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如何在Outlook中刪除或合併重複的聯絡人?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-12

在Outlook中管理聯絡人可能會有挑戰,特別是當你有重複的條目堆積在通訊簿中時。重複的聯絡人會讓你的聯絡人清單變得混亂且難以瀏覽。幸運的是,有幾種方法可以有效刪除Outlook中的重複聯絡人。本指南將引導你了解不同的技術,幫助你清理聯絡人。

使用排序功能刪除重複聯絡人

使用Kutools for Outlook刪除或合併重複聯絡人

使用匯入/匯出功能刪除和合併重複聯絡人


使用排序功能刪除重複聯絡人

通過這個排序功能,你可以對全名或郵件地址進行排序,然後選擇所有你想刪除的重複聯絡人。

1. 轉到「聯絡人」項目並選擇包含重複聯絡人的聯絡人資料夾。

2. 點擊「檢視」>「變更檢視」>「電話」來列出聯絡人,這樣你可以輕鬆掃描聯絡人並查看重複項。

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3. 然後點擊「全名」欄位按姓名排序聯絡人資訊,重複的聯絡人將被放在一起。請參見截圖:

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4. 接著按住「Ctrl」鍵並選擇每個重複的聯絡人。在高亮顯示你想刪除的聯絡人後,右鍵點擊,並從上下文選單中選擇「刪除」(或者你可以按下鍵盤上的「Delete」鍵來刪除選中的聯絡人)。請參見截圖:

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5. 然後所有選中的重複聯絡人都會被刪除。


使用Kutools for Outlook刪除或合併重複聯絡人

對於第一種方法,你需要逐一選擇重複的聯絡人,如果你沒有更加注意尋找重複項,很可能會漏掉一些重複項。但如果你有「Kutools for Outlook」,利用其「刪除重複聯絡人」功能,你可以輕鬆刪除或合併重複項。

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步驟1. 安裝Kutools for Outlook後,啟用Outlook,點擊「Kutools Plus」標籤,並選擇「重複聯絡人」。

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步驟2. 然後選擇你要刪除或合併重複聯絡人的數據文件。並點擊「下一步」。

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步驟3. 在左側窗格中勾選要搜尋重複聯絡人的資料夾。然後,在右側窗格中,你可以使用上下箭頭調整搜尋順序。點擊「下一步」繼續。

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步驟4. 選擇要用於識別重複項的條件,然後點擊「下一步」。

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步驟5. 選擇要在結果中顯示的資訊,例如文件路徑或地址,然後點擊「開始篩選」。

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現在,所有重複的聯絡人將作為群組顯示。你可以展開每個群組並點擊項目以查看更多詳細信息。

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步驟6. 點擊「如何處理重複聯絡人」旁邊的下拉選單以選擇處理重複項的操作。你可以移除、合併或移動它們,這裡我選擇「刪除」。然後點擊「立即執行」。

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然後你可以看到每個群組中的重複聯絡人已被刪除,只保留了第一個項目。

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提示:如果你不需要指定額外的篩選條件或其他設置,只需在步驟3中點擊「開始篩選」。這將根據你上次使用的設置篩選重複聯絡人,跳過步驟4和步驟5,直接進入步驟6,你可以選擇處理重複項的操作。

示範:在Outlook中刪除重複聯絡人

 

使用匯入/匯出功能刪除和合併重複聯絡人

如果你有數百個聯絡人需要尋找重複項,你可以使用Outlook的匯入/匯出功能。

1. 轉到「人員」部分。

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2. 右鍵點擊你目前的「聯絡人」資料夾並選擇「新建資料夾」,然後為其命名。

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3. 返回你想要刪除重複項的主要聯絡人資料夾,按下「Ctrl」+「A」選擇所有的聯絡人。

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4. 然後將選中的聯絡人「拖放」到你的新資料夾(重複項)中,或者使用「Ctrl」+「Shift」+「V」打開移動到資料夾對話框並選擇你的新資料夾(重複項)。

現在所有聯絡人都已移至新資料夾,而你的主要聯絡人資料夾為空。

5. 選擇「文件」>「開啟與匯出」>「匯入/匯出」。

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6. 選擇「匯出到文件」,點擊「下一步」。

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7. 選擇「逗號分隔值」。點擊「下一步」。

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8. 選擇你在步驟2中創建的新資料夾。點擊「下一步」。

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9. 點擊「選擇」以選擇放置匯出項目的資料夾。點擊「下一步」>「完成」。

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現在我們開始匯入聯絡人。

10. 點擊「文件」>「開啟與匯出」>「匯入/匯出」。

11. 選擇「從另一個程式或文件匯入」。點擊「下一步」。

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12. 選擇「逗號分隔值」。點擊「下一步」。

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13. 點擊「選擇」按鈕選擇你剛才匯出的項目,並選擇「不匯入重複項」選項。點擊「下一步」。

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14. 選擇你的主要聯絡人資料夾作為目標資料夾(空資料夾)。點擊「下一步」>「完成」。

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現在你可以看到你的主要聯絡人資料夾中不再有重複的聯絡人。

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15. 如果你想合併重複項以更新信息,轉到重複項資料夾,按下Ctrl + A選擇所有聯絡人。

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16. 然後將它們拖放到你的主要聯絡人資料夾中,你會看到一個對話框彈出。選擇「更新所選聯絡人的信息」選項,然後點擊「更新全部」按鈕。

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當移動到資料夾的過程完成後,你可以刪除現在為空的重複資料夾。