如何在 Outlook 中自動以 HTML 格式回覆？

在日常使用 Microsoft Outlook 進行電子郵件溝通時，維持回覆訊息格式的一致性，對於提升可讀性與展現專業形象至關重要。預設情況下，Outlook 允許您將新郵件的格式設定為 HTML；然而，在回覆他人郵件時，Outlook 會沿用原始郵件的格式——可能是純文字、RTF 或 HTML。此行為有時會導致回覆內容無法使用進階格式功能（例如自訂字型、圖片或超連結），特別是當原始郵件並非以 HTML 格式傳送時。本文提供實用解決方案，協助您自動以 HTML 格式回覆郵件，涵蓋手動轉換、工具自動化及 VBA 自訂等方法，確保您的每一封回覆始終呈現理想的格式品質。

手動以 HTML 格式回覆並套用格式

使用 Kutools for Outlook 自動一律以 HTML 格式回覆

透過 VBA 自動以 HTML 格式回覆

變更 Outlook 中的預設郵件格式設定

手動以 HTML 格式回覆並套用格式

若您希望在 Outlook 中將回覆格式從純文字或 RTF 轉為 HTML，只需在撰寫回覆時輕鬆切換即可。此技巧特別適合需要在回覆中加入格式、連結、表格或圖片，以提升視覺效果與功能性的場合。

首先選取您要回覆的郵件，然後點擊回覆按鈕——該按鈕位於較新版本 Outlook 的首頁索引標籤中，或 Outlook 2007 的工具列內。系統將根據原始郵件的格式，自動開啟獨立的回覆視窗！

接下來，將回覆格式切換為 HTML。在格式文字索引標籤上，選擇 HTML。在 Outlook 2007 中，此選項位於選項索引標籤下。切換至 HTML 後，即可輕鬆使用彩色文字、嵌入圖片、格式化表格及超連結等強大功能！

一旦選擇 HTML 格式，回覆視窗將立即更新，讓您的訊息支援進階格式功能！現在即可依需求撰寫回覆內容，完成後點擊傳送，就能以 HTML 格式寄出郵件。

提示：若發現格式選項無法使用，請確認已依照上述步驟切換至 HTML 格式，因為純文字回覆不支援豐富格式。若「HTML」選項呈現灰色而無法選取，請檢查 Outlook 的安全性設定與增益集是否限制了郵件格式。

注意：此方法為手動操作，僅對單次回覆生效。若您經常需要以 HTML 回覆，建議採用下方所述的自動化方法，立即提升效率！

使用 Kutools for Outlook 自動一律以 HTML 格式回覆

對於經常使用 HTML 格式溝通，並希望回覆體驗始終一致的使用者，Kutools for Outlook 提供始終使用固定格式回覆功能！此功能讓您輕鬆指定偏好的回覆格式（HTML、純文字或 RTF），設定完成後，所有未來回覆將自動套用所選格式，無需每次手動切換，大幅提升效率與一致性！

若要啟用此功能，請前往 KUTOOLS PLUS 索引標籤，點選實用程式，再選擇始终使用固定格式答复，並點擊設置答复的格式。

在設置答复的格式對話方塊中，選取 HTML，並點擊確定以確認設定。如此一來，所有回覆視窗將預設以 HTML 格式開啟！

設定偏好後，請前往 KUTOOLS PLUS 索引標籤下的固定格式 > 始终使用固定格式答复 > 啟用，以啟用此功能。如此一來，即可確保該實用程式持續套用於您未來的所有回覆！

從此以後，Outlook 將自動以 HTML 格式回覆所有郵件，大幅簡化頻繁使用者的操作流程。這項設定特別適合需要在所有往來郵件中維持專業且統一格式的企業用戶。

額外提示：若日後需切換回其他格式，只需重新檢視上述選項並選擇所需格式即可。請注意，使用 Kutools for Outlook 時，無論您回覆的是純文字、RTF 或原本為 HTML 的郵件，所有回覆都會自動標準化為 HTML 格式，除非您手動調整設定。此一致性雖有其優點，但若您因法律或技術考量必須保留寄件者的原始格式，則可能不適用。

若您想試用此實用程式，可下載 Kutools for Outlook，享 30 天免費試用！安裝後，依照上述步驟設定「始終使用固定格式答覆」，整個過程簡單直覺，立即提升您的工作效率！

