掌握Excel打印區域：如何設置、調整、清除等
無論您是在準備報表、數據摘要還是財務報表，了解如何有效地設置、調整和管理打印區域都可以顯著提升工作成果的展示效果。在這份全面指南中，我們將深入探討Excel打印區域的基本知識，涵蓋從定義第一個打印區域到高級技術，如在多個工作表中設置一致的打印區域以及使用VBA進行自訂。掌握這些技能後，您將確保Excel文件每次都能按需打印。
Excel中的打印區域是什麼？
Excel中的打印區域是您指定要打印的單元格範圍，而不是打印整個工作表。此功能對於專注於您想要分享或展示的特定數據或部分非常有用，確保只有相關信息被打印，並排除不必要的數據。
當您指定打印區域（如以下截圖所示的藍色框）時，Excel只會打印該指定區域內的內容。如果未設置打印區域，Excel默認打印整個工作表。
設置打印區域的常用方法
Excel提供了一個內建功能“設置打印區域”來設置打印區域，這是許多用戶常用的方法。在本節中，我們將指導您如何應用此功能在Excel工作表中設置一個或多個打印區域。
- 在工作表中，選擇您希望設置為打印區域的單元格範圍。在此情況下，我選擇範圍A1:C7。
提示：要同時將多個範圍設為單獨的打印區域，請按住Ctrl鍵，然後依次選擇每個範圍。
- 轉到頁面佈局選項卡，點擊打印區域 > 設置打印區域。請參見截圖：
- 現在，打印區域周圍出現深灰色邊框。請參見截圖：
將選定範圍指定為打印區域後，默認情況下，打印工作表時只會打印此區域。
提示：在Excel工作表中設置多個打印區域時，它們將打印在單獨的頁面上。
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在頁面設置對話框中直觀地定義打印區域
您還可以在頁面設置對話框中直觀地定義打印區域，這提供了一種更具互動性的方法來設置您想要的範圍。以下是操作方法：
- 轉到 頁面佈局選項卡，點擊頁面設置組中的對話框啟動器按鈕。
- 在 頁面設置 對話框中，您需要按以下方式配置。
- 轉到工作表選項卡。
- 點擊 打印區域 地址框，然後選擇您想要設置為打印區域的範圍。
提示：要一次設置多個單獨的打印區域，請按住Ctrl鍵，然後依次選擇每個範圍。選定的範圍將顯示在打印區域地址框中，以逗號分隔。
- 點擊確定按鈕。
指定的範圍現在已設置為打印區域。之後，默認情況下，打印工作表時只會打印此區域。
提示：在Excel工作表中設置多個打印區域時，它們將打印在單獨的頁面上。
- 當您保存工作簿時，定義的打印區域也會被保存。這意味著下次打開工作簿時，將會啟用相同的打印區域。
- 在一個工作表中設置打印區域不會影響工作簿中的其他工作表。
- 如果您想在不設置打印區域的情況下打印選定範圍，只需選擇此範圍，轉到打印部分（點擊文件 > 打印），然後將打印設置更改為 打印選擇。請參見截圖：
在多個工作表中打印相同的選擇範圍
要在多個工作表中打印相同的區域，請按以下步驟操作。
- 在當前工作表上，選擇您希望在多個工作表中打印的範圍。
- 按住Ctrl鍵，點擊工作表標籤以選擇您想要應用與當前工作表相同打印區域的工作表。
- 點擊文件 > 打印，將打印設置更改為打印選擇，然後點擊打印按鈕開始打印。
- 您可以在打印部分的右側預覽打印區域。
- 打印時，選擇的相同區域將在不同的工作表上打印在單獨的頁面上。
- 打印後，請記得取消分組工作表。要做到這一點，右鍵點擊任何分組的工作表標籤，然後從上下文菜單中選擇取消分組工作表。
使用Kutools輕鬆為多個工作表設置相同的打印區域
上述方法可用於臨時在多個工作表中打印相同的區域。如果您經常需要在多個工作表中打印相同的區域，這種方法會比較耗時，而Kutools for Excel的複製頁面配置功能可以幫助您快速準確地將打印區域或其他頁面設置配置從當前工作表複製到多個其他工作表，確保一致性和效率，並且只需最少的努力。
安裝Kutools for Excel後，轉到Kutools Plus選項卡，選擇列印 > 複製頁面配置以打開對話框。然後按以下方式配置。
- 在複製至部分，列出了所有工作表（不包括當前工作表）。您只需勾選要應用與當前工作表相同打印區域的工作表。
- 在 選項 部分，僅勾選 打印區域 選項。
提示：默認情況下，所有選項都被勾選。您可以取消勾選頁面設置復選框以取消選中所有選項，然後僅勾選您需要的選項。
- 點擊確定。請參見截圖：
當前工作表的打印區域現在已應用於指定的工作表。從這些工作表打印這些區域時，請點擊文件 > 打印，在設置部分，選擇打印整個工作簿，然後點擊打印按鈕開始打印。
使用VBA為多個工作表設置相同的打印區域
對於高級用戶，VBA腳本可以自動化在多個工作表中設置相同打印區域的過程。請按以下步驟操作。
