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Excel 快速分析工具完整指南(附範例)

Author: Sun Last Modified: 2025-05-12

當面對一個數據集且不確定從哪裡開始分析時,Excel 提供了一個半自動化的解決方案:快速分析工具。此功能提供了與格式化、圖表等相關的一系列簡單分析。本教程將詳細探討快速分析工具,並提供範例來說明其實際應用。


視頻:如何在 Excel 中使用快速分析

 
 


什麼是快速分析工具?

 

Excel 的快速分析工具是一項動態功能,根據所選數據提供對各種分析工具的即時訪問,例如格式化、圖表和表格。它簡化了分析複雜數據集的過程,使數據趨勢和模式更易於可視化和理解。


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快速分析工具在哪裡?

 

與傳統的 Excel 功能不同,快速分析工具隱藏在功能區或菜單中,運作方式較為低調。

如何訪問

  1. 首先選擇要分析的數據區域。在所選區域的 右下角尋找快速分析按鈕。如果看不到該按鈕,可以按下 Ctrl + Q 將其喚出。

     cick the Quick Analysis button in the bottom-right corner of the selected range

  2. 然後點擊快速分析按鈕以顯示菜單。 快速分析菜單提供不同的數據分析類別。將鼠標懸停在某個選項上可以預覽效果,點擊則應用該功能。

  • 在單一單元格上使用 Ctrl + Q 會自動選擇連續的數據集。
  • 此功能在空白單元格、列或行中無效。

如何使用分析工具?

 

Excel 的快速分析工具是一項強大的功能,可快速訪問各種數據分析方法。讓我們深入探討其五個類別,探索它們的應用場景及一些實用範例。

格式化

用於根據某些條件區分數據的視覺效果,例如突出顯示頂部值或識別重複項。可用的選項取決於您選擇的數據類型:

  • 對於數字數據:您可以使用數據條、顏色刻度、圖示集、前 10%、大於特定值來突出顯示相關值。
  • 對於日期:您可以著色上個月、上週的日期,或者大於、小於、等於特定日期的日期。
  • 對於文本:您可以突出顯示重複項或唯一值。
範例:在一列中突出顯示大於 1200 的值

選擇要突出顯示大於 1200 的列,點擊快速分析按鈕,進入格式化選項卡,然後點擊「大於」

Select the column, click the Quick Analysis button, and then click Greater

在彈出的「大於」對話框中,在左側文本框中輸入 1200,然後在右側下拉列表中指定高亮類型。然後點擊「確定」。

specify the highlight type in the dialog box

現在,大於 1200 的值已用特定顏色突出顯示。

 the values are greater than 1200 are highlighted with specific color

快速分析格式化的快捷鍵:Ctrl + Q 然後 F


圖表

非常適合用於可視化數據模式和趨勢。它提供了多種圖表類型,如條形圖、柱狀圖、折線圖和餅圖。

根據您選擇的數據,Excel 的快速分析工具會呈現最合適的圖表選項,以圖形方式描繪您的數據。這有助於更有效地可視化模式、趨勢和關係。

範例:基於數據集創建圖表

選擇要創建圖表的數據集,點擊快速分析按鈕,進入圖表選項卡,並選擇一種圖表類型。如果您想查找更多圖表類型,請點擊「更多…」

Select the dataset to create a chart, click the Quick Analysis button, and then choose the chart type

點擊圖表後,圖表立即插入。

the chart is inserted

快速分析圖表的快捷鍵:Ctrl + Q 然後 C


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    總計

    Excel 快速分析工具中的總計功能允許快速計算各種摘要統計信息,如求和、平均值、計數、百分比總計和累積總計,並能適應您的數據類型。

    • 對於數值,您可以進行求和、計數、平均值、百分比總計和其他計算。

    • 對於文本數據,您只能使用計數函數,顯示包含文本的單元格數量。

    總計可以應用於行和列:

    • 對於列中的垂直匯總,可以從幾個藍色高亮的選項中選擇。
    • 對於行中的水平匯總,使用右側導航箭頭,並從黃色高亮的選項中選擇最適合您數據的選項。
    範例:計算總價格的總和

    選擇要計算總數的列,點擊 快速分析按鈕,進入總計選項卡,然後選擇「求和」

    Select the columns to sum the total numbers, click the Quick Analysis button, and choose Sum

    然後,總價格的總和將在數據集中列的最後一個單元格中計算出來。

    the sum of total prices is calculated

    快速分析總計的快捷鍵:Ctrl + Q 然後 O


    表格

    將您的數據轉換為專業管理的 Excel 表格,內置過濾、排序和自動擴展功能。為了進行更深入的分析,可以輕鬆地在新工作表中使用所選數據創建數據透視表。此外,您可以直接使用其推薦的數據透視表。

    範例:創建數據透視表以顯示各部門銷售金額的總和

    選擇要創建數據透視表的數據集,點擊快速分析按鈕,進入表格選項卡,然後瀏覽是否有符合需求的數據透視表並點擊它。如果沒有,點擊「更多」創建一個空白的數據透視表並指定行和列。

    Select the dataset to create a PivotTable, click the Quick Analysis button, go to the Tables tab

    然後會在新工作表中創建一個數據透視表。

     a new sheet is created with a PivotTable

    快速分析表格的快捷鍵:Ctrl + Q 然後 T


    迷你圖

    這些是放置在單個單元格中的微型圖表,每個圖表代表一行數據,非常適合顯示趨勢和模式。

    • 對於文本數據,迷你圖下的選項將變為灰色。

       for text data, the options under Sparklines will change to grey

    範例:為每個項目插入迷你圖

    選擇要創建迷你圖的數據集,點擊快速分析按鈕,進入迷你圖選項卡,點擊「折線」

    Select the dataset to insert sparklines, click the Quick Analysis button, go to the Sparklines tab, click Line

    然後迷你圖將插入到數據集的右側列中。

     the sparklines are inserted at the right column of the dataset

    快速分析迷你圖的快捷鍵:Ctrl + Q 然後 T


    為什麼快速分析工具沒有出現?

     

    如果快速分析工具未出現,請檢查 Excel 選項:

    1. 點擊「文件」選項卡,導航至 Excel 的「選項」

    2. 確保在設置中啟用了「選擇時顯示快速分析選項」功能。

    3. 如果該功能被禁用,啟用它應該能使工具可用,然後點擊「確定」使其生效。

      check the Show Quick Analysis options on selection to enable the Quick Analysis tool

    Excel 的快速分析工具是數據分析中的強大助手,使複雜任務變得更加簡單和直觀。通過了解如何有效使用此工具,您可以以最少的努力從數據中挖掘新的見解。記住,掌握 Excel 的關鍵在於探索和利用這些隱藏的寶石。若想了解更多改變遊戲規則的 Excel 策略以提升您的數據管理能力,請進一步探索這裡。


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