如何從 Outlook 的郵件資料夾中提取郵箱地址？
從 Outlook 的單封電子郵件中提取郵箱地址非常簡單——只需複製貼上即可。然而，若要從包含數百甚至數千封郵件的整個郵件資料夾中提取地址，過程可能變得相當繁瑣。幸運的是，Outlook 內建的功能以及像 Kutools for Outlook 這類強大的附加元件，能大幅簡化這項工作。本文將引導您運用 Outlook 原生的匯出選項與 Kutools 直覺易用的工具，快速將提取到的郵箱地址匯入聯絡人、群組或外部檔案。
方法 1：使用 Outlook 匯出功能從郵件資料夾中提取郵箱地址(手動且耗時)
方法 2：使用 Kutools for Outlook 從郵件資料夾中提取郵箱地址並儲存為聯絡人 👍(快速高效)
方法 3：使用 Kutools for Outlook 從郵件資料夾中提取郵箱地址並儲存為聯繫人組成員 👍(便利且井然有序)
方法 1：使用 Outlook 匯出功能從郵件資料夾中提取郵箱地址
請依照下列步驟，從 Outlook 的郵件資料夾中提取郵箱地址並匯出至 CSV 檔案：
1. 開啟 Outlook，點選「檔案」>「開啟與匯出」>「匯入/匯出」。
2. 在「匯入與匯出精靈」中，選取「匯出至檔案」，然後按一下「下一步」。
3. 選取「逗號分隔值」，然後點擊「下一步」。
4. 選取要從中提取郵箱地址的郵件資料夾，然後點擊「下一步」。
5. 按一下「瀏覽」，選擇匯出檔案的儲存位置。
6. 在「瀏覽」對話方塊中：
- （1.） 選擇您要儲存檔案的資料夾。
- （2.） 在「檔案名稱」欄位中輸入您想要的檔名。
- 3）。按一下「確定」。
7. 點擊「下一步」。
8. 在「匯出至檔案」對話方塊中，點選「對應自訂欄位」。
9. 在「對應自訂欄位」對話方塊中：
- （1.） 按一下「清除對應」即可移除預設設定。
- 2）。將左側方塊中的欄位「寄件者：（地址）」、「收件者：（地址）」、「抄送：（地址）」和「密件抄送：（地址）」拖曳至右側方塊（「收件者：」）。
- 3）。按一下「確定」。
10. 點擊「完成」按鈕。
📌 結果：Outlook 會將指定郵件資料夾中的郵箱地址匯出至 CSV 檔案。若資料夾包含大量郵件，此過程可能需要數分鐘，請耐心等候！
方法 1 的優缺點：
- ✅ 內建 Outlook 功能，無需額外工具。
- ❌ 流程繁瑣又耗時，尤其在處理大型資料夾時更是如此。
- ❌ 無法自動偵測或移除重複的電子信箱地址。
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方法 2：使用 Kutools for Outlook 從郵件資料夾中提取郵箱地址並儲存為聯絡人 👍
若您已安裝 Kutools for Outlook，即可使用「從郵件中新增」功能，立即從選定的郵件資料夾提取郵箱地址，並直接將這些地址儲存為 Outlook 中的個別聯絡人。此方法無需手動匯出與匯入郵箱地址，大幅節省您的時間與精力。
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1. 開啟要從中提取郵箱地址的郵件資料夾，按下「Ctrl」+「A」全選該資料夾中的所有郵件。
2. 點擊「Kutools」>「新增聯絡人」>「從郵件中新增」。
3. 在「從郵件中新增聯絡人」對話框中：
- （1.） 選擇您要儲存聯繫人的目標聯絡人資料夾。
- 2）。在「多選郵件中的所有聯絡人」區段中，勾選您要新增的信箱地址。提示：
- ✅ 重複預防：Outlook 中已存在的聯絡人將自動取消勾選，並標示為「已存在」。
- 🔄 快速管理重複項目：運用「勾選所有已存在的聯絡人」或「取消勾選所有已存在的聯絡人」功能，迅速處理重複條目！
- 3）。按一下「確定」以繼續。
📌 結果：將出現一個確認對話方塊，顯示已成功新增的聯絡人總數。按一下「確定」即可完成作業！
方法 2 的優點：
- ✅ 自動偵測並管理重複的電子信箱地址。
- ✅ 簡潔直覺的使用者介面，幾乎無需任何設定。
- ✅ 將提取的地址直接儲存為聯絡人，立即就能使用！
方法 3：使用 Kutools for Outlook 從郵件資料夾中提取郵箱地址並儲存為聯繫人組成員 👍
透過 Kutools for Outlook 的「加入到聯絡人群組」功能，您能快速從選定郵件資料夾的寄件人或收件人中提取電子郵件地址，並高效地將這些地址儲存為 Outlook 聯絡人群組（又稱「通訊群組」）的成員。此功能特別適合輕鬆整理聯絡人，並將他們歸入特定的郵寄群組。
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1. 開啟目標郵件資料夾，並按下「Ctrl」+「A」全選該資料夾中的所有郵件。
2. 按一下「Kutools」>「新增聯絡人」>「加入到聯絡人群組」。
3. 在「新增人員到聯絡人群組」對話方塊中：
- （1.） 在「所選郵件中的所有聯絡人資訊」區段中，勾選您要包含的寄件人或收件人電子信箱地址。
- 2）。在「聯繫人組」區段中，選取一個或多個通訊群組，將所選郵箱地址新增為其成員。
- 3）。按一下「確定」。
📌 結果：將出現一個確認對話方塊，顯示已成功新增至您所選聯絡人組的郵箱地址數量。按一下「確定」即可完成。
方法 3 的優點：
- ✅ 快速從郵箱地址建立或更新聯絡人組。
- ✅ 輕鬆高效處理大量作業，完美適用於大型聯絡人清單。
- ✅ 即時確認您新增的地址。
該選擇哪種方法？
使用下表快速決定哪種電子郵件提取方法最符合您的需求：
| 方法 | 最適用於 | 易用性 | 處理重複項目 |
|---|---|---|---|
| 內建 Outlook 匯出功能 | 基本、偶發性地將郵箱地址匯出至檔案 | ⭐⭐⭐ | ⭐ |
| 使用 Kutools 儲存為聯絡人 | 提取並直接將郵箱地址儲存為 Outlook 聯絡人 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 使用 Kutools 儲存為聯繫人組成員 | 從電子郵件快速建立或擴充 Outlook 聯繫人組 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
最終建議：Outlook 內建功能適合處理基本且偶發性的任務；但若您需要經常或大規模管理郵箱地址，Kutools for Outlook 將為您帶來更卓越的便利性、效率與準確度！
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