如何在 Excel 的儲存格中創建或插入下拉列表？

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-08-23

Excel 中的下拉列表是提升數據輸入效率、確保數據一致性並減少錯誤的強大工具。無論您管理的是小型數據集還是大型數據庫，創建下拉列表都能簡化您的工作流程。本指南將引導您完成在 Excel 中創建和自訂下拉列表的步驟。

使用 Excel 內建功能創建數據驗證下拉列表
 使用一款出色的工具快速創建簡單的下拉列表
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使用 Excel 內建功能創建數據驗證下拉列表

請按照以下步驟在 Excel 中創建數據驗證下拉列表。

選擇要放置下拉列表的位置。
點擊「數據」>「數據驗證」。見截圖：
在彈出的「數據驗證」對話框中，進行如下配置：
1. 在「設置」標籤下，從「允許」下拉列表中選擇「列表」；
2. 在「來源」框中，選擇要在下拉列表中顯示的來源數據。或者，可以手動輸入值並用逗號分隔。
3. 根據需要，可以選擇性地配置「輸入信息」標籤和「錯誤警告」標籤下的字段，如下方截圖所示。
4. 完成所有設置後，點擊「確定」。

現在，下拉列表已經創建好了。

注意：

只有當儲存格被選中時，下拉箭頭才會可見。
若要啟用下拉列表的自動更新，只需將來源數據轉換為 Excel 表格即可。這樣可以確保列表中的任何添加或刪除操作都會自動反映在下拉菜單中。
如果數據列表尚未轉換為表格，但您仍然希望在添加或刪除項目時下拉列表能自動更新，您可以直接在「來源」框中輸入以下動態公式：
```
=OFFSET(Sheet2!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1)
```
這裡「Sheet2!$A$2」代表數據列表的第一個儲存格（不包括標題），而「Sheet2!$A:$A」表示數據列表位於 Sheet2 的 A 列中。
如果您已配置了「錯誤警告」標籤，當在下拉列表儲存格中輸入無效數據時，將彈出一個帶有特定標題和錯誤消息的錯誤警告。

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安裝 Kutools for Excel 後，選擇「Kutools」>「下拉列表」>「快速創建下拉列表」以訪問此功能，然後進行如下配置。

首先，選擇要顯示下拉列表的儲存格範圍。
然後，指定來源數據。Kutools 提供三種便捷方式來定義下拉列表的來源：
- 「參照儲存格」：如果您已在工作表中準備好來源數據，請選擇此選項並選擇相應的儲存格範圍。
- 「手動輸入值」：選擇此選項以直接輸入項目，每個條目之間用逗號分隔。
- 「自訂列表」：使用此選項可以快速創建具有預定義系列（如月份或日期）的下拉列表——只需選擇所需的列表即可。
點擊「確定」按鈕。見截圖：

現在，簡單的下拉列表已經創建好了，如下方截圖所示：

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本文討論了如何使用 Excel 的內建功能創建數據驗證下拉列表，並介紹了使用「Kutools for Excel」快速生成簡單下拉列表的方法。通過有效利用這些功能，您可以顯著提高數據管理的便利性和效率。如果您對探索更多 Excel 技巧感興趣，我們的網站提供了數千個教程。

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