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如何在Outlook中自動轉發郵件?

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-13

當您外出旅行時,您不希望假期被Outlook郵件打擾,但仍然需要及時處理這些郵件。現在,您需要將收到的郵件轉發給他人,讓他們幫您盡快處理。本教程將向您展示幾種在Outlook中自動轉發郵件的方法。


通過在Outlook中創建規則來自動轉發郵件

1. 請點擊「首頁」>「規則」>「規則與通知管理」。請參見截圖:

2. 在「規則和通知」對話框中,在「電子郵件規則」標籤下,點擊「新建規則」選項。

3. 然後會彈出一個「規則嚮導」對話框。在「從空白規則開始」下,選擇「對我收到的郵件應用規則」,然後點擊「下一步」繼續。

the screenshot of step 3 about auto forwarding email messages with creating rule in Outlook

4. 選擇任何條件可以讓您轉發符合要求的特定郵件。但如果取消所有條件的勾選,該規則將適用於您收到的每一封郵件。當您取消所有條件的勾選後,點擊「下一步」,然後會彈出一個提示框,點擊「是」。

the screenshot of step 4 about auto forwarding email messages with creating rule in Outlook
the screenshot of step 5 about auto forwarding email messages with creating rule in Outlook

5. 現在在新的規則嚮導對話框中,請在步驟1部分選擇「將其轉發給個人或公共群組」選項,並在步驟2部分點擊個人或公共群組。請參見截圖:

the screenshot of step 6 about auto forwarding email messages with creating rule in Outlook

6. 當「規則地址」對話框彈出時,點擊您想要的地址,然後點擊「收件人」按鈕(您也可以雙擊地址來選擇它)。或者您可以直接在「收件人」欄位中輸入電子郵件地址。最後點擊「確定」。

the screenshot of step 7 about auto forwarding email messages with creating rule in Outlook

7. 現在返回到上一個窗口,您可以看到之前的個人或公共群組已被您指定的電子郵件地址取代。點擊「下一步」以查看更多信息。

8. 當例外對話框彈出時,選擇您想應用於此規則的任何例外,然後點擊下一步。提示:大多數用戶不會勾選例外。

9. 現在進入最後的規則嚮導對話框,請在步驟1框中為新規則輸入名稱,勾選步驟2部分中的選項,並點擊「完成」按鈕。請參見截圖:

the screenshot of step 8 about auto forwarding email messages with creating rule in Outlook

10. 現在您回到規則和通知對話框,請點擊「確定」按鈕關閉它。


使用Kutools for Outlook自動轉發郵件

上述設置規則方法對於許多Outlook用戶來說複雜且耗時。這裡使用Kutools for Outlook的「自動轉發工具」,您可以輕鬆地在Outlook中接收郵件時自動轉發所有郵件。

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1. 請啟用該工具,點擊「Kutools Plus」>「轉發」>「規則管理」。請參見截圖:

注意:如果沒有現有的自動轉發規則,您可以通過點擊「開啟自動轉發」直接進入自動轉發設置對話框。

2. 在彈出的「自動轉發設置」對話框中,請點擊「新建」按鈕。

3. 在規則嚮導中,請勾選您要過濾即將到來的郵件的指定條件,並點擊下劃線值以根據需要指定條件。在我的情況下,我勾選了「包含特定文字」的正文選項,然後點擊特定文字的下劃線文本進行編輯。請參見截圖:

the screenshot of step 3 about auto forwarding email messages with kutools for outlook in Outlook

4. 現在出現「文本包含」對話框。點擊「新建」按鈕以添加所需的指定詞語。

the screenshot of step 4 about auto forwarding email messages with kutools for outlook in Outlook

5. 在「搜索文本」對話框中,在「新搜索文本」框中輸入指定的詞語,點擊「新增」按鈕,然後點擊「確定」按鈕。

提示:若要添加多個指定詞語,您可以在「新搜索文本」框中輸入一個詞語,然後點擊「新增」按鈕。重複此操作以逐一添加其他詞語。添加完所有詞語後,點擊「確定」按鈕。

the screenshot of step 5 about auto forwarding email messages with kutools for outlook in Outlook

6. 它將返回到「文本包含」對話框。如有必要,您可以點擊「新建」按鈕以添加其他所需的詞語,然後點擊「確定」按鈕。
提示:如果您同時在上面的「搜索文本」對話框中添加多個詞語,這些詞語之間的關係是「AND」;如果您通過連續點擊「文本包含」對話框中的「新建」按鈕來添加多個詞語,這些詞語之間的關係是「OR」。請參見截圖:

the screenshot of step 6 about auto forwarding email messages with kutools for outlook in Outlook

7. 現在返回到規則嚮導,根據需要指定其他條件,然後點擊「下一步」按鈕。

8. 在第二個規則嚮導中,根據需要指定例外條件或不勾選任何例外條件,然後點擊「下一步」按鈕。

10. 在最後的規則嚮導對話框中,(1) 在「規則名稱」框中為新的轉發規則輸入名稱;(2) 在「規則備註」框中添加此轉發規則的備註;(3) 點擊「收件人」按鈕並在彈出的對話框中指定要轉發到的電子郵件地址;(4) 在「設置規則選項」部分,根據需要勾選運行選項,以及 (5) 點擊「確定」按鈕。

the screenshot of step 7 about auto forwarding email messages with kutools for outlook in Outlook

11. 當返回到「自動轉發設置」對話框時,確保剛才創建的規則已勾選,然後點擊「確定」按鈕完成設置。

12. 現在在Outlook的主界面中,點擊「Kutools」>「轉發」>「啟用自動轉發」以運行該規則。

the screenshot of step 8 about auto forwarding email messages with kutools for outlook in Outlook

在彈出的重新確認對話框中,點擊「確定」按鈕。

the screenshot of step 9 about auto forwarding email messages with kutools for outlook in Outlook

注意:使用Kutools for Outlook的「自動轉發」工具,您不僅可以在接收郵件時自動轉發所有郵件,還可以根據特殊標準(如郵件帳戶、主題等)在Outlook中自動轉發某些郵件。


使用Kutools for Outlook演示自動轉發郵件