- 在任意工作表中，按Alt + F11鍵打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。
- 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，點擊 插入 > 模組，然後插入您需要的以下任一VBA代碼到 模組 窗口。
VBA代碼1：為當前工作簿中的所有工作表設置相同的打印區域此代碼將在工作簿中的每個工作表上設置指定的打印區域（例如，“A1:C7”）。Sub SetPrintAreaAllSheets() 'Updated by Extendoffice 20240205 Dim ws As Worksheet Dim printArea As String ' Define the print area printArea = "A1:C7" For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets ws.PageSetup.printArea = printArea Next ws End SubVBA代碼2：為當前工作簿中的指定工作表設置相同的打印區域此代碼將在指定的工作表列表（例如，“Sheet1”，“Sheet3”，“Sheet5”）上設置相同的打印區域。Sub SetPrintAreaOnSheets() 'Updated by Extendoffice 20240205 Dim ws As Worksheet Dim printArea As String Dim sheetNames As Variant Dim i As Long ' Define the print area printArea = "A1:C7" ' Array of specific worksheet names to change print area sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5") ' Loop through all sheet names in the array For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames) ' Check if the sheet exists in the workbook If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then ' Set print area on the specified sheet Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i)) ws.PageSetup.printArea = printArea End If Next i End Sub ' Helper function to check if a sheet exists Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean Dim sheet As Object On Error Resume Next Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName) On Error GoTo 0 SheetExists = Not sheet Is Nothing End Function - 按F5鍵運行代碼。
- 從指定的工作表打印這些區域時，請點擊文件 > 打印，在設置部分，選擇打印整個工作簿，然後點擊打印按鈕開始打印。
- 在這兩個VBA代碼中，A1:C7是指定的打印區域。請通過更改此單元格引用來定義您自己的打印區域。
- 在VBA代碼2中，Sheet1、Sheet3和Sheet5是我想要設置相同打印區域的工作表名稱。請將它們更改為您的工作表名稱。
向現有打印區域添加單元格
您可以通過向現有打印區域添加更多單元格來擴展打印區域。例如，要將打印區域從範圍A1:C5擴展到A1:C7，您可以按以下步驟操作。
- 選擇您想要添加到現有打印區域A1:C5的單元格範圍A6:C7。
- 轉到頁面佈局選項卡，點擊打印區域 > 添加到打印區域。
現有的打印區域現在已從A1:C5擴展到A1:C7。
- 要擴展現有的打印區域，選定的範圍應與原始打印區域相鄰。
- 如果選定的範圍與現有打印區域不相鄰，它將成為當前工作表中的新打印區域。
從現有打印區域添加或刪除相鄰的單元格
