下拉列表是 Excel 中的一項強大功能，它允許用戶從預定義選項中選擇值，而不是手動鍵入，從而提供更好的數據輸入準確性和效率。 無論您是初學者還是經驗豐富的 Excel 用戶，了解和利用下拉列表都可以大大提高您的工作效率和數據管理能力。 在本文中，我們將逐步介紹在 Excel 中創建下拉列表的不同方法。

• 創建下拉列表
• 通過手動輸入
• 從一個範圍
• 由 Kutools 提供，點擊次數較少
• 來自表格（動態）
• 從範圍名稱
• 來自另一本工作簿
• 錯誤警報（允許其他條目）
• 輸入信息。
• 其他說明

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視頻：創建下拉列表

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創建下拉列表

讓我們開始學習如何在Excel中創建下拉列表。

通過手動輸入創建下拉列表

第 1 步：選擇要放置下拉列表的單元格

步驟2：點擊“數據”選項卡，然後點擊“數據驗證”

步驟 3：在“數據驗證”對話框中指定設置

下 設定 選項卡，請指定以下設置：

1. 選擇 名單 讓 下拉列表;
2. 在下拉列表中鍵入要顯示的項目 資源 部分，用逗號分隔；
3. 點擊 OK.

結果：

現在下拉列表已創建。

從範圍創建下拉列表

要根據一系列單元格值創建下拉列表，請按照以下步驟操作：

第 1 步：選擇要放置下拉列表的單元格

步驟2：點擊“數據”選項卡，然後點擊“數據驗證”

步驟 3：在“數據驗證”對話框中指定設置

下 設定 選項卡，請指定以下設置：

1. 選擇 名單 讓 下拉列表;
2. 單擊選擇圖標 選擇源列表中的 資源 部分;
3. 點擊 OK.

結果：

現在下拉列表已創建。

使用 Kutools 建立下拉列表

這是一個方便的功能—— 創建簡單的下拉列表 of Excel的Kutools 可以讓您以更少的點擊次數快速輕鬆地創建下拉列表。 以下是具體操作方法：

1. 選擇放置下拉列表的單元格；
2. 點擊 庫工具 選項卡，然後單擊 下拉列表 > 創建簡單的下拉列表;
3. 選擇要在下拉列表中顯示的單元格範圍（或直接鍵入以逗號分隔的項目），然後單擊 OK.
   

從表創建下拉列表（動態）

如果要創建一個動態可擴展下拉列表，該列表會在您從源列表中添加或刪除項目時自動更新，則應將源數據放入 Excel 表中。

步驟 1：將源列表轉換為表格

選擇源列表並單擊 插入 > 枱燈，並在中 創建表格 對話框，如果選擇包含列標題，請勾選 我的桌子有標題，然後單擊 OK.

第 2 步：選擇要放置下拉列表的單元格

步驟3：點擊“數據”選項卡，然後點擊“數據驗證”

步驟 4：在“數據驗證”對話框中指定設置

下 設定 選項卡，請指定以下設置：

1. 選擇 名單 讓 下拉列表;
2. 單擊選擇圖標 選擇表格範圍（不包括標題） 資源 部分;
3. 點擊 OK.

結果：

下拉列表已創建。

當您從源表中添加或刪除項目時，下拉列表將同時更新。

從範圍名稱創建下拉列表

如果您要基於同一源列表在多個工作表中創建下拉列表，我建議您為源列表創建一個範圍名稱，以便於引用。

步驟 1：為源列表創建範圍名稱

選擇源列表並轉到名稱框（編輯欄旁邊），為其鍵入名稱（名稱不能包含空格或其他特殊字符），然後按 Enter 完成的關鍵。

第 2 步：選擇要放置下拉列表的單元格

步驟3：點擊“數據”選項卡，然後點擊“數據驗證”

步驟 4：在“數據驗證”對話框中指定設置

下 設定 選項卡，請指定以下設置：

1. 選擇 名單 讓 下拉列表;
2. 輸入等號，然後輸入您在步驟 1 中設置的名稱 資源 部分喜歡

   =SourceList

   您也可以點擊 資源 文本框並按下 F3 鑰匙打開 粘貼名稱 對話框，然後從列表中選擇所需的範圍名稱，單擊 OK 將其插入到文本框。
3. 點擊 OK.

