如何在Outlook中創建和使用模板？

Author: Siluvia Last Modified: 2025-08-06

如果您經常撰寫相似的郵件，手動重新輸入相同內容會非常耗時且效率低下。Outlook內建的郵件模板功能可以讓您保存並重複使用常用的郵件內容，幫助您簡化工作流程、減少重複性任務，並保持溝通的一致性。然而，為了獲得更快、更流暢的體驗，Kutools for Outlook 提供了進階的自動圖文集功能，簡化了模板管理，讓您可以快速插入、更好地組織以及輕鬆訪問已保存的內容。

在Outlook中創建和使用郵件發送模板（手動操作 & 耗時）

使用 Kutools for Outlook 輕鬆在Outlook中創建和使用模板 👍 （快速 & 流暢）

在Outlook中創建和使用郵件發送模板

如果您經常發送相似的郵件，Outlook允許您創建郵件模板以節省時間並保持一致性。然而，使用這些模板需要多個步驟，對於頻繁使用的用戶來說效率較低。以下是手動創建和使用Outlook模板的方法。

步驟 1：創建Outlook郵件模板

1. 打開Outlook，然後點擊首頁 > 新建郵件 來撰寫新郵件。

the screenshot of composing a new email

2. 輸入您想保存為模板的郵件內容。

3. 完成後，點擊文件 > 另存為。

the screenshot of the Save As option

4. 在「另存為」對話框中，選擇一個文件夾（默認情況下，模板保存在： C:\Users\您的用戶名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\），命名您的文件，並從「保存類型」下拉選單中選擇 Outlook 模板 (*.oft)。

the screenshot of the Save As dialog box

5. 點擊保存以儲存模板。

步驟 2：使用Outlook郵件模板

1. 在「首頁」標籤上，點擊 新項目 > 更多項目 > 選擇表單。

the screenshot of the Choose Form option

2. 在「選擇表單」對話框中，請按照以下步驟操作：

1). 在「查找位置」下拉選單中，選擇 文件系統中的用戶模板。
2). 找到並選擇您之前創建的模板。
3). 點擊打開。

the screenshot of the Choose Form dialog

3. 進行必要的編輯，添加收件人，然後發送郵件。

💡 提示：Outlook模板僅適用於新郵件。若要在回覆或轉寄中插入模板，則必須手動複製並粘貼內容。

內建Outlook模板方法的限制：

❌ 對於頻繁使用來說效率低下：對於每天依賴模板的用戶來說，步驟太多。
❌ 無法一鍵插入：模板無法通過單擊插入。
❌ 不適用於回覆/轉寄：Outlook模板僅適用於新郵件，回覆時需要手動複製粘貼。
❌ 更新耗時：更新模板需要單獨修改已保存的文件。
❌ 組織性差：沒有結構化的方式來分類或管理模板。

如果您想要一種更快、更易用的創建和插入模板方式，Kutools for Outlook 提供了一個更高效的解決方案。

📩 輕鬆建立答覆模板並即時回應！

厭倦了手動回覆重複的郵件嗎？使用 Kutools for Outlook 強大的一次答覆多封Email功能，您可以快速建立並保存答覆模板，然後只需單擊一下即可重複使用。只需前往 Kutools > 批量處理 > 一次答覆多封Email > 建立與管理答覆模板，輸入您的答覆內容並保存以供日後使用——讓郵件回覆變得更加快速高效！