如何在 Outlook 中一次大量回覆多封郵件，甚至全部回覆？

您可為特定資料夾中的所有郵件，一次設定大量回覆規則。

第 1 部分：建立一封新建郵件郵件並儲存為 Outlook 範本

1. 首先，請建立一個新資料夾，並將所有需以相同內容大量回覆的郵件移入其中。

2. 建立一封包含您要回覆內容的新郵件。（注意：請務必填寫郵件標題，但「收件者」欄位請保持空白。）參見截圖：

3. 撰寫完新郵件後，請點擊「檔案」>「另存新檔」。

4. 在「另存新檔」對話方塊中，請於「檔案名稱」欄位輸入您的檔名（預設會以郵件標題命名）。接著，從「指定保存格式」下拉選單中選取「Outlook 範本」，最後點擊「儲存」按鈕。

注意：若您從「指定保存格式」下拉選單中選擇「Outlook 範本」，檔案將自動儲存至「範本」資料夾，請勿變更目的地資料夾。

5. 返回「郵件」視窗後，請點擊「關閉」按鈕將其關閉。

6. 當 Outlook 提示方塊彈出時，請點擊「否」按鈕。詳見截圖：

第 2 部分：為範本設定新建規則

現在，您需要為此範本建立一條新規則。

7. 進入「規則與警示」對話方塊。
A. 在 Outlook 2007 中，點選「工具」＞「規則與警示」。
B. 在 Outlook 2010 與 2013 中，請於「首頁」索引標籤下點選「規則」＞「管理規則與警示」。參見截圖：

8. 在「規則與警示」對話方塊中，請於「電子郵件規則」索引標籤下點擊「新增規則」按鈕。

9. 當「規則嚮導」對話方塊彈出時，請前往「從空白規則開始」區段，選取「對我收到的郵件套用規則」，然後點擊「下一步」按鈕。

10. 在下一個「規則嚮導」對話方塊中，點擊「下一步」繼續；當提示方塊彈出時，請點擊「是」按鈕。

11. 在下一個對話方塊中，先於步驟 1 勾選「使用特定範本回覆」核取方塊，接著點擊步驟 2 中的「特定範本」文字。參見截圖：

12. 在「選取答覆模板」對話方塊中，請執行下列步驟：（1) 從「瀏覽位置」下拉清單中選取「檔案系統中的使用者範本」；（2) 選取您先前儲存的範本；（3) 點擊「開啟」按鈕。參見截圖：

13. 返回上一個對話方塊後，請點擊「下一步」按鈕。

14. 請持續點擊「下一步」按鈕，直到最後一個「規則嚮導」對話方塊出現。在該對話方塊中，於步驟 1 輸入此新規則的名稱，於步驟 2 取消勾選「啟用此規則」核取方塊，然後點擊「完成」按鈕。參見截圖：

注意：您可透過刪除舊名稱，並在「為此規則指定名稱」文字框中輸入新名稱，輕鬆重新命名規則。

15. 在接下來的提示對話方塊中，點擊「確定」按鈕。

16. 返回「規則與警示」對話方塊後，請點擊「確定」按鈕，完成所有設定。

第 3 部分：對特定資料夾執行規則

17. 重新啟動 Outlook 應用程式。

18. 再次進入「規則與警示」對話方塊，選取您先前建立的規則，然後在「電子郵件規則」索引標籤下點擊「立即執行規則」按鈕。參見截圖：

19. 在「立即執行規則」對話方塊中（參見右側截圖），您需要：
（1) 在「選取要執行的規則」下方，勾選您稍後要執行的規則方塊；
（2) 點擊「瀏覽」按鈕，選取您要對其中所有郵件進行大量回覆的資料夾；
（3) 從「套用規則至」下拉清單中選取「所有郵件」；
（4) 點擊「立即執行」按鈕。

注意：若所選資料夾中包含子資料夾，請務必勾選「包含子資料夾」核取方塊。

20. 關閉對話方塊。

現在，指定資料夾內的所有郵件均已同步回覆完畢，內容完全一致。

您會發現上述方法需執行多個步驟；但透過「Kutools for Outlook」的「批量答覆」功能，即可輕鬆一次回覆多封郵件。

1. 進入包含您要大量回覆郵件的資料夾，選取這些郵件，然後點擊「Kutools」>「批量處理」>「以範本回覆選中的一封或多封郵件」>「建立與管理回覆範本」。參見截圖：

2. 在彈出的「建立與管理答覆模板」對話方塊中，請（1) 點擊「新增」按鈕以新增答覆模板，（2) 保持新範本處於選取狀態，並在下方編輯框中輸入內容，然後（3) 點擊「回覆」按鈕。參見截圖：

現在，所有選取的郵件皆已使用全新回覆模板完成回覆。

注意事項：
（1) 若要回覆特定資料夾中的所有已接收郵件，請先開啟該資料夾，再按下鍵盤上的「Ctrl」+「A」一次選取所有郵件。
（2) 若您已新增回覆模板，選取郵件後，即可直接點擊「大量回覆郵件」下拉選單中的現有範本，立即回覆所有郵件！