如何從Outlook中的郵件資料夾提取電子郵件地址？
在Outlook中從單封郵件提取電子郵件地址非常簡單——只需複製和粘貼即可。然而，從包含數百甚至上千封郵件的整個郵件資料夾中提取地址可能會變得繁瑣。幸運的是，Outlook內建的功能以及像Kutools for Outlook這樣的強大插件能夠顯著簡化這一任務。本文將指導您使用Outlook原生導出選項及Kutools易用的工具，快速將電子郵件地址提取到聯絡人、群組或外部文件中。
方法 1：使用Outlook的導出功能從郵件資料夾提取電子郵件地址 （手動且耗時）
方法 2：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人 👍（快速且高效）
方法 3：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人群組成員 👍 （方便且有條理）
方法 1：使用Outlook的導出功能從郵件資料夾提取電子郵件地址
請按照以下步驟從Outlook中的郵件資料夾提取電子郵件地址並將其導出到CSV文件：
1. 打開Outlook，點擊「文件」>「打開與導出」>「導入/導出」。
2. 在「導入和導出精靈」中，選擇「導出到文件」然後點擊「下一步」。
3. 選擇「逗號分隔值」，然後點擊「下一步」。
4. 選擇要提取電子郵件地址的郵件資料夾，然後點擊「下一步」。
5. 點擊「瀏覽」以選擇保存導出文件的位置。
6. 在「瀏覽」對話框中：
- 1). 選擇保存文件的資料夾。
- 2). 在「文件名稱」框中輸入文件名。
- 3). 點擊「確定」。
7. 點擊「下一步」。
8. 在「導出到文件」對話框中，點擊「映射自定義欄位」。
9. 在「映射自定義欄位」對話框中：
- 1). 點擊「清除映射」以移除默認欄位。
- 2). 將左側方框中的「寄件者: (地址)」、「收件人: (地址)」、「副本: (地址)」和「密件抄送: (地址)」拖放到右側方框（「收件人:」）。
- 3). 點擊「確定」。
10. 點擊「完成」。
📌 結果：Outlook會將指定郵件資料夾中的電子郵件地址導出到CSV文件中。如果資料夾中包含大量郵件，此過程可能需要幾分鐘時間。
方法 1 的優缺點：
- ✅ 內建Outlook功能；無需額外工具。
- ❌ 複雜且耗時，特別是對於大型資料夾。
- ❌ 不會自動檢測或刪除重複的電子郵件地址。
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方法 2：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人 👍
如果您已經安裝了Kutools for Outlook，您可以立即從所選的郵件資料夾提取電子郵件地址，並直接將它們保存為Outlook中的單獨聯絡人，使用「加入到聯絡人」功能。這種方法幫助您避免手動導出和導入電子郵件地址，節省大量時間和精力。
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1. 打開要提取電子郵件地址的郵件資料夾。按「Ctrl」+「A」選擇該資料夾中的所有郵件。
2. 點擊「Kutools」>「新增聯絡人」>「加入到聯絡人」。
3. 在「從郵件中新增聯絡人」對話框中：
- 1). 選擇新聯絡人將存儲的目標聯絡人資料夾。
- 2). 在「多選郵件中的所有聯絡人」部分，勾選要添加的電子郵件地址。 提示：
- ✅ 重複預防：Outlook中已有的聯絡人會自動取消勾選並標記為「已存在」。
- 🔄 快速管理重複項：使用「勾選所有已存在的聯絡人」或「不勾選所有已存在的聯絡人」選項快速管理重複條目。
- 3). 點擊「確定」繼續。
📌 結果：將出現一個確認對話框，顯示成功新增的聯絡人總數。點擊「確定」完成操作。
方法 2 的優勢：
- ✅ 自動檢測和管理重複的電子郵件地址。
- ✅ 簡單、用戶友好的界面，幾乎不需要設置。
- ✅ 直接將提取的地址保存為聯絡人以供立即使用。
方法 3：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人群組成員 👍
通過Kutools for Outlook的「加入到聯絡人群組」功能，您可以快速從所選郵件資料夾的寄件者或收件人中提取電子郵件地址，並將這些地址高效地保存為Outlook聯絡人群組（「分發列表」）的成員。此功能特別適合於輕鬆組織聯絡人到針對性的郵件群組。
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1. 打開所需的郵件資料夾，然後按「Ctrl」+「A」選擇該資料夾中的所有郵件。
2. 點擊「Kutools」>「新增聯絡人」>「加入到聯絡人群組」。
3. 在「新增人員到聯絡人群組」對話框中：
- 1). 在「所選郵件中的所有聯絡人信息」部分，勾選要包括的寄件者或收件人的電子郵件地址。
- 2). 在「聯絡人群組」部分，選擇一個或多個聯絡人群組（「分發列表」），所選的電子郵件地址將作為成員添加到其中。
- 3). 點擊「確定」。
📌 結果：將出現一個確認對話框，顯示成功添加到所選聯絡人群組的電子郵件地址數量。點擊「確定」完成。
方法 3 的優勢：
- ✅ 快速創建或更新聯絡人群組的電子郵件地址。
- ✅ 高效處理批量操作，非常適合大型聯絡人列表。
- ✅ 提供即時確認已添加的地址。
您應該使用哪種方法？
使用此表快速決定哪種電子郵件提取方法最符合您的需求：
| 方法 | 適用於 | 易用性 | 處理重複項 |
|---|---|---|---|
| 內建Outlook導出 | 基本、偶爾提取電子郵件地址到文件 | ⭐⭐⭐ | ⭐ |
| 使用Kutools保存為聯絡人 | 提取並直接保存電子郵件地址為Outlook聯絡人 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 使用Kutools保存為聯絡人群組成員 | 快速構建或擴展Outlook聯絡人群組來自郵件 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
最終建議：Outlook的內建方法適合基本、偶爾的任務。但是，對於常規或大量的電子郵件地址管理，Kutools for Outlook提供了更大的便利、效率和精度。
演示：從Outlook中的郵件資料夾提取電子郵件地址
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