在 Excel 中分析數據：借助 AI 輕鬆實現數據分析

歡迎來到 Excel 中簡化數據分析的世界！無論您是經驗豐富的數據分析師還是剛入門的新手，Excel 的「分析數據」功能（之前稱為 Ideas）都是一項改變遊戲規則的工具。憑藉其 AI 驅動的功能，這個工具可以輕鬆地將複雜的數據轉化為易於理解的洞察。告別令人望而生畏的公式和耗時的數據處理時代吧！

本教程旨在引導您了解強大的「分析數據」功能，讓數據可視化和分析不僅變得觸手可及，還充滿樂趣。準備好只需點擊幾下即可充分釋放數據的潛力，並發現您從未意識到的洞察吧！讓我們深入探索 Excel 的「分析數據」如何徹底改變您處理數據的方式！

請注意，Excel 中的「分析數據」功能利用人工智慧服務來審查您的數據，這可能引發對數據安全性的擔憂。為了消除這些疑慮並明確說明您的數據是如何被管理的，請查看 Microsoft 隱私聲明以獲取全面的信息。

• 在 Excel 的「分析數據」中提問的簡單指南
• 沒有具體問題（探索數據中的可能性）

• 調整圖表
• 調整樞紐分析表

視頻：在 Excel 中分析數據

什麼是「分析數據」

Excel 的「分析數據」是一款由 AI 驅動的工具，通過使用簡單、自然語言查詢與數據互動，徹底改變了數據分析方式。此功能消除了編寫複雜公式的必要，讓您可以輕鬆揭示並理解數據集中的複雜模式和趨勢。它處理您的數據並以視覺摘要的形式提供洞察，識別關鍵趨勢和模式，從而簡化數據分析的複雜性。

「分析數據」簡化了數據分析的複雜性，並提供了顯著的優勢，例如提高數據處理效率、用戶友好的互動以及快速生成可操作的洞察。這些優勢使「分析數據」成為新手和有經驗的 Excel 用戶不可或缺的工具，以強大且直觀的方式簡化數據分析過程。

該功能目前支持四種分析類型：

• ? 排名：此分析識別並強調那些顯著突出的項目，突顯最重要的數據點。
• ? 趨勢：它檢測並強調一系列時間相關數據中的一致模式，揭示進展或變化。
• ? 異常值：這種類型擅長在時間序列中識別異常數據點，聚焦於異常值。
• ?‍?‍?‍? 多數：此分析對於識別大多數總值由單一因素驅動的情況至關重要，展示集中影響。

在哪裡找到「分析數據」

要使用「分析數據」，請確保您作為 Microsoft 365 訂閱者使用最新版本的 Office。它適用於 Windows 和 Mac 平台上的 Microsoft 365 Excel，以及網頁版 Excel。「分析數據」功能支持多種語言，包括英語、法語、西班牙語、德語、簡體中文和日語。

要找到「分析數據」命令：

1. 進入 Excel 的「Home」選項卡。
2. 朝功能區的最右側看去，您會找到「分析數據」命令。
3. 

使用「分析數據」創建圖表／獲取答案

打開包含您希望用「分析數據」功能分析的數據集的工作表後：

1. 選擇數據範圍內的一個單元格。
2. 在「Home」選項卡下，點擊「分析數據」按鈕。

「分析數據」窗格將出現在 Excel 工作區的右側。此窗格作為通往深度數據洞察的強大入口，讓您能夠提出定制問題、探索各種洞察並通過這一直觀且用戶友好的界面揭示數據中的隱藏趨勢。

在 Excel 的「分析數據」中提問的簡單指南

當使用「分析數據」功能時，利用自然語言處理的能力與數據互動。這一先進功能允許您以普通語言提出問題，就像您向同事提問一樣。憑藉其先進的 AI 算法，Excel 解讀您的問題，深入挖掘數據集以揭示並視覺化呈現有意義的洞察。

提問並獲取答案的步驟：

1. 在「查詢」框中輸入您的問題。
2. 按下「Enter」鍵以獲取答案，「分析數據」會以圖表或表格等視覺表示形式在「這是我們的答案」部分顯示答案。
3. 選擇與您的問題最相符的答案，然後點擊「+ 插入樞紐分析表」按鈕，將相應的樞紐分析表添加到您的工作簿中。
   提示：根據答案類型，按鈕可能會有所不同，顯示為「+ 插入圖表」或「+ 插入樞紐分析圖表」。
   

