精通 Excel 中的下拉列表：完整指南

Excel 中的下拉列表是一項強大功能，能讓使用者從預先定義的選項中輕鬆選取數值，取代手動輸入，有效提升資料輸入的準確性與效率。無論您是 Excel 初學者或資深使用者，掌握並善用下拉列表，都能顯著強化您的生產力與資料管理能力。本文將逐步介紹在 Excel 中建立下拉列表的多種方法。

• 建立下拉列表
• 手動輸入
• 從範圍建立
• 透過 Kutools 以更少點擊完成
• 從表格建立（動態）
• 從儲存格名稱建立
• 從其他活頁簿建立
• 錯誤警示（允許其他輸入）
• 輸入訊息
• 其他注意事項

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影片：建立下拉列表

建立下拉列表

現在就開始學習如何在 Excel 中建立下拉式選單吧！

透過手動輸入建立下拉列表

步驟 1：選取您要放置下拉列表的儲存格

步驟 2：點擊「資料」索引標籤，然後點擊「資料驗證」

步驟 3：在「資料驗證」對話方塊中指定設定

在設定索引標籤下，請指定下列設定：

1. 從清單中選擇允許下拉列表；
2. 在來源區段中輸入您要在下拉列表中顯示的項目，並以逗號分隔；
3. 按一下確定。

結果：

現在已成功建立下拉列表。

從範圍建立下拉列表

若要根據儲存格值的範圍建立下拉列表，請依照下列步驟操作：

步驟 1：選取您要放置下拉列表的儲存格

步驟 2：點擊「資料」索引標籤，然後點擊「資料驗證」

步驟 3：在「資料驗證」對話方塊中指定設定

在設定索引標籤下，請指定下列設定：

1. 從清單中選擇允許下拉列表；
2. 點擊選取圖示，在來源區段中選取來源清單；
3. 按一下確定。

結果：

現在已成功建立下拉列表。

使用 Kutools 建立下拉列表

這裡有一項超實用功能——建立簡易下拉列表，內建於 Kutools for Excel，讓您點擊更少、操作更快，輕鬆建立下拉列表！操作方式如下：

1. 選取要放置下拉列表的儲存格；
2. 點擊 Kutools 索引標籤，再點擊下拉列表＞建立簡易下拉清單；
3. 選取您要在下拉清單中顯示的儲存格範圍（或直接輸入以逗號分隔的項目），然後點擊確定。
   

