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如何在Outlook中導入和導出類別?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-13

Outlook允許您在Outlook中建立多個顏色類別,以有效地組織您的郵件。您還可以導出這些自定義的類別與同事分享,或者將它們導入到新電腦上。本文提供了逐步指南,介紹如何在Microsoft Outlook中導出和導入您的類別,確保您可以在不同平台之間維持您的組織系統或與他人共享。

從Microsoft Outlook導出類別

將類別導入Microsoft Outlook


從Microsoft Outlook導出類別

所有顏色類別,包括預設類別和自定義類別,都可以從Microsoft Outlook中導出。您可以按照以下步驟操作:

步驟1:轉到便簽。

點擊Outlook窗口左側導航窗格底部的三個點(...)以查看更多選項。在出現的選項中,點擊便簽。

步驟2:建立新的便簽。

在「檢視」標籤下,點擊「新增」組中的「新增便簽」。在新的便簽對話框中,輸入一些文字。在此情況下,我們輸入的文字是「類別」。

步驟3:點擊便簽窗口左上角的按鈕,然後點擊Outlook中的「保存並關閉 」。

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步驟4:通過點擊導航窗格中的「便簽」圖標切換到便簽檢視。

步驟5:點擊之前建立的便簽,然後點擊「檢視 」標籤上的「標記」組中的「新增類別 」>「所有類別」。

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步驟6:在「顏色類別」對話框中,勾選稍後要導出的顏色類別,然後點擊「確定 」按鈕。

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步驟7:拖動並將便簽移動到Windows的文件夾中進行保存。該便簽將保存為.msg文件。


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將類別導入Microsoft Outlook

在將顏色類別導入Microsoft Outlook之前,需要一個帶有顏色類別的便簽.msg文件。

步驟1:通過點擊導航窗格中的「便簽」切換到便簽檢視。

步驟2:將帶有顏色類別的便簽.msg文件拖入Microsoft Outlook。

步驟3:通過點擊導航窗格中的「郵件」切換到郵件檢視。

步驟3:在導航窗格中右鍵單擊一個郵箱名稱,然後在右鍵菜單中選擇「數據文件屬性」。

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步驟4:在「文件夾屬性」對話框中,點擊「升級到顏色類別」按鈕。

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步驟5:彈出警告對話框,只需點擊「」按鈕。

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然後,.msg文件中添加的所有顏色類別都會被複製並導入到Microsoft Outlook中。

步驟6:在「文件夾屬性」對話框中點擊「確定」按鈕。

注意
  • 如果您的郵件帳戶類型是不支持便簽的SMTP,例如Gmail,此技巧不可用。
  • 只有當粘貼的便簽和您的郵件文件夾屬於同一個PST或OST數據文件時,才能更新顏色類別。