您可以通過移動工作表中的分頁線來從現有打印區域添加或刪除相鄰的單元格，從而根據您的具體需求調整打印輸出。
- 設置打印區域後，轉到檢視選項卡，選擇分頁預覽。
- 您將看到藍色線條指示分頁符。邊界內的範圍是打印區域。要調整打印區域，將鼠標光標懸停在分頁線上，直到它變成雙向箭頭。點擊並拖動分頁線以包括或排除打印區域中的單元格。
- 移動分頁符，直到打印區域僅覆蓋您想要打印的單元格範圍。
- 水平分頁符調整包含或排除的行，垂直分頁符調整包含或排除的列。您可以通過向外拖動分頁符來將單元格添加到打印區域，或通過向內移動分頁符來刪除單元格。
- 調整後，點擊檢視選項卡上的正常以返回正常視圖。
直接編輯當前打印區域
您可以通過在頁面設置對話框中直觀地調整單元格引用來直接修改打印區域。
- 轉到頁面佈局選項卡，點擊對話框啟動器按鈕（組右下角的小箭頭）以打開頁面佈局對話框。
- 在頁面設置對話框中，導航到工作表選項卡。此處，當前工作表的打印區域的單元格引用顯示在打印區域框中。您可以直接在此框中編輯打印區域的單元格引用。最後點擊確定以保存更改。
用新的打印區域替換當前的打印區域
如果您需要更新工作表中的打印區域，請按照以下步驟快速替換現有的打印區域。
- 選擇您想要設置為新打印區域的單元格範圍。
- 轉到頁面佈局選項卡，點擊 打印區域 > 設置打印區域。
此操作將用新選擇的範圍替換任何現有的打印區域。
清除打印區域
要清除當前工作表中設置的打印區域，請按以下步驟操作。
- 在頁面佈局選項卡下，點擊打印區域 > 清除打印區域。
然後當前工作表中的所有打印區域將立即被清除。
忽略打印區域
如果您在工作表中設置了打印區域，但偶爾需要打印整個工作表，您可以在打印設置中啟用忽略打印區域選項。此功能會覆蓋設置的打印區域，允許按需打印整個工作表。
- 點擊文件 > 打印以打開打印部分。
- 在打印部分，點擊以打開設置下拉列表，然後在選單中選擇忽略打印區域選項。啟用後，選項前會出現一個勾號。
點擊打印按鈕後，整個工作表將被打印，忽略設置的打印區域。
鎖定/保護打印區域
在Excel中，默認情況下保護工作表不會直接保護打印區域設置。這意味著即使工作表受到保護，擁有工作簿的用戶仍然可以更改或清除打印區域。如果您經常共享工作簿並希望保護指定的打印區域，本節中的VBA代碼可以幫助您。
- 在您想要保護某個工作表中的打印區域的工作簿中，按Alt + F11鍵打開Microsoft Visual Basic for Applications窗口。
- 在此打開的窗口中，雙擊 ThisWorkbook 專案在左側窗格中，然後將以下VBA代碼輸入到 代碼 窗口。
VBA代碼：鎖定或保護打印區域Private Sub Workbook_Open() 'Updated by Extendoffice 20210206 SetPrintArea "commission IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area End Sub Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String) Dim ws As Worksheet Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName) ws.PageSetup.printArea = printArea End Sub注意：在此VBA代碼中，將“commission IFS”替換為您的工作表名稱，並將“A1:C7”替換為您希望設置的打印區域。 - 保存代碼並按Alt + Q鍵返回工作表，然後點擊文件 >另存為 > 瀏覽。
- 在打開的另存為對話框中，選擇目標文件夾，根據需要重命名文件，從保存格式下拉列表中選擇Excel啟用巨集的工作簿，最後點擊保存按鈕。
每次打開工作簿時，此代碼將確保打印區域設置為您指定的區域。這不是一個完美的解決方案，因為它無法阻止用戶在會話期間更改打印區域，但它確保每次打開工作簿時都使用正確的打印區域。
預覽打印區域
在本節中，我將向您展示如何在設置打印區域後進行預覽，以確保您的文檔按預期準備好打印。
設置打印區域後，轉到檢視選項卡，點擊工作簿檢視組中的分頁預覽。
結果
工作表將切換到分頁預覽視圖，您可以看到由藍色分頁邊界劃定的打印區域。請參考下面的截圖以獲得視覺表示。
總之，掌握Excel中的打印區域是一項有效管理數據打印呈現方式的重要技能。通過這份全面指南中的技能，您可以確保您的Excel工作表始終準備好打印，完全符合您的預期。對於那些渴望深入了解Excel功能的人，我們的網站擁有豐富的教程。在這裡發現更多Excel技巧和竅門。