精通 Excel 打印區域：設定、調整、清除及其他技巧

無論您是在準備報告、資料摘要還是財務報表，精通如何有效設定、調整與管理打印區域，都能顯著提升文件的呈現品質。在這份全面指南中，我們將深入解析 Excel 打印區域的核心技巧，從定義第一個打印區域，到進階應用（例如在多個工作表中統一設定打印區域，以及運用 VBA 進行自訂），一應俱全。掌握這些技能後，您每次列印 Excel 文件時，都能確保輸出結果完全符合需求。

• 設定打印區域的常用方法
• 在頁面設置對話方塊中視覺化定義打印區域

• 在多個工作表中列印相同的選取範圍
• 使用 Kutools 輕鬆為多個工作表設定相同的打印區域
• 使用 VBA 為多個工作表設定相同的打印區域

• 將儲存格新增至現有的打印區域
• 從現有的打印區域新增或移除相鄰的儲存格
• 直接編輯目前的打印區域
• 以新的打印區域取代目前的打印區域

• 忽略打印區域
• 鎖定／保護打印區域
• 預覽打印區域

Excel 中的「列印區域」是什麼？

Excel 中的列印範圍是指您指定要列印的儲存格區域，而非列印整個工作表。這項功能極其實用，能讓您專注於需要分享或呈現的特定資料或試算表區段，確保只列印相關內容，並將不必要的資訊排除於列印結果之外。

當您指定打印區域（如以下螢幕截圖所示，以藍色框標示）後，Excel 將只列印該區域內的內容；若未設定打印區域，Excel 會預設列印整個工作表。

在工作表中設定一個或多個打印區域

本節將介紹兩種方法，協助您在 Excel 工作表中設定一個或多個列印區域。

設定打印區域的常用方法

Excel 內建「設定打印區域」功能，深受許多使用者喜愛，可輕鬆設定打印範圍！本節將引導您如何在 Excel 工作表中設定一個或多個打印區域，立即掌握高效列印技巧！

1. 在工作表中，選取您要設定為列印區域的儲存格範圍。在此範例中，我選取範圍 A1:C7.
   提示：若要同時將多個範圍設定為獨立的列印區域，請按住 Ctrl 鍵，並逐一選取每個範圍。
2. 切換至頁面配置選項卡，點選打印區域＞ 設定打印區域。請參閱螢幕截圖：
   
3. 現在，列印區域周圍會顯示深灰色邊框。請參閱螢幕截圖：
   

將所選區域設為列印範圍後，日後列印工作表時，系統將預設僅列印該區域。

提示：在 Excel 工作表中設定多個列印區域時，各區域將分別列印於不同頁面上。

透過 KUTOOLS AI 解鎖 Excel 魔力

• 智慧執行：只需簡單指令，即可執行儲存格操作、分析資料並建立圖表。
• 自訂公式：打造專屬公式，輕鬆簡化您的工作流程！
• VBA 編碼：輕鬆撰寫並執行 VBA 程式碼。
• 公式解析：輕鬆掌握複雜公式！
• 文字翻譯：輕鬆打破試算表中的語言障礙！

透過 AI 驅動的工具強化您的 Excel 能力。立即下載，體驗前所未有的高效！

在頁面設置對話方塊中以視覺方式定義打印區域

您也可以在頁面設置對話方塊中，以視覺化方式直觀定義列印區域，輕鬆掌握所需範圍！操作步驟如下：

1. 切換至頁面配置選項卡，按一下頁面設置群組中的對話方塊啟動器按鈕。
   
2. 在頁面設置對話方塊中，您需進行以下設定。
   1. 前往工作表頁籤。
   2. 按一下打印區域位址框，然後選取您要設為打印區域的範圍。
      提示：若要一次設定多個不連續的打印區域，請按住 Ctrl 鍵，依序選取各個範圍。所選區域將自動顯示於打印區域位址框中，並以逗號分隔。
   3. 按一下確定按鈕。
      

