前視圖 在Outlook 2007中)。

步驟3:在[進階檢視設定]對話方塊中,按一下 篩選 按鈕。

第4步:在出現的“過濾器”對話框中,轉到 高級型 標籤,以及:

(1)點擊 > 所有約會字段 > 課堂時間;

(2)點擊 條件者 (或 條件)框,然後選擇 存在 從下拉列表中;

(3)點擊 添加到列表 按鈕;

(4)點擊 OK 按鈕關閉此對話框。

第5步:點擊“關閉”,關閉“高級視圖設置”對話框。 OK 按鈕。

然後,所有帶有會議邀請,會議回復和會議更新的電子郵件將自動過濾並列出在當前電子郵件文件夾中。

備註: 您可以通過單擊保存帶有過濾器的自定義視圖 更改視圖 > 將當前視圖另存為新視圖瀏覽 標籤在Outlook 2010和2013中。


Kutools for Outlook-為Outlook帶來100個高級功能,並使工作更加輕鬆!

  • 自動CC / BCC 根據規則發送電子郵件; 自動前進 自定義多封電子郵件; 自動回复 沒有交換服務器,還有更多自動功能...
  • BCC警告 -當您嘗試全部答复時顯示消息 如果您的郵件地址在“密件抄送”列表中; 缺少附件時提醒,還有更多提醒功能...
  • 在郵件對話中回复(全部)帶有所有附件; 回复許多電子郵件 片刻之間; 自動添加問候語 回复時將日期添加到主題中...
  • 附件工具:管理所有郵件中的所有附件, 自動分離, 全部壓縮,重命名全部,保存全部...快速報告, 計算選定的郵件...
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    Kerrie · 8 months ago
    So my question is, if somebody responds with 'edit the response before sending, are you able to exclude these from the rule?
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    carl · 4 years ago
    Thanks for this.. concise and works perfectly!
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    Raphael · 4 years ago
    Thanks for the clear tuto.
    In Office 2013 i don't find the field "Duration". (All Appointment fields > "Duration"). There is a lot of field but not this one.
    Is there an alternative?
    Thanks in advance
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    Paul · 4 years ago
    Thanks to the author. It was perfect for my needs.
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    Jess · 4 years ago
    This works perfectly. I tried searching in Outlook but it led me to a bunch of links! Thank goodness for this site! Direct and to the point. Easy to follow steps. Awesome!!
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    Chris · 4 years ago
    Cool trick with the search folder.