如何在 Excel 中將註解轉換為儲存格內容？

Author Xiaoyang Last modified 2025-08-23

在許多情況下，您可能有一個工作表，其中充滿了存儲在儲存格註解（或較新版本的 Excel 中的「備註」）中的重要資訊。然而，註解在標準工作表列印中並非總是直接可見或可列印，並且管理和提取註解資料以用於分享、存檔或處理可能會很不方便。為了解決這個問題，您可能需要將所有註解轉移到其各自儲存格的實際內容中。這樣可以確保資訊變得直接可訪問、可查看和可列印，與其他儲存格數據一起。如果您正在尋找有效的方法來在 Excel 中將註解轉換為儲存格內容，有幾種方法可供選擇，每種方法都適合不同的 Excel 熟練程度和需求。

使用使用者定義函數將註解轉換為儲存格內容

使用 VBA 代碼將註解轉換為儲存格內容

使用 Kutools for Excel 將註解轉換為儲存格內容

使用使用者定義函數將註解轉換為儲存格內容

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提取註解到儲存格的一種實用方法是使用 Excel 的使用者定義函數 (UDF)。這種方法非常適合具有基本 VBA 知識的用戶，他們不希望運行直接更改工作表內容的宏，因為它提供了更大的控制和靈活性。UDF 會將註解的文字返回到您選擇的任何儲存格，而無需覆蓋原始數據。

要使用此方法將註解轉換為儲存格內容，您需要先創建 UDF，然後將其作為公式應用。請按照以下步驟進行操作：

1. 點擊 開發者 > Visual Basic 進入 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。在 VBA 視窗中，點擊插入 > 模組，並將以下函數粘貼到新的模組中：

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. 使用 Ctrl + S 或菜單保存您的 VBA 專案。如果出現提示，請將工作簿另存為啟用宏的 Excel 工作簿 (*.xlsm)，以確保 UDF 能夠正常工作。

3. 現在，在您想要顯示註解文字的任何空白儲存格中，輸入公式 =GetComments(A1) （將 A1 替換為您要提取註解的實際儲存格引用）。參見截圖：

doc-comments-to-cells1

4. 按 Enter。該儲存格將顯示來自儲存格 A1 的註解。若要從整個範圍內提取註解，拖動填充柄（儲存格右下角的小方塊）向下或向橫應用公式到其他儲存格，引用相應的儲存格數據集。所有註解將相應地轉換為儲存格內容。參見截圖：

doc-comments-to-cells2

使用此方法時，請注意，如果某個儲存格不包含註解，該公式通常會為該儲存格返回空白結果。這種方法是非破壞性的；原始儲存格值和註解保持不變。最適合用於您需要顯示、審查或打印註解內容與實際儲存格數據的情況，而不改變源儲存格本身。

如果您想刪除公式並僅保留提取的註解文字，請選擇並複製輸出範圍，然後右鍵點擊並選擇粘貼值。

使用 VBA 代碼將註解轉換為儲存格內容

對於需要自動執行轉換或針對大量儲存格的用戶，一個簡短的 VBA 宏可以有效地將所有註解複製到其對應的儲存格中作為純文本。這種方法直接且完全自動化，但請注意，它將覆蓋目標儲存格中的任何現有儲存格內容，因此始終先備份您的數據。

1. 首先，選擇要將註解轉換為儲存格內容的範圍。選擇較小的範圍可以減少意外數據丟失的風險。

2. 轉到 開發者 選項卡並選擇 Visual Basic 打開 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。然後點擊插入 > 模組，並將以下代碼複製到模組視窗中：

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3粘貼代碼後，點擊運行按鈕在 VBA 編輯器中（或按下 F5）來執行宏。代碼通常會提示您選擇範圍——確保選擇正確的儲存格。點擊確定繼續，所選範圍內的所有現有註解將被複製到其對應的儲存格中，替換儲存格的內容。以下截圖展示了前後結果：

doc-comments-to-cells-7

注意：為避免意外數據丟失，建議在副本上操作您的數據。

此 VBA 宏解決方案最適合熟悉運行宏並需要完全自動化註解轉換過程的用戶。主要優勢是速度和批量處理大面積的能力，但由於它會覆蓋現有數據，因此始終謹慎使用並在運行宏之前備份重要文件。

使用 Kutools for Excel 將註解轉換為儲存格內容

Kutools for Excel 中的註解與儲存格轉換工具提供了一種用戶友好的高效方式，快速將註解文字移至儲存格內容中。此工具不僅節省了大量時間，還最大限度地減少了手動操作，降低了過程中出錯的風險。

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安裝 Kutools for Excel 後，您可以按照以下簡單步驟將註解轉換為儲存格值：

1. 高亮顯示包含要轉換為實際儲存格內容的註解的儲存格範圍。

2. 在 Excel 功能區上，點擊 Kutools > 更多 > 註解與儲存格轉換。

3. 在註解與儲存格轉換對話框中，選擇將註解內容替換至儲存格。此操作將把每個儲存格的註解/備註直接轉移到儲存格值本身。參見下方截圖：

doc-comments-to-cells-6

4. 點擊確定。瞬間，所有選擇的儲存格都有其註解放置到各自的儲存格內容中，並且工作表也相應更新。

此方法特別適合偏好圖形界面且最小化手動操作的用戶。速度快、可靠，非常適合不想使用 VBA 或 Excel 公式的用戶。有關 註解與儲存格 轉換工具的更全面說明，請訪問 註解與儲存格轉換功能描述頁面。

如果遇到儲存格內容被覆蓋的問題，建議在轉換前備份您的工作表，或者在副本上操作。Kutools 還提供了相互轉換註解的選項，以便靈活管理。

提示、故障排除和總結建議

在選擇解決方案時，考慮權衡：使用 VBA 非常靈活，但需要一些技術技能和數據備份預防措施。Kutools 提供了一種無代碼且高效的途徑，非常適合重視簡便性的常規用戶。使用者定義函數允許選擇性提取，無需更改原始儲存格，但需要應用公式，可能無法處理新型的串聯註解。

常見的故障排除點包括：

如果您的宏或公式沒有返回預期的註解內容，請檢查是否正在處理串聯「註解」（而非「備註」）——許多解決方案只適用於經典備註。
如果使用 Office 365 或 Excel 2019+，右鍵點擊儲存格並選擇「顯示/隱藏備註」以確認您獲得正確的註解類型。
在應用宏或批量轉換之前，始終保存您的文件，以防意外數據丟失。
提取值後，如果您希望保持工作表整潔，可以通過選擇儲存格，右鍵點擊並選擇「刪除註解」來刪除註解。

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