已將指定區域設為列印範圍。此後列印工作表時，預設僅會列印該區域。

提示：在 Excel 工作表中設定多個列印區域時，各區域將分別列印於不同頁面上。

為多個工作表設定相同的打印區域

針對資料結構相同的多個工作表，您可能需要為它們設定一致的列印範圍。本節將提供三種方法，協助您輕鬆完成這項任務。

在多個工作表中列印相同的選取範圍

若要在多個工作表中列印相同的區域，請依照下列步驟操作。

1. 在當前工作表上，選取您希望在多個工作表中列印的範圍。
2. 按住 Ctrl 鍵，再按一下工作表標籤，即可選取要套用與目前工作表相同列印區域的其他工作表。
   
3. 按一下檔案＞ 列印，將列印設定變更為打印選區，然後按一下列印按鈕，立即開始列印！
   

使用 Kutools 輕鬆為多個工作表設定相同的打印區域

上述方法適用於臨時列印多個工作表中的相同區域。但若您經常需要列印多個工作表中的相同區域，此方法將較為耗時；此時，Kutools for Excel 的複製頁面配置功能可助您快速且精準地將作用中工作表的列印區域或其他頁面設定，一鍵複製至多個其他工作表，確保格式一致、提升效率，並大幅節省操作時間！

安裝 Kutools for Excel 後，請切換至 KUTOOLS PLUS 索引標籤，點選列印 > 複製頁面配置 以開啟對話方塊，並依下列方式設定。

1. 在複製至區段中，將列出所有工作表（不含目前作用中的工作表）。只需勾選您想套用與作用中工作表相同列印區域的工作表即可！
2. 在選項區段中，僅勾選打印區域選項。
   提示：依預設，所有選項皆已勾選。您可以取消勾選頁面設置核取方塊以取消勾選所有選項，再勾選您需要的選項。
3. 按一下確定。請參閱螢幕截圖：
   

目前已將當前工作表的列印區域套用至指定的工作表。若要列印這些工作表的區域，請點擊檔案 > 列印，在設定區段中選取列印整個活頁簿，然後點擊列印按鈕立即開始列印！

使用 VBA 為多個工作表設定相同的打印區域

對於進階使用者，VBA 指令碼可自動化在多個工作表中設定相同列印區域的流程。請依照下列步驟操作。

1. 在任一工作表中，按下 Alt＋F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。
2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，按一下插入＞ 模組，然後將下列任一您需要的 VBA 程式碼插入模組視窗。
   
   VBA 程式碼 1：為當前工作簿中的所有工作表設定相同的打印區域
   此程式碼會在活頁簿的每個工作表上設定指定的打印區域（例如「）A1:C7」）。

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   VBA 程式碼 2：為當前工作簿中的指定工作表設定相同的打印區域
   此程式碼會在指定的工作表清單（例如「）Sheet 1」、「Sheet 3」、「Sheet 5」）上設定相同的打印區域。

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. 按下 F5 鍵，立即執行程式碼！
4. 若要從指定工作表列印這些區域，請按一下檔案＞ 列印，在設定區段中選取列印整個活頁簿，然後點擊列印按鈕立即開始列印。
   

調整打印區域

本節將示範如何在 Excel 工作表中調整現有的列印區域。

將儲存格新增至現有的打印區域

您可以透過將更多儲存格加入現有的列印區域，輕鬆擴充列印範圍。例如，若要將範圍從 A1:C5 擴充至 A1:C7，請依照下列步驟操作。

1. 選取您要新增至現有列印區域 A1:C5 的儲存格範圍 A6:C7.
   
2. 切換至頁面配置選項卡，點選打印區域＞ 新增至打印區域。
   

現有的打印區域已從 A1:C5 擴展至 A1:C7.

