如何從Outlook的郵件資料夾中提取電子郵件地址？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-13

在Outlook中從單封郵件提取電子郵件地址非常簡單——只需複製和粘貼即可。然而，若要從包含數百甚至上千封郵件的整個郵件資料夾中提取地址，則可能變得繁瑣。幸運的是，Outlook內建的功能以及像Kutools for Outlook這樣的強大外掛程式大大簡化了這項任務。本文將引導您使用Outlook原生的匯出選項和Kutools便捷的工具，快速將電子郵件地址提取到聯絡人、群組或外部文件中。

方法 1：使用Outlook的匯出功能從郵件資料夾中提取電子郵件地址 （手動且耗時）

方法 2：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人 ? （快速且高效）

方法 3：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人群組成員 ? （方便且有條理）

方法 1：使用Outlook的匯出功能從郵件資料夾中提取電子郵件地址

按照以下步驟從Outlook中的郵件資料夾提取電子郵件地址並將其匯出到CSV文件：

1. 打開Outlook，點擊「檔案」>「打開與匯出」>「匯入/匯出」。

2. 在「匯入與匯出精靈」中，選擇「匯出至文件」然後點擊「下一步」。

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3. 選擇「逗號分隔值」，然後點擊「下一步」。

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4. 選擇要提取電子郵件地址的郵件資料夾，然後點擊「下一步」。

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5. 點擊「瀏覽」以選擇保存匯出文件的位置。

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6. 在「瀏覽」對話框中：

1). 選擇保存文件的資料夾。
2). 在「文件名稱」框中輸入文件名稱。
3). 點擊「確定」。

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7. 點擊「下一步」。

8. 在「匯出至文件」對話框中，點擊「映射自定義欄位」。

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9. 在「映射自定義欄位」對話框中：

1). 點擊「清除映射」以移除默認欄位。
2). 將左側方框中的「寄件者:（地址）」、「收件人:（地址）」、「副本:（地址）」和「密件抄送:（地址）」欄位拖曳到右側方框（「收件人:」）。
3). 點擊「確定」。

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10. 點擊「完成」。

? 結果：Outlook會將指定郵件資料夾中的電子郵件地址匯出到CSV文件中。如果資料夾中包含大量郵件，此過程可能需要幾分鐘時間。

方法 1 的優缺點：

✅ 內建Outlook功能；無需額外工具。
❌ 複雜且耗時，特別是對於大型資料夾。
❌ 不會自動檢測或刪除重複的電子郵件地址。

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方法 2：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人 ?

如果您已安裝Kutools for Outlook，可以立即從選定的郵件資料夾中提取電子郵件地址，並直接使用「加入到聯絡人群組」功能將它們保存為Outlook中的個別聯絡人。這種方法可避免手動匯出和匯入電子郵件地址，節省大量時間和精力。

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1. 打開要提取電子郵件地址的郵件資料夾。按下「Ctrl」+「A」以選擇該資料夾中的所有郵件。

2. 點擊「Kutools」>「新增聯絡人」>「加入到聯絡人群組」。

the screenshot of the Add the Senders and Multiple Recipients of the Selected Emails to Contacts button

3. 在「從郵件中新增聯絡人」對話框中：

1). 選擇新聯絡人將存儲的目標聯絡人資料夾。
2). 在「多選郵件中的所有聯絡人」部分，勾選您希望添加的電子郵件地址。
提示：
- ✅ 重複預防：Outlook中已有的聯絡人會自動取消勾選並標記為「已存在」。
- ? 快速管理重複項：使用「勾選所有已存在的聯絡人」或「不勾選所有已存在的聯絡人」選項來快速管理重複條目。
3). 點擊「確定」繼續。

the screenshot of the Add Contacts from Messages dialog box

? 結果：將出現一個確認對話框，顯示成功新增的聯絡人總數。點擊「確定」完成操作。

the screenshot of a confirmation dialog box

方法 2 的優勢：

✅ 自動檢測和管理重複的電子郵件地址。
✅ 界面簡單易用，設置最少。
✅ 直接將提取的地址保存為聯絡人以便立即使用。

注意：要應用Kutools for Outlook中的「加入到聯絡人群組」功能，首先應下載並安裝Kutools for Outlook。

方法 3：使用Kutools for Outlook將郵件資料夾中的電子郵件地址提取並保存為聯絡人群組成員 ?

通過Kutools for Outlook的「加入到聯絡人群組」功能，您可以快速從選定郵件資料夾中的寄件者或收件人提取電子郵件地址，並將這些地址有效地保存為Outlook聯絡人群組（「分發列表」）的成員。此功能特別適用於輕鬆組織成針對性郵件群組的聯絡人。

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1. 打開所需的郵件資料夾，然後按下「Ctrl」+「A」以選擇該資料夾中的所有郵件。

2. 點擊「Kutools」>「新增聯絡人」>「加入到聯絡人群組」。

the screenshot of the Add the Senders and Multiple Recipients of the Selected Emails to a Contact Group button

3. 在「新增人員到聯絡人群組」對話框中：

1). 在「所選郵件中的所有聯絡人信息」部分，勾選您希望包含的寄件者或收件人的電子郵件地址。
2). 在「聯絡人群組」部分，選擇一個或多個聯絡人群組（「分發列表」），選定的電子郵件地址將作為成員添加到其中。
3). 點擊「確定」。

the screenshot of the Add People to Contact Group dialog box

? 結果：將出現一個確認對話框，顯示成功添加到選定聯絡人群組的電子郵件地址數量。點擊「確定」完成操作。

the screenshot of a confirmation dialog box

方法 3 的優勢：

✅ 快速創建或更新聯絡人群組的電子郵件地址。
✅ 高效處理批量操作，適合大型聯絡人列表。
✅ 提供即時確認已添加的地址。

注意：要應用Kutools for Outlook中的「加入到聯絡人群組」功能，首先應下載並安裝Kutools for Outlook。

應該使用哪種方法？

使用此表格快速決定哪種電子郵件提取方法最符合您的需求：

方法	適用於	易用性	處理重複項
內建Outlook匯出	基本、偶爾提取電子郵件地址到文件	⭐⭐⭐	⭐
使用Kutools保存為聯絡人	提取並直接保存電子郵件地址為Outlook聯絡人	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
使用Kutools保存為聯絡人群組成員	快速構建或擴展Outlook聯絡人群組	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