結果：

下拉列表已創建。

從另一個工作簿創建下拉列表

如果源列表和待創建的下拉列表位於不同的工作簿中，當您在列錶框中選擇源列表時， 資源 部分 數據驗證 對話框中，將彈出警報以阻止創建。

在這裡，這部分將告訴您如何從另一個工作簿創建下拉列表。

步驟 1：為源工作簿中的源列表創建範圍名稱

在源工作簿中，選擇您希望其顯示在下拉列表中的源項目。 然後前往 名稱框 這是旁邊的 配方欄，輸入名稱，例如“資料清單".

步驟 2：定義引用下拉列表工作簿中的源列表的名稱

1. 啟用要在其中創建下拉列表的工作簿，單擊 公式 > 定義名稱.

   

2. 在彈出 新名字 對話框，設置如下：

   1. 在中輸入名稱 姓名 盒子，例如 項目;
   2. 鍵入等號，後跟源工作簿名稱以及您在步驟 1 中為源列表定義的名稱 指to 盒子，例如

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. 點擊 OK.

       

第 3 步：選擇要放置下拉列表的單元格

步驟4：點擊“數據”選項卡，然後點擊“數據驗證”

步驟 5：在“數據驗證”對話框中指定設置

下 設定 選項卡，請指定以下設置：

1. 選擇 名單 讓 下拉列表;
2. 鍵入等號，後跟您在步驟 3 中定義的名稱 資源 像

   =Items

3. 點擊 OK.

   

結果：

下拉列表已創建。

錯誤警報（允許其他條目）

默認情況下，下拉列表僅允許將列表中包含的值輸入到單元格中。 當您輸入下拉列表中不存在的值並按 Enter 鍵時，將顯示錯誤警報，如下圖所示。 當您單擊 重試 按鈕，選擇輸入的值進行重新編輯。 單擊 取消 按鈕將清除輸入的值。

• 如果您想允許用戶輸入其他值並停止顯示錯誤警報，您可以執行以下操作：

  1. 選擇要停止錯誤警報的下拉列表單元格，單擊 數據 > 數據驗證.

  2. 在 數據驗證 對話框下 錯誤警報 選項卡，取消勾選 輸入無效數據後顯示錯誤警報 複選框。 點擊 OK.

     

  現在，當用戶輸入其他值時，不會出現錯誤警報。

• 如果您希望允許用戶輸入其他值，同時也顯示提醒用戶的警報，請按以下步驟操作：

  1. 選擇您想要輸入其他值的下拉列表單元格，單擊 數據 > 數據驗證.

  2. 在 數據驗證 對話框下 錯誤警報 標籤：
     1. 保持 輸入無效數據後顯示錯誤警報 複選框已勾選；
     2. 選擇 資訊 次數 下拉列表;
     3. 指定 稱呼 和 錯誤信息點擊此處成為Trail Hunter OK.

     

  今後，當用戶輸入其他值時，會彈出對話框提醒，單擊 OK 要保留鍵入的值，請單擊 取消 清除輸入的值。

  

輸入信息。

創建下拉列表時，您可以添加輸入消息以提醒用戶在選擇單元格時從下拉列表中選擇項目，或者添加其他您想要顯示的信息。

1. 選擇要添加輸入消息的下拉列表單元格，單擊 數據 > 數據驗證.

2。 在裡面 數據驗證 對話框下 輸入信息。 選項卡

1. 保持 當單元格顯示輸入消息 被選中 複選框已勾選；
2. 指定 稱呼 和 輸入消息點擊此處成為Trail Hunter OK.

現在，當用戶選擇下拉列表的單元格時，會顯示一個包含您提供的信息的黃色文本框。

其他說明

1. 默認情況下，創建下拉列表時，“忽略空白“ 複選框是 選。 這意味著用戶可以將單元格留空而不會彈出警報。

   如果“忽略空白”複選框 未勾選的，範圍內的空白單元格將被視為無效條目，將彈出警報。

2. 如果要更改下拉列表中項目的順序，可以重新排列源列表。

3. 如果 數據驗證 功能被禁用，您可能正在受保護的工作表中工作。 要啟用數據驗證，只需取消工作表保護，然後應用所需的數據驗證設置即可。