從表格建立下拉列表（動態）

若要建立能隨來源清單增減項目而自動更新的動態可擴充下拉列表，建議將源數據置於 Excel 表格中。

步驟 1：將來源清單轉換為表格

選取來源清單後，點擊插入 > 表格，在建立表格對話方塊中，若選取範圍包含欄位標題，請勾選我的表格包含標題，再點擊確定。

步驟 2：選取您要放置下拉列表的儲存格

步驟 3：點擊「資料」索引標籤，然後點擊「資料驗證」

步驟 4：在「資料驗證」對話方塊中指定設定

在設定索引標籤下，請指定下列設定：

1. 從清單中選擇允許下拉列表；
2. 點擊選取圖示，在來源區段中選取表格範圍（不含標題）；
3. 按一下確定。

結果：

下拉式清單已成功建立。

當您在來源表格中新增或移除項目時，下拉式清單也會即時同步更新。

從儲存格名稱建立下拉列表

若您需要根據同一份來源清單在多個工作表中建立下拉式選單，建議為該來源清單設定一個儲存格名稱，日後即可輕鬆引用！

步驟 1：為來源清單建立儲存格名稱

選取來源清單，前往位於編輯欄旁的名稱方塊，為其輸入一個名稱（名稱中不得包含空格或其他特殊字元），然後按下 Enter 鍵完成。

步驟 2：選取您要放置下拉列表的儲存格

步驟 3：點擊「資料」索引標籤，然後點擊「資料驗證」

步驟 4：在「資料驗證」對話方塊中指定設定

在設定索引標籤下，請指定下列設定：

1. 選擇清單於允許下拉列表；
2. 在來源區段中輸入等號，後接您於步驟 1 所設定的名稱，例如

   =SourceList

   。您也可以點擊來源文字方塊，再按下 F3 鍵，即可開啟貼上名稱對話方塊，從清單中選擇所需的儲存格名稱，並點擊確定，將其插入文字方塊。
3. 按一下確定。

結果：

下拉式選單已成功建立。

從其他活頁簿建立下拉列表

若來源清單與待建立的下拉式清單位於不同活頁簿中，當您在資料驗證對話方塊的來源區段選取來源清單時，系統將彈出警示，阻止建立。

本節將說明如何從其他活頁簿建立下拉式清單。

步驟 1：在來源活頁簿中為來源清單建立儲存格名稱

在來源活頁簿中，選取您希望出現在下拉清單中的來源項目。接著前往名稱方塊（位於）編輯欄旁），輸入一個名稱，例如「SourceList」。

步驟 2：在下拉列表活頁簿中定義一個參照來源清單的名稱

1. 先開啟您要建立下拉列表的活頁簿，點擊公式＞定義名稱。

   定義名稱“/>

2. 在跳出的新建名稱對話方塊中，按以下方式設定：

   1. 在名稱方塊中輸入名稱，例如 Items；
   2. 在參照位置方塊中，輸入等號，接著輸入來源工作簿名稱及您在步驟 1 中為來源清單定義的名稱，例如

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. 按一下確定。 

步驟 3：選取您要放置下拉列表的儲存格

步驟 4：點擊「資料」索引標籤，然後點擊「資料驗證」

步驟 5：在「資料驗證」對話方塊中指定設定

在設定索引標籤下，請指定下列設定：

1. 選擇清單於允許下拉列表；
2. 在來源區段中輸入等號，後接您在步驟 3 所定義的名稱，例如

   =Items

3. 按一下確定。

結果：

下拉式清單已成功建立。

錯誤警示（允許其他輸入）

預設情況下，下拉清單僅允許輸入清單中包含的值。當您輸入不存在於下拉清單中的內容並按下 ENTER 鍵時，系統將顯示錯誤警示（如下圖所示）。點擊重試按鈕即可重新編輯輸入內容；點擊取消按鈕則會清除已輸入的值。

• 若您希望允許使用者輸入其他值，同時不顯示錯誤警示，可依下列步驟操作：

  1. 選取您不希望顯示錯誤警示的下拉式清單儲存格，按一下資料>資料驗證。

  2. 在資料驗證對話方塊中，切換至錯誤警示頁籤，取消勾選輸入無效資料後顯示錯誤警示核取方塊，然後按一下確定。

     

  現在，當使用者輸入其他值時，系統不會顯示錯誤警示。

• 若您希望允許使用者輸入其他值，但仍顯示警示以提醒他們，請依下列步驟操作：

  1. 選取您允許輸入其他值的下拉式清單儲存格，按一下資料 > 資料驗證。

  2. 在資料驗證對話方塊中，於錯誤警示頁籤下：
     1. 保持輸入無效資料後顯示錯誤警示核取方塊為勾選狀態；
     2. 從樣式中選取資訊下拉列表；
     3. 請先指定標題與錯誤訊息，再點選確定。

     

  從現在起，當使用者輸入其他值時，系統將彈出對話方塊提醒：點擊確定即可保留輸入的值；點擊取消則會清除已輸入的值。

  

輸入訊息

建立下拉式清單時，您可以新增輸入提示訊息，在使用者選取儲存格時提醒他們從清單中選擇項目，或顯示其他您希望提供的資訊。

1. 選取您要新增輸入訊息的下拉式清單儲存格，按一下資料>資料驗證。

2. 在資料驗證對話方塊中，切換至輸入訊息索引標籤

1. 保持當儲存格被選取時顯示輸入訊息核取方塊為勾選狀態；
2. 請先指定標題與輸入訊息，再點擊確定。

現在，當使用者選取儲存格時，便會出現一個黃色文字方塊，顯示您所提供的資訊。

其他注意事項

1. 預設情況下，建立下拉列表時，「忽略空白」核取方塊會被勾選，讓使用者可將儲存格留空而不會彈出警示。

   若未勾選「忽略空白」核取方塊，範圍內的空白儲存格將被視為無效項目，並彈出警示。

2. 若想調整下拉列表中項目的順序，只需重新排列來源清單即可。

3. 如果資料驗證功能無法使用，可能是您正在受保護的工作表中操作。只需解除工作表保護，即可立即啟用並套用所需的資料驗證設定！