Outlook：寄信時若遺漏附件自動提醒

使用者在 Outlook 中撰寫電子郵件時，常會在內文中提及附件或檔案，卻在傳送前不慎遺漏實際附加。此疏失可能造成混淆、資訊缺漏，甚至引發收件人要求補寄檔案的額外往返溝通。為避免此情況，Outlook 提供內建功能與輔助工具，能在您即將傳送一封提及附件卻未實際附加任何檔案的郵件時，自動發出警示。善用這些功能，有助於確保您的通訊內容完整無缺，避免錯失機會，並維持專業形象。

在 Outlook 2013/2016 中自動提醒遺漏附件

使用 Outlook 中的強大工具自動提醒遺漏附件👍(支援所有版本)

在 Outlook 2007 與 2010 中自動提醒遺漏附件

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在 Outlook 2013/2016 中自動提醒遺漏附件

自 Outlook 2013 起，Microsoft 引入了一項貼心功能，協助您避免寄出內文提到附件卻遺漏實際附加檔案的郵件。這項內建功能不僅啟用簡單、操作直覺，對於經常透過電子郵件交換文件或檔案的使用者來說，更是不可或缺的實用利器。

若要啟用此功能，請先進入 Outlook 介面，然後執行下列步驟：

1. 點選「檔案」>「選項」。

2. 在 Outlook 選項對話方塊中，從左側邊欄選取「郵件」。

3. 在「傳送郵件」區段中，勾選「當我傳送可能遺漏附件的郵件時警告我」選項。

4. 按一下「確定」，即可儲存變更並關閉對話方塊。

啟用此設定後，Outlook 將自動監控您傳送的郵件。當您撰寫電子郵件時，若輸入「請檢查附件」、「附加檔案」或類似詞句，卻未實際插入附件，Outlook 會在您嘗試傳送郵件時立即偵測到此情況，並彈出警告對話方塊，提醒您可能遺漏了附件。此時，您可返回郵件，插入附件後再順利送出完整的電子郵件。

此功能具備多項優勢：無需安裝任何增益集或進行複雜設定，即可在 Outlook 中無縫運作，有效降低意外遺漏附件的機率。然而，其運作依賴 Outlook 所識別的特定關鍵字，若您使用非標準用語或不支援的語言，警示可能不會觸發。此外，若您僅泛稱有附件，卻實際打算稍後再傳送檔案或連結，也可能收到誤判的警示。

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使用 Outlook 中的強大工具自動提醒遺漏附件 👍（支援所有版本）

Kutools for Outlook 的「寄送遺漏附件郵件時提醒我」功能，為您提供高度彈性的解決方案，無論使用哪個版本的 Outlook，都能精準掌控附件提醒設定。透過 Kutools，您可自訂符合工作流程的關鍵字，讓提醒機制完美契合您的需求與溝通習慣。

啟用「寄送遺漏附件郵件時提醒我」功能

1. 在 下載並安裝 Kutools for Outlook 後，請於 Outlook 主功能區點選「KUTOOLS PLUS」＞「公用程式」＞「寄送遺漏附件郵件時提醒我」。

建立自訂提醒關鍵字

1. 當「發送可能缺少附件的郵件時提醒我」對話方塊出現時，請點擊「新增」按鈕。
2. 在「關鍵字」文字方塊中輸入您所需的關鍵字或詞組，例如常見的「附件」、「隨附」、「請參閱檔案」，或貴組織專用的術語。
3. 點擊「確定」即可儲存您的關鍵字。
4. 您可以重複此程序，新增多個相關關鍵字，進一步提升偵測效果。
5. 點擊「確定」以確認設定，並在系統提示時選擇「是」來啟用提醒功能。

結果

每當您撰寫的郵件主旨或內文包含指定關鍵字卻未附加任何檔案時，只要點擊「傳送」按鈕，Kutools 就會立即彈出提醒對話方塊，讓您有機會在郵件離開寄件匣前補上附件。

相較於 Outlook 內建選項僅支援特定關鍵字且偶有遺漏，Kutools 的方法讓您能分別針對郵件主旨與內文自訂觸發詞組。例如，若貴組織慣用特定語句提及附件（如「隨附發票」、「文件已附」等），即可將這些詞組設為自訂提醒，大幅降低疏失風險，並確保在客戶往來、內部報告、提案提交等各種情境下，維持一致的郵件專業度。

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在 Outlook 2007 與 2010 中自動提醒遺漏附件

若您使用的是 Outlook 2007 或 2010，系統並未內建遺漏附件的警示功能。不過，您可透過 VBA 巨集來實作類似的附件提醒機制。

請嚴格遵循以下步驟，並注意安全性設定可能會影響巨集的執行能力。在關鍵通訊中依賴此解決方案前，務必先使用範例郵件進行測試。

1. 按下「Alt」+「F11」，即可開啟「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

2. 在 VBA 編輯器中，於左側邊欄展開「Project 1」，然後雙擊「ThisOutlookSession」以開啟其程式碼視窗。

3. 將下列 VBA 程式碼複製並貼上至「ThisOutlookSession」視窗中，即可啟用此實用巨集：當您傳送的郵件內文包含關鍵字「attachment」卻未附加檔案時，系統會自動顯示提醒提示。

VBA：若未插入附件則警告

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim retMB As Variant
Dim strBody As String
Dim iIndex As Long

On Error GoTo handleError

iIndex = InStr(Item.Body, "attach")

If iIndex > 0 And Item.Attachments.Count = 0 Then

retMB = MsgBox("You may have forgotten to attach a file." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you still want to continue?", vbQuestion + vbYesNo + vbMsgBoxSetForeground)
If retMB = vbNo Then Cancel = True

End If

handleError:

If Err.Number <> 0 Then
MsgBox "Outlook Attachment Alert Error: " & Err.Description, vbExclamation, "Outlook Attachment Alertr Error"
End If

End Sub

4. 按一下工具列上的「儲存」按鈕以啟用巨集。若您首次在 Outlook 中使用 VBA，請確認巨集安全性設定已允許執行；必要時，請重新啟動 Outlook，以確保指令碼順利運作。

從此以後，只要您的電子郵件內文包含「attachment」一詞卻未附加檔案，點擊「傳送」時就會彈出警告對話方塊，有效避免意外遺漏，特別是在提及文件、提案或敏感檔案時。

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