如何自動密件抄送您在 Outlook 中寄出的所有郵件？

當您在 Outlook 中處理電子郵件時，有時需要在每封寄件中自動加入一位秘密收件人（例如主管、個人備用帳戶，或用於歸檔），同時又不希望其他收件人察覺。標準的密件副本（Bcc）功能正好能實現這一點，確保該收件人的地址對其他收件者完全隱藏。然而，Outlook 內建的工作流程要求您每次寄信時都必須手動啟用 Bcc 欄位，並逐一輸入指定的郵箱地址。這種重複性操作不僅耗時，還容易出錯，尤其對經常需密件抄送同一地址的使用者而言更是如此。若能自動為所有寄件套用 Bcc，不僅可大幅節省時間，更能確保執行的一致性。本文將逐步說明如何在 Outlook 中設定自動 Bcc 功能，並深入探討其價值、實際應用情境與重要注意事項。

• 在 Outlook 中使用 VBA 設定預設自動密送
• 在 Outlook 中使用 Kutools for Outlook 設定自動密送

---

在 Outlook 中使用 VBA 設定預設自動密送

Outlook 並未內建自動密件抄送（Bcc）功能，無法為您寄出的每封郵件自動加入 Bcc 收件者。不過，透過 VBA（Visual Basic for Applications），進階使用者可建立自訂規則，在所有寄件中自動填入指定的 Bcc 地址。此方法提供完整的控制彈性，但設定時務必謹慎，並留意相關安全性提示。

適用情境：適合熟悉 Outlook 腳本編輯器操作，且無論帳戶類型或郵件條件為何，皆需要一套通用背景 Bcc 解決方案的使用者。此方法無需安裝外部增益集，並全面支援所有標準版 Outlook。

限制：VBA 方法在 Outlook 網頁版（Outlook Online）、Mac 版及行動裝置上皆不受官方支援。部分企業環境可能因安全政策停用巨集功能。此外，若您的 Bcc 地址有所變更，必須手動更新程式碼；且在某些 Outlook 升級或重新安裝後，程式碼可能無法保留。

您可套用以下 VBA 程式碼，在 Outlook 中設定自動密件副本（Bcc）規則。請務必仔細遵循下列步驟：

1. 同時按下 Alt+F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 在左側的專案窗格中，按兩下 ThisOutlookSession 以開啟其程式碼視窗，接著將下方的 VBA 程式碼貼上至該視窗中。請參閱螢幕截圖以獲得清晰的視覺指引：

VBA 程式碼：寄出所有郵件時自動密送

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next
    
    ' #### USER OPTIONS ####
    ' address for Bcc -- must be SMTP address or resolvable
    ' to a name in the address book
    strBcc = "SomeEmailAddress@domain.com"
    
    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want still to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                 "Could Not Resolve Bcc Recipient")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
    
    Set objRecip = Nothing
End Sub

參數說明與實用提示：
請務必將程式碼中的 "SomeEmailAddress@domain.com"替換為您希望接收所有 Bcc 副本的指定郵箱地址。無論是個人信箱、群組帳號，還是因合規或歸檔需求而設的專用帳戶，皆可靈活設定。請確保使用有效的電子郵件格式，並仔細核對輸入內容，避免敏感資訊誤寄！

3. 在 VBA 編輯器中，點選檔案＞ 儲存，然後關閉 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

啟用程式碼後，每當您使用 Outlook 桌面版（Windows）寄送郵件，系統都會自動加入您指定的 Bcc 收件人，無需任何手動操作——再也不必逐一開啟 Bcc 欄位或重複輸入地址。此解決方案特別適合需要維護稽核軌跡，或必須靜默保留副本以符合合規要求的情境。

注意事項與疑難排解：
• 必須在 Outlook 中啟用巨集才能正常運作。若腳本未執行，請檢查「信任中心」中的巨集安全性設定。
• 啟用巨集後寄信時，可能會出現部分安全性提示。這些提示屬於標準防護機制，有助於保護您的使用環境。
• 若要在重新啟動 Outlook 後自動執行巨集，請務必將程式碼儲存在「ThisOutlookSession」模組中。
• 若未成功新增 Bcc，請確認收件人郵箱地址是否拼寫正確，並檢查 Outlook 的巨集設定是否允許執行已簽署的程式碼。
• 若不再需要對特定收件人自動 Bcc，請記得及時更新或移除相關程式碼。
• VBA 腳本僅適用於 Windows 桌面版 Outlook，不支援 Outlook 網頁版或 Mac 版本。

