在 Outlook 中將電子郵件儲存為 Pdf 文件：逐步指南

將重要電子郵件儲存為 PDF 檔案，對於歸檔、分享或法律用途極具價值。雖然 Microsoft Outlook 未提供直接將郵件儲存為 PDF 的選項，但您仍可透過多種方式輕鬆達成。以下是在 Outlook 中將電子郵件儲存為 PDF 檔案的完整指南。

使用列印功能將電子郵件儲存為 Pdf 文件

使用 VBA 程式碼將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件

使用 Kutools for Outlook 將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件或其他文件類型

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使用列印功能將電子郵件儲存為 Pdf 文件

若您只想將單封電子郵件儲存為 PDF 檔案，可透過列印功能輕鬆達成。

1. 選取您要儲存為 PDF 檔案的電子郵件。

2. 點選「檔案」>「列印」。

3. 在印表機下拉式選單中，選取「Microsoft Print to PDF」，然後點擊「列印」。

4. 在「將列印輸出另存為」視窗中，選取目標資料夾、輸入檔案名稱，然後點擊「儲存」。

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使用 VBA 程式碼將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件

1. 首先，請選取您要儲存為 PDF 的電子郵件。

2. 按下「Alt + F11」，即可開啟「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

3. 按一下「插入」>「模組」，然後將下列 VBA 程式碼複製並貼上到模組視窗中。

將電子郵件儲存為 Pdf 文件的 VBA 程式碼

Sub SaveAsPDFfile()
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

注意：此 VBA 程式碼已在 Outlook 2007 與 2010 中成功測試

4. 點擊即可執行程式碼。

5. 執行程式碼後，系統將彈出「另存檔案」對話方塊，請選取儲存路徑、輸入檔案名稱，然後點擊「儲存」按鈕。

6. 程式碼執行完畢後，電子郵件便已成功轉換為 PDF 文件。

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使用 Kutools for Outlook 將選取的電子郵件儲存為 Pdf 文件或其他文件類型

安裝「Kutools for Outlook」後，即可使用其「Save Selected Emails as Files in Various Formats like PDF」工具，快速將選取的電子郵件儲存或匯出為 PDF 檔案、Excel 檔案、CSV 檔案或其他格式文件！

1. 在電子郵件資料夾中，選取要儲存為 PDF 的郵件，點擊「Kutools」>「Save Selected Emails as Files in Various Formats like PDF」，立即將郵件轉存為 PDF 檔！

2. 在「Save Messages as Other Files」對話方塊中，選取儲存生成文件的路徑，勾選「PDF format」，並可依需求指定「Save content」。

3. 按一下「確定」，選取的電子郵件就會個別儲存為 PDF 檔案。

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