透過 VBA 自動以 HTML 格式回覆

進階 Outlook 使用者可運用 VBA（Visual Basic for Applications）自動化回覆格式，確保一律以 HTML 格式回覆，不受原始郵件格式影響，並能依需求進一步擴充或自訂。

首先，在 HTML 格式中選取您要回覆的郵件，按下 Alt+F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

接著，點擊插入＞ 模組，即可新增程式碼模組。

將下方提供的程式碼複製並貼上至新模組視窗中：

Sub AlwaysReplyInHTML()
Dim oSelection As Outlook.Selection
Dim oItem As Object
'Get the selected item
Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
Case "Explorer"
Set oSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If oSelection.Count > 0 Then
Set oItem = oSelection.Item(1)
Else
MsgBox "Please select an item first!", vbCritical, "Reply in HTML"
Exit Sub
End If
Case "Inspector"
Set oItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Case Else
MsgBox "Unsupported Window type." & vbNewLine & "Please select or open an item first.", _
vbCritical, "Reply in HTML"
Exit Sub
End Select
    Dim oMsg As Outlook.MailItem
Dim oMsgReply As Outlook.MailItem
Dim bPlainText As Boolean
'Change the message format and reply
If oItem.Class = olMail Then
Set oMsg = oItem
If oMsg.BodyFormat = olFormatPlain Then
bPlainText = True
End If
oMsg.BodyFormat = olFormatHTML
Set oMsgReply = oMsg.Reply
If bIsPlainText = True Then
oMsg.BodyFormat = olFormatPlain
End If
oMsg.Close (olSave)
oMsgReply.Display
'Selected item isn't a mail item
Else
MsgBox "No message item selected. Please select a message first.", _
vbCritical, "Reply in HTML"
Exit Sub
End If
'Cleanup
Set oMsgReply = Nothing
Set oMsg = Nothing
Set oItem = Nothing
Set oSelection = Nothing
End Sub

新增程式碼後，若您只想以此選定郵件並以 HTML 格式回覆，只需按下 F5 鍵執行程式碼，系統將立即開啟已啟用 HTML 格式的回覆視窗，讓您輕鬆編輯並傳送回覆！

提示：

若您希望經常使用此 VBA 巨集以 HTML 格式回覆，可將其新增至快速存取工具列以便快速使用：

1) 在 Outlook 功能區上，點擊自訂快速存取工具列，並從下拉列表中選擇更多命令。

2) 在 Outlook 選項視窗中：

2.1) 設定從下列位置選擇命令： 巨集；
2.2) 選取 Project 1.AlwaysReplyInHTML 命令清單中的項目；
2.3) 按一下新增將巨集加入您的工具列；
2.4) 按一下確定確認變更。請參閱螢幕截圖：

3) 此巨集現在會以圖示形式顯示於快速存取工具列上。若要使用，請選取相關電子郵件，然後按一下您自訂的工具列按鈕，系統將自動開啟 HTML 格式的回覆。

參數注意事項：請務必留意 Outlook 的巨集安全性設定——為避免執行錯誤，請啟用巨集或進行數位簽章。若執行巨集時出現問題（例如權限提示或按鈕停用），請立即檢查 Outlook 的信任中心設定與巨集安全性選項。使用 VBA 修改前，務必先儲存工作內容，以防資料遺失！

變更 Outlook 中的預設郵件格式設定

雖然 Outlook 預設會以原始郵件格式回覆，但您可以將新郵件的預設撰寫格式設為 HTML（此設定不會影響回覆行為）。此方法有助於確保新建郵件格式一致，但無法變更回覆或轉寄郵件的格式。若要調整此設定，請前往檔案> 選項> 郵件> 撰寫郵件，並選擇 HTML 作為預設格式。儘管此設定能提升新郵件的一致性，針對回覆郵件，仍建議採用前述其他方法以獲得最佳效果。

摘要與疑難排解建議：若依照上述步驟操作後，您的回覆仍未以 HTML 格式顯示，請先確認 Outlook 版本，並檢查是否有帳戶原則或增益集限制格式變更。在企業環境或共用信箱中，系統層級原則可能會覆寫使用者偏好設定。立即嘗試上述手動切換或自動化選項，找出最適合您工作流程的解決方案！無論您選擇手動設定格式、使用 Kutools 自動化、執行 VBA 指令碼，或調整郵件設定，這些方法都能協助您在 Outlook 回覆中實現一致且專業的 HTML 格式，提升郵件溝通效率！

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