結果

• 當您使用「分析數據」功能插入樞紐分析表或樞紐分析圖表時，Excel 會創建一個新的工作表來容納它，如下所示。

  

• 如果您插入的是普通圖表，它將直接插入到原始工作表中，而不會創建新工作表。
  

沒有具體問題（探索數據中的可能性）

如果您在沒有具體查詢的情況下接近您的數據，或者對探索數據感興趣並想知道有哪些可能性，您可以嘗試個性化建議問題或發現個性化視覺摘要、趨勢和模式：

嘗試個性化建議問題

Excel 會自動生成與您的數據相關的問題，顯示在查詢框下方。當您與輸入框互動時，更多建議將出現，提供一系列針對您數據集特徵的查詢。

1. 從查詢框下方顯示的列表或當您與輸入框互動時出現的其他建議中選擇您感興趣的問題。

   

2. 答案以圖表或表格等形式的視覺表示呈現，在「這是我們的答案」部分，選擇您喜歡的答案，然後點擊「+ 插入樞紐分析表」按鈕，將相應的表格添加到您的工作簿中。
   提示：根據答案類型，按鈕可能會有所不同，顯示為「+ 插入圖表」或「+ 插入樞紐分析圖表」。

   

發現個性化視覺摘要、趨勢和模式

在「發現洞察」部分，使用 Excel 的「分析數據」發現自動生成的視覺洞察。此功能還智能地為您的數據創建自動化的視覺摘要。它簡化了從多個角度探索數據的過程，提供了一種便捷的方法來揭示隱藏的洞察。 只需選擇您喜歡的洞察，然後點擊「+ 插入」按鈕，將相應的表格或圖表添加到您的工作簿中。 提示：點擊齒輪圖標 位於 發現洞察 部分的右上角，選擇 Excel 在分析期間需要關注的字段。

結果

• 當您使用「分析數據」功能插入樞紐分析表或樞紐分析圖表時，Excel 會創建一個新的工作表來容納它，如下所示。

  

• 如果您插入的是普通圖表，它將直接插入到原始工作表中，而不會創建新工作表。
  

自訂「分析數據」創建的圖表或樞紐分析表

Excel 讓您完全靈活地修改使用「分析數據」功能創建的樞紐分析表和圖表。您可以自由地格式化這些元素，更改其樣式，重命名默認標題，甚至添加更多字段。這使您可以根據特定的分析需求自定義自動生成的樞紐分析表和圖表，無論是通過更改值的匯總方式還是顯示方式。

調整圖表

在 Excel 中自定義圖表非常簡單，並且允許高度的個性化，以更好地滿足您的數據可視化需求。以下是一些調整圖表的主要方法：

1. 要「添加或刪除圖表元素」（包括標題、標籤和其他必要的細節），選擇圖表，然後點擊圖表右上角附近的加號按鈕。
2. 右鍵點擊圖表並選擇「更改圖表類型」以「更改圖表樣式」（例如，折線圖或餅圖），使其更適合您的數據。
3. 右鍵點擊圖表的任何元素（如軸、圖例或數據系列）並選擇「格式」（例如，格式化繪圖區域）以「格式化它」、 「調整顏色」、「字體」等。
4. 右鍵點擊圖表並選擇「選擇數據」以「更改圖表所基於的數據」。
5. 使用「圖表設計」選項卡中的「圖表樣式」選項（如果是樞紐分析圖表，則是「設計」選項卡）快速「更改圖表的外觀」。
   
   額外提示：若要獲得更多圖表格式選項，雙擊任何圖表元素。此操作將在 Excel 右側打開「格式 」窗格，為圖表的每個組件提供廣泛的自定義選擇。

調整樞紐分析表

在以下章節中，我們將探討樞紐分析表自定義的兩個關鍵領域：可以直接在樞紐分析表本身內進行的直接調整，例如過濾和排序數據，以及修改計算列。使用樞紐分析表字段窗格進行的高級自定義，允許進行更詳細和特定的調整以增強您的數據分析。

輕鬆過濾、排序並直接在樞紐分析表中自定義計算

通過點擊樞紐分析表內的元素，您可以輕鬆訪問並更改各種功能。

1. 選擇篩選圖標 在樞紐分析表標題中「篩選特定項目或多個條件」。
2. 選擇排序圖標 以所需方式「排列樞紐分析表中的數據」。
3. 雙擊計算列的標題以打開「值字段設置」對話框，在其中您可以重命名列並選擇不同類型的計算。
   提示：在對話框中，您還可以設置特定的數字格式。通過導航到「顯示值為」選項卡，您可以以不同方式顯示值，例如將其顯示為總計的百分比。
4. 雙擊任何計算結果以提取用於該特定計算的基礎數據。

