在 Outlook 中將電子郵件儲存為 Pdf 文件：逐步指南

在 Outlook 中將重要電子郵件儲存為 PDF 檔案，是許多使用者的常見需求，目的包括歸檔關鍵往來信件、將特定郵件作為安全文件分享，或確保符合法律與合規要求。雖然 Microsoft Outlook 介面中未內建「另存為 PDF」選項，但您仍可透過多種實用方法輕鬆將郵件轉換為 PDF 檔案。本指南提供詳細操作步驟，協助您根據自身需求選擇最適合的方式，並附上疑難排解技巧與實用建議，確保整個過程順暢無礙。

使用列印功能將電子郵件儲存為 Pdf 文件

使用 VBA 程式碼將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件

使用 Kutools for Outlook 將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件或其他文件類型

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使用列印功能將電子郵件儲存為 Pdf 文件

若您的目標是以最少設定將單封電子郵件儲存為 PDF 檔案，Outlook 內建的列印功能便提供了一種直接又高效的方式。此方法特別適合無需大量處理郵件的情境。透過內建的「Microsoft 列印成 PDF」印表機，您可快速將郵件轉換為 PDF 格式，同時保留原有排版與附件（僅供列印參考）。

請依下列步驟操作：

1. 在 Outlook 中，前往電子郵件資料夾，選取您要儲存為 PDF 的郵件。

2. 點選「檔案」>「列印」，系統將開啟所選郵件的列印選項。

3. 在印表機下拉式選單中，選擇「Microsoft 列印成 PDF」——此印表機已預先安裝於大多數現代版本的 Windows 系統中。確認後，請點擊「列印」按鈕繼續。

4. 當「將列印輸出另存為」視窗出現時，請選擇您要儲存 PDF 檔案的資料夾，輸入檔案名稱，然後點擊「儲存」。務必記住所選位置，以便日後輕鬆取用。

提示與注意事項：將郵件列印為 PDF 的方法簡單又無需額外外掛程式，最適合儲存單封郵件。但請注意，此方式不會將附件一併匯出——所產生的 PDF 僅包含郵件本文與格式。此外，列印版面可能與收件匣中的顯示效果略有差異，特別是當郵件含有寬表格或圖片時。若您需要一次儲存多封郵件，或希望對輸出選項擁有更多掌控權，請考慮以下其他解決方案。

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使用 VBA 程式碼將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件

若您經常需要將大量郵件轉換為 PDF 格式，或希望自動化此流程，使用 VBA（Visual Basic for Applications）程式碼可大幅簡化作業。此解決方案特別適合熟悉 Outlook 開發人員功能的使用者，尤其適用於需頻繁歸檔或轉換郵件以支援業務流程或案件管理的情境。

在 Outlook 中執行任何 VBA 程式碼前，請先確認已啟用巨集（檔案 > 選項 > 信任中心 > 信任中心設定 > 巨集設定），並確保已安裝 Microsoft Word，因為此程式碼需透過自動化 Word 來完成轉換。

請依下列步驟使用 VBA 將選取的郵件儲存為 Pdf 文件：

1. 首先，選取您要轉換成 PDF 的郵件。

2. 按下 Alt + F11，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗！

3. 在 VBA 編輯器中，按一下插入＞ 模組，即可建立新模組。接著，將下列 VBA 程式碼複製並貼上至模組視窗中。

VBA 程式碼：將 Outlook 郵件儲存為 Pdf 文件

Public Sub SaveSelectedMailsAsPDF()
'Updated by extendoffice.com
    Dim sel As Selection
    Dim itm As Object, mail As Object
    Dim outFolder As String
    Dim fso As Object
    Dim tempPath As String, tempFile As String
    Dim wrdApp As Object, wrdDoc As Object
    Dim startedWord As Boolean
    Dim fileName As String, fullPath As String
    Dim counter As Long

    Set sel = Application.ActiveExplorer.Selection
    If sel Is Nothing Or sel.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select one or more emails first.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    outFolder = PickFolderPath("Select a folder to save PDFs")
    If Len(outFolder) = 0 Then Exit Sub

    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
    tempPath = fso.GetSpecialFolder(2)

    On Error Resume Next
    Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
    On Error GoTo 0
    If wrdApp Is Nothing Then
        Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
        startedWord = True
    End If
    wrdApp.Visible = False

    For Each itm In sel
        If TypeName(itm) = "MailItem" Then
            Set mail = itm

            tempFile = fso.BuildPath(tempPath, "oltmp_" & SafeStamp() & "_" & SanitizeID(mail.EntryID) & ".mht")
            mail.SaveAs tempFile, 10

            Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(tempFile, False, True, False, _
                                               "", "", False, "", "", 0, 0, False)

            fileName = SafeFileName(mail.Subject)
            If Len(fileName) = 0 Then fileName = "Message"
            fullPath = outFolder & "\" & fileName & ".pdf"
            counter = 1
            Do While fso.FileExists(fullPath)
                fullPath = outFolder & "\" & fileName & "_" & counter & ".pdf"
                counter = counter + 1
            Loop

            wrdDoc.ExportAsFixedFormat fullPath, 17, False, 0, 0, 0, 0, 0, True, True, 0, True, True, False

            wrdDoc.Close False

            On Error Resume Next
            Kill tempFile
            On Error GoTo 0
        End If

        DoEvents
    Next

    If startedWord Then wrdApp.Quit
    Set wrdDoc = Nothing
    Set wrdApp = Nothing

    MsgBox sel.Count & " email(s) saved as PDF in:" & vbCrLf & outFolder, vbInformation
End Sub

Private Function PickFolderPath(ByVal prompt As String) As String
    Dim sh As Object, fol As Object
    Set sh = CreateObject("Shell.Application")
    Set fol = sh.BrowseForFolder(0, prompt, 0)
    If Not fol Is Nothing Then
        PickFolderPath = fol.Self.Path
    Else
        PickFolderPath = ""
    End If
End Function

Private Function SafeFileName(ByVal s As String) As String
    Dim bad As Variant, i As Long
    bad = Array("\", "/", ":", "*", "?", """", "<", ">", "|", vbCr, vbLf)
    For i = LBound(bad) To UBound(bad)
        s = Replace(s, bad(i), " ")
    Next
    s = Trim$(s)
    If Len(s) > 150 Then s = Left$(s, 150)
    SafeFileName = s
End Function

Private Function SafeStamp() As String
    SafeStamp = Format(Now, "yyyymmdd_hhnnss")
End Function

Private Function SanitizeID(ByVal s As String) As String
    SanitizeID = Replace(Replace(s, "\", ""), "/", "")
End Function

4. 若要執行程式碼，請返回 VBA 編輯器視窗，並按一下，或在模組處於作用中狀態時按下 F5 鍵。

5. 程式碼執行期間，系統將提示您選取 PDF 檔案的輸出位置。

6. 完成後，程式碼會自動將您選取的郵件匯出為個別 PDF 檔案至指定位置。您可以開啟資料夾，檢查您的 PDF 檔案。

疑難排解與提示：

• 若您遇到錯誤提示，指出 Microsoft Word 無法啟動，請確認已安裝 Word 並擁有有效的授權。
• 附件不會直接嵌入 PDF 中，僅會儲存電子郵件內容。
• 執行 VBA 程式碼前，務必先儲存您的工作，以免資料意外遺失。

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使用 Kutools for Outlook 將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件或其他文件類型

若您需要更有效率的方式，只需幾次點擊就能將多封郵件儲存為 PDF 或其他檔案格式，Kutools for Outlook 提供了便捷的工具！當您需要一次匯出大量郵件、批次處理郵件，或需使用 PDF 以外的格式（例如 Excel、CSV、HTML 等）時，強烈推薦使用此方法。搭配 Kutools 等專用增益集，不僅大幅節省時間，更能減少繁瑣的手動操作，對於經常歸檔郵件或需以標準化格式分享郵件的辦公室人員與管理員而言，更是不可或缺的利器！

1. 在 Outlook 電子郵件資料夾中，選取一或多封您要匯出為 PDF 檔案的郵件。（可搭配 Shift 或 Ctrl 鍵，一次選取多封郵件。）

2. 點選「Kutools」>「Bulk Processing」>「Save Emails as PDF and Other Formats」。

3. 在「Save Messages as Other Files」對話方塊中，指定您要儲存檔案的目的地路徑，勾選「PDF format」選項，並依需求設定其他選項——例如選擇要儲存郵件的哪些部分（標頭或本文）。此彈性功能讓您輕鬆產出簡潔或詳盡的 PDF 記錄，滿足不同情境所需！

3. 按一下「確定」。Kutools 將自動處理您選取的郵件，並以獨立 PDF 檔案的形式，迅速儲存至您指定的資料夾中——即使一次處理數十甚至上百封郵件，依然高效流暢。

優勢：Kutools for Outlook 能大幅簡化大量轉換作業，支援更多輸出格式，且所需手動操作遠少於內建解決方案。若您經常需要批次儲存郵件，或需要進階匯出功能（例如保留郵件清單結構或儲存中繼資料），這款工具絕對不容錯過！Kutools 不僅有效降低格式不一致的風險，更能確保歸檔的 PDF 整齊有序、專業美觀。

限制與提醒：Kutools 是一款增益集，需另行安裝。為確保最佳效能並與新版 Outlook 完美相容，請務必安裝最新版本。附件通常會根據輸出設定，以嵌入檔案或參考連結形式匯出——請於對話方塊中確認您的偏好設定，以獲得預期結果。

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