---

在 Outlook 中使用 Kutools for Outlook 設定自動密送

雖然 VBA 解決方案提供了程式化途徑，但對於不熟悉腳本撰寫的使用者，或身處巨集受限環境的使用者來說，仍顯複雜且不便。為提供更直覺、彈性的替代方案，Kutools for Outlook 推出使用者友善的圖形化工具，讓您無需任何程式設計，即可透過簡單設定條件，自動對所有或特定寄件執行密件抄送——輕鬆又高效！

安裝 Kutools for Outlook 後，請依照下列步驟自動密件抄送您寄出的所有郵件：

1. 在 Outlook 中，點選 Kutools 選項卡，選擇自動抄送密送，再從下拉列表中選取規則管理，即可開啟規則管理視窗。

2. 在自動抄送密送管理對話方塊中，點選新增按鈕，立即建立新規則！

3. 在規則嚮導中，定義應套用 Bcc 的條件。例如，您可以選取「正文包含特定詞語」，將規則限縮於特定類型郵件；或不勾選任何條件，即可套用至所有寄件。若要指定條件，請點選底線文字（如「特定詞語」）並輸入詳細資訊。

4. 在包含文本對話方塊中，點選新增按鈕，即可逐一加入您希望設為條件的字詞或片語。

5. 在搜尋文字對話方塊中，於新增搜尋關鍵字欄位輸入字詞或片語，點選新增，再點選確定。提示：若要新增多個搜尋詞語，請逐一輸入並分別點選「新增」，最後再點選「確定」，輕鬆完成設定！

6. 返回包含文本對話方塊，可依需求繼續新增更多詞語。在同一欄位中輸入的詞語採用「AND」邏輯（必須全部出現）；透過新增按鈕分別加入的詞語則採用「OR」邏輯（任一詞語即可觸發規則）。點選確定以儲存設定。

7. 返回規則嚮導，設定其他附加條件，或若無需設定，請直接點選下一步繼續。

8. 在下一個規則精靈窗格中，可定義額外的例外條件（選用），或直接點選下一步繼續。

9. 在最後一個規則精靈步驟中，於規則名稱方塊輸入易於日後辨識的規則名稱。您還可在規則備註方塊加入說明，透過點選收件者按鈕設定密件副本（Bcc）收件人，並勾選所需的規則執行選項。設定完成後，點選確定立即儲存！

10. 請確認已在自動抄送密送管理員中勾選新規則，然後點選確定以關閉對話方塊。

11. 最後，前往 Outlook 功能區中的 Kutools > CC / BCC > 開啟，啟用您的規則。

請點選對話框中出現的確定，以確認您的選擇。

完成上述步驟後，您的密件副本（Bcc）規則將立即啟用，所有符合該規則條件的電子郵件都會自動加入您指定的密件副本收件人。若您將規則設為一律套用，系統便會在背景無縫地為每封寄件自動加入密件副本。

優點與額外提示：
• 圖形化介面讓您無需撰寫任何程式碼，操作直覺又簡單！
• 可根據不同需求靈活建立多條規則，例如依部門設定專屬密件副本地址，或根據關鍵字、收件人等條件設定例外規則。
• 同樣方式也能輕鬆設定自動副本（Cc）規則，管理更全面。
• 無需解除安裝，即可一鍵啟用或停用個別規則，彈性掌控超方便。
• 只需在自動抄送密送管理中取消勾選規則，或從工具列快速關閉此功能，就能立即暫停規則運作。
• 此解決方案可靠穩定，支援細緻的條件式規則設定，無論是初學者或身處權限受限的企業環境，都能輕鬆上手、安心使用！

注意：
（1) 您可使用此功能同時設定自動副本（CC）與密件副本（BCC）規則。
（2) 可依工作流程需求管理多條自訂規則，並隨時啟用或停用。
（3) 若要暫時停用所有規則，只需在 Kutools 選項卡中點擊開啟；若要停用特定規則，請在自動抄送密送管理對話框中取消勾選該規則名稱。

---

疑難排解與最佳實務建議：
• 在正式用於重要郵件前，務必先以非機密資訊徹底測試您的自動密件副本規則。
• 若規則未如預期運作（無論透過 VBA 或 Kutools），請確認功能已啟用、收件人地址正確，且您的 Outlook 版本支援該方法。
• 請留意公司隱私政策：自動傳送敏感郵件的副本（即使僅寄給自己）可能違反某些組織的資料處理規定。
• 避免建立郵件迴圈（例如將密件副本寄至會自動回覆的地址），以免產生不必要或重複的郵件。

---

相關文章：

如何在 Outlook 中永遠自動將自己加入副本？