   

   額外提示：通過右鍵點擊樞紐分析表內的單元格，或使用功能區中「樞紐分析表分析」選項卡上的功能，探索更多調整選項。

使用字段窗格進行詳細的樞紐分析表和樞紐分析圖表自定義

當您選擇樞紐分析表或樞紐分析圖表時，「樞紐分析表 / 樞紐分析圖表字段」窗格將出現在屏幕的右側。此窗格提供了多種額外的自定義選項，允許對您的數據進行更精細和詳細的分析。

1. 在「選擇要添加到報表的字段」框中，選擇每個字段名稱旁的復選框以將字段添加到您的樞紐分析表中。 提示：清除復選框將移除相應的字段。

   

2. 將同一字段多次拖動到「值」區域，然後選擇新添加的字段並選擇「值字段設置」以顯示不同的計算。

   

3. 在「值字段設置」對話框中，切換到「顯示值為」選項卡，並選擇一個選項以不同格式顯示值，例如總計的百分比。下面的截圖展示了第二個銷售字段顯示為百分比的情況。

   

4. 通過點擊字段並使用「上移」、「下移」、「移至開頭」、「移至末尾」等命令重新排列字段。

   

5. 通過選擇樞紐分析表中的任意位置，導航到「樞紐分析表分析」選項卡，並在「樞紐分析表」組中選擇「選項」，修改錯誤和空單元格的顯示方式。在出現的對話框中，於「布局與格式」選項卡下，選擇「對於錯誤值 / 空單元格顯示」復選框，並輸入您希望顯示的值。

   

   額外提示：若要進行更多調整，選擇「在下方區域之間拖動字段」部分中的任何字段，或探索功能區中的「樞紐分析表分析」選項卡。

當數據變化時更新「分析數據」結果

在 Excel 中使用「分析數據」功能時，圖表和樞紐分析表對數據變化的反應行為有所不同：

• 「圖表」：如果您使用「分析數據」插入了圖表，當底層數據變化時，它將自動更新。這是因為 Excel 中的圖表動態鏈接到其數據源。
• 「樞紐分析表」：另一方面，當源數據變化時，樞紐分析表不會自動更新。要在樞紐分析表中反映最新數據，您需要手動刷新它。您可以在樞紐分析表內右鍵點擊並選擇「刷新」，或使用「樞紐分析表分析」選項卡下的「數據組」中的「刷新」按鈕。

  

「分析數據」的限制

儘管「分析數據」功能強大，但它也有其局限性：

• 大型數據集的限制：「分析數據」無法處理超過 150 萬個單元格的數據集。目前沒有直接解決方案。然而，您可以過濾數據並將其複製到新位置進行分析。
• 數據結構考慮：為了獲得最佳結果，「分析數據」最適合結構化、表格化的數據。複雜或非結構化的數據可能需要額外處理，可能使用 Power Query 等工具進行更好的組織和分析。
• 處理字符串日期：格式為字符串的日期，如「2024-01-01」，被視為文本。要將這些日期作為日期進行分析，請使用 DATE 或 DATEVALUE 函數創建新列並適當格式化。
• 兼容模式問題：「分析數據」與兼容模式下的 Excel（.xls 格式）不兼容。要使用此功能，請將文件保存為 .xlsx、.xlsm 或 .xlsb 格式。
• 合併單元格的挑戰：合併單元格會使數據分析變得複雜，因為它可能會混淆 AI。對於像居中報告標題這樣的任務，取消合併單元格並在「Home」選項卡的「對齊」組中使用所需的「居中」選項。
• 無法在列之間執行算術運算：「分析數據」無法在來自兩列的數據之間執行算術運算。雖然它可以執行列內計算，如求和和平均值，但無法直接計算兩列之間的操作。對於這樣的計算，您需要依賴工作表中的標準 Excel 公式。
• AI 局限性：「分析數據」的 AI 組件可能難以理解某些字段或可能不必要地聚合數據。

Excel 中的「分析數據」代表了數據分析的重大進步，提供了易用性和深度的結合。通過了解其能力和局限性，並學習提出正確的問題，您可以充分利用 AI 的力量，根據您的數據做出明智的決策。我希望您覺得本教程有所幫助。如果您想探索更多 Excel 技巧和竅門，請點擊這裡訪問我們包含數千個教程的廣泛收藏。

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