如何在Outlook中一次大量回覆多封或全部郵件？

您可以為特定資料夾中的所有郵件設定一個規則，實現一次性大量回覆。

第一部分：建立新郵件並保存為Outlook模板

1. 首先，您需要建立一個新資料夾，並將所有要批量回覆相同內容的郵件移入該資料夾。

2. 建立一封包含您想回覆內容的新郵件。（注意：您需要輸入郵件標題，但保持「收件人」欄位空白）。請參閱截圖：

3. 撰寫完新郵件後，請點擊「檔案」>「另存為」。

4. 在「另存為」對話框中，請在「檔案名稱」欄位中輸入您的檔案名稱。默認情況下，檔案名稱將以郵件標題命名。然後從「保存類型」下拉選單中選擇「Outlook模板」。最後點擊「保存」按鈕。

注意：如果您從「保存類型」下拉選單中選擇了「Outlook模板」，該檔案將自動保存在「模板」資料夾中。請不要更改目標資料夾。

5. 當返回到「郵件」窗口時，請點擊「關閉」按鈕以關閉它。

6. 當Outlook提示框彈出時，點擊「否」按鈕。請參閱截圖：

第二部分：為模板創建新規則

現在，您需要為此模板創建一個新規則。

7. 進入「規則和通知」對話框。
A. 在Outlook 2007中，點擊「工具」>「規則和通知」。
B. 在Outlook 2010和2013中，請點擊「規則」>「管理規則和通知」，位於「首頁」標籤下。請參閱截圖：

8. 在「規則和通知」對話框中，請點擊「新建規則」按鈕，位於「電子郵件規則」標籤下。

9. 當「規則嚮導」對話框彈出時，前往「從空白規則開始」部分，並選擇「應用規則於我接收的郵件」。然後點擊「下一步」按鈕。

10. 在下一個「規則嚮導」對話框中，點擊「下一步」跳過到下一步。當提示框彈出時，請點擊「是」按鈕。

11. 在下一個對話框中，在第一步勾選「使用特定模板回覆」方框。然後點擊第二步中的「特定模板」文字。請參閱截圖：

12. 在「選擇回覆模板」對話框中，您需要：（1）在「查找範圍」下拉列表中選擇「用戶文件系統中的模板」；（2）選擇之前保存的模板；（3）點擊「打開」按鈕。請參閱截圖：

13. 當返回到前一個對話框時，請點擊「下一步」按鈕。

14. 繼續點擊「下一步」按鈕，直到顯示最後一個「規則嚮導」對話框。在此對話框中，在第一步輸入新規則的名稱，在第二步取消勾選「啟用此規則」方框，然後點擊「完成」按鈕。請參閱截圖：

注意：您可以在「指定此規則的名稱」文本框中刪除舊名稱並輸入新名稱來重命名規則。

15. 點擊以下提示對話框中的「確定」按鈕。

16. 當返回到「規則和通知」對話框時，請點擊「確定」按鈕以完成整個設置。

第三部分：運行特定資料夾的規則

17. 重新啟動Outlook應用程序。

18. 再次進入「規則和通知」對話框。選擇之前創建的規則，然後點擊「立即運行規則」按鈕，位於「電子郵件規則」標籤下。請參閱截圖：

19. 在「立即運行規則」對話框中，您需要（請參閱右側截圖）：
（1）勾選稍後要運行的規則方框，位於「選擇要運行的規則」下；
（2）點擊「選擇」按鈕以選擇要批量回覆所有郵件的資料夾。
（3）從「應用規則於」下拉列表中選擇「所有郵件」。
（4）點擊「立即運行」按鈕。

注意：如果所選資料夾中有子資料夾，請勾選「包括子資料夾」方框。

20. 關閉對話框。

現在，特定資料夾中的所有郵件都已一次性以相同內容回覆。

您可以看到上述方法有多個步驟需要執行。但是，使用「Kutools for Outlook」的「批量答復」功能，您可以輕鬆地一次性大量回覆多封郵件。

1. 轉到包含要批量回覆郵件的郵件資料夾，選擇這些郵件，然後點擊「Kutools」>「批量處理」>「一次答覆多封Email > 建立與管理答覆模板」。請參閱截圖：

2. 在彈出的「建立與管理答覆模板」對話框中，請（1）點擊「新增」按鈕 添加新的答覆模板，（2）保持新模板被選中，並在下方編輯框中輸入模板內容，然後（3）點擊「答覆」按鈕。請參閱截圖：

現在，所有選中的郵件都已使用新的答覆模板進行回覆。

注意：
（1）如果您想回覆特定資料夾中的所有接收到的郵件，請打開該資料夾，然後按下鍵盤上的「Ctrl」+「A」鍵以一次性全選所有郵件。
（2）如果您已經添加了答覆模板，在選擇郵件後，您可以直接點擊「答覆多封郵件」下拉列表中的現有模板來回覆所有郵件。