從現有的打印區域新增或移除相鄰儲存格

您可以透過移動工作表中的分頁符線，輕鬆從現有列印區域新增或移除相鄰儲存格，靈活調整列印內容以符合特定需求。

1. 設定打印區域後，切換至檢視選項卡，選取分頁預覽。
   
2. 您將看到以藍色線條標示的分頁符，其範圍內即為列印區域。若要調整列印區域，請將滑鼠游標移至分頁符線上，待游標變為雙向箭頭後，按住並拖曳該線，即可將儲存格加入或排除於列印區域之外。

直接編輯目前的打印區域

您可直接在「頁面設定」對話方塊中，透過視覺化調整儲存格參照來修改列印區域。

1. 切換至頁面配置選項卡，點擊對話方塊啟動器按鈕（位於群組右下角的小箭頭），即可開啟頁面配置對話方塊。
   
2. 在頁面設置對話方塊中，切換至工作表選項卡。當前工作表的列印區域儲存格參照會顯示在列印區域方塊中，您可直接在此編輯列印範圍。完成後，按一下確定即可儲存變更。
   

以新的打印區域取代目前的打印區域

若需更新工作表中的列印區域，請依照下列步驟，快速將現有列印區域替換為新的列印區域。

1. 選取您要設為新列印區域的儲存格範圍。
2. 切換至頁面配置選項卡，按一下打印區域＞ 設定打印區域。
   

此操作將以新設定的選取區域，取代所有現有的列印區域（若有的話）。

清除打印區域

若要清除目前工作表中已設定的列印區域，請依照下列步驟操作。

1. 在頁面配置選項卡下，按一下打印區域＞ 清除打印區域。
   

隨後，目前工作表中的所有列印區域將立即清除。

更多關於打印區域的技巧

本節為您整理了在 Excel 中使用打印區域時的實用技巧與訣竅，助您提升效率！

忽略打印區域

若您已在工作表中設定了打印區域，但偶爾需要列印整張工作表，只需在列印設定中啟用「忽略打印區域」選項。此功能將覆蓋既有設定，讓您隨時靈活列印完整工作表。

1. 按一下檔案＞ 列印，即可開啟列印區段。
2. 在列印區段中，按一下以開啟設定下拉式選單，然後從功能表中選取忽略打印區域選項。啟用後，該選項前方將顯示勾選記號。
   

點擊列印按鈕後，系統將忽略已設定的列印區域，並列印整個工作表。

鎖定／保護打印區域

在 Excel 中，預設情況下保護工作表並不會鎖定打印區域設定。這表示即使工作表已受保護，擁有該活頁簿的使用者仍可變更或清除打印區域。若您經常共享活頁簿，並希望確保指定的打印區域不被更改，本節提供的 VBA 程式碼將能協助您達成此目標。

1. 在您要保護特定工作表中列印區域的活頁簿中，按下 Alt＋F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。
2. 在此開啟的視窗中，於左側窗格雙擊 ThisWorkbook 專案，然後將下列 VBA 程式碼輸入至程式碼視窗。
   
   VBA 程式碼：鎖定或保護打印區域

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   注意：在此 VBA 程式碼中，請將「commission IFS」替換為您的工作表名稱，並將「A1:C7」替換為您要設定的打印區域。
3. 儲存程式碼後，按下 Alt+Q 鍵返回工作表，再點擊檔案> 另存新檔> 瀏覽。
4. 在開啟的另存新檔對話方塊中，先選擇目標資料夾，並依需求重新命名檔案，再從指定保存格式下拉列表中選取 Excel 啟用巨集活頁簿，最後點擊儲存按鈕。
   

每次開啟活頁簿時，這段程式碼都會自動將列印區域設定為您指定的範圍。雖然這並非完美解決方案（無法防止使用者在工作階段中更改列印區域），但能確保每次開啟活頁簿時，皆套用正確的列印區域。

預覽打印區域

本節將示範如何在設定完成後預覽列印區域，確保您的文件能完全按照預期方式列印。

設定好列印區域後，請切換至檢視選項卡，並在分頁預覽群組中點擊活頁簿檢視。

結果

工作表將切換至分頁預覽檢視模式，您可在此看到以藍色分頁符邊界標示的列印區域範圍。詳情請參閱下方截圖。

總結而言，熟練掌握 Excel 中的列印區域，是精準掌控列印內容呈現方式的關鍵技能。透過本完整指南所介紹的技巧，您將能確保 Excel 工作表始終完美符合您的列印需求。若渴望進一步發揮 Excel 的強大潛能，歡迎探索我們網站提供的豐富教學資源！立即探索更多 Excel 實用技巧。

相關文章