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如何在Outlook中按指定的顏色類別對電子郵件分組?

有時,您可以使用指定的顏色類別標記電子郵件,然後可以輕鬆地為其他目的而裁定或查找這些電子郵件。 當大量電子郵件擁擠在郵件文件夾中時,很難一眼就發現由指定顏色類別標記的電子郵件。 實際上,有兩種技巧可以在Microsoft Outlook中快速按指定的顏色類別對電子郵件進行分組。

使用搜索文件夾按類別對電子郵件分組

通過更改排列方式按類別對電子郵件分組

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箭頭藍色右氣泡使用搜索文件夾按類別對電子郵件分組

此方法將幫助您基於指定的顏色類別創建搜索文件夾,然後所有標記有指定顏色類別的郵件將自動分組到該搜索文件夾中。

步驟1:在導航窗格中選擇並打開郵件文件夾,您將在其中按類別對電子郵件進行分組。

步驟2:打開“新建搜索文件夾”對話框:

  • 在Outlook 2007中,請點擊 文件 > 全新 > 搜索文件夾;
  • 在Outlook 2010和2013中,請點擊 新搜尋資料夾 上的按鈕 標籤。

步驟3:在“新建搜索文件夾”對話框中,選擇並突出顯示 分類郵件 ,在 選擇一個搜索文件夾: 框。

如果您需要將所有電子郵件分類為任何顏色類別,只需單擊 OK 按鈕完成設置。

如果需要將具有指定顏色類別的電子郵件分組,請繼續執行以下步驟:

步驟4:點擊 選擇 新建搜索文件夾對話框中的按鈕。

步驟5:在“顏色類別”對話框中,根據自己的需要檢查顏色類別。 在我們的案例中,我們檢查綠色類別。

步驟6:全部點擊 OK 每個對話框中的按鈕。

然後,您將看到一個新的搜索文件夾已創建並添加到導航窗格中,並且文件夾名稱基於您指定的類別。 具有指定顏色類別的所有郵件都將自動分組到此搜索文件夾中。


箭頭藍色右氣泡通過更改排列方式按類別對電子郵件分組

在某些情況下,您可能僅需要一次按顏色類別對電子郵件進行分組。 因此,我們將介紹另一種方法,可以根據您的臨時需要快速按顏色類別對電子郵件進行分組。

步驟1:在導航窗格中選擇並打開郵件文件夾,您將在其中按類別對電子郵件進行分組。

步驟2:更改所選郵件文件夾中的排列方式:

  • 在Outlook 2007中,請點擊 瀏覽 > 排列方式 > 分類;
  • 在Outlook 2010和2013中,請點擊 分類 ,在 安排 組上 瀏覽 標籤。

然後,您將在郵件列表的末尾看到所有具有任何顏色類別的電子郵件均已排序並分組在一起,請參見以下屏幕截圖:

注意:如果您更改排列方式或按其他條件對郵件進行排序,則這些郵件也不會按顏色類別進行分組。


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