掌握 Excel 中的下拉列表：綜合指南

下拉列表是 Excel 中一個強大的功能，允許用戶從預定義的選項中選擇值，而不是手動輸入，從而提高數據輸入的準確性和效率。無論您是 Excel 的初學者還是有經驗的用戶，了解和使用下拉列表可以大大提升您的生產力和數據管理能力。在本文中，我們將逐步介紹在 Excel 中創建下拉列表的不同方法。

• 創建下拉列表
• 通過手動輸入
• 從區域創建
• 使用 Kutools以更少的點擊次數
• 從表格（動態）創建
• 從區域名稱創建
• 從另一個工作簿創建
• 錯誤警告（允許其他輸入）
• 輸入訊息
• 其他備註

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視頻：創建下拉列表

創建下拉列表

讓我們開始學習如何在 Excel 中創建下拉列表。

通過手動輸入創建下拉列表

步驟1：選擇您想放置下拉列表的單元格

步驟2：點擊數據選項卡，然後點擊數據驗證

步驟3：在數據驗證對話框中指定選項

在選項 標籤下，請指定以下選項：

1. 從允許 下拉列表中選擇一維表 ；
2. 在連結源部分輸入您想在下拉列表中顯示的項目，並用逗號分隔；
3. 點擊確定。

結果：

現在下拉列表已創建。

從區域創建下拉列表

要基於單元格值的區域創建下拉列表，請按照以下步驟進行：

步驟1：選擇您想放置下拉列表的單元格

步驟2：點擊數據選項卡，然後點擊數據驗證

步驟3：在數據驗證對話框中指定選項

在選項 標籤下，請指定以下選項：

1. 從允許 下拉列表中選擇一維表 ；
2. 點擊選擇圖標以選擇連結源 部分中的連結源列表；
3. 點擊確定。

結果：

現在下拉列表已創建。

使用 Kutools 創建下拉列表

這裡有一個方便的功能——Kutools for Excel 的創建簡單下拉列表可以讓您快速輕鬆地創建下拉列表，只需更少的點擊。以下是操作方法：

1. 選擇單元格以放置下拉列表；
2. 點擊 Kutools 選項卡，然後點擊 下拉列表 > 創建簡單下拉列表；
3. 選擇您想在下拉列表中顯示的單元格範圍（或直接輸入用逗號分隔的項目），然後點擊確定。
   

從表格（動態）創建下拉列表

如果您想創建一個動態可擴展的下拉列表，當您從連結源列表中添加或刪除項目時自動更新，您應將連結源數據放入 Excel 表格中。

步驟1：將連結源列表轉換為對照表

選擇連結源列表，然後點擊插入 > 對照表，在創建對照表對話框中，如果選擇包括列標題，請勾選我的對照表有標題，然後點擊確定。

步驟2：選擇您想放置下拉列表的單元格

步驟3：點擊數據選項卡，然後點擊數據驗證

步驟4：在數據驗證對話框中指定選項

在選項 標籤下，請指定以下選項：

1. 從允許 下拉列表中選擇一維表；
2. 點擊選擇圖標以選擇連結源 部分中的對照表範圍（不包括標題）；
3. 點擊確定。

結果：

下拉列表已創建。

當您從連結源對照表中添加或刪除項目時，下拉列表將同時更新。

從區域名稱創建下拉列表

如果您將在多個工作表中基於相同的連結源列表創建下拉列表，我建議您為連結源列表創建一個區域名稱以便於引用。

步驟1：為連結源列表創建一個區域名稱

選擇連結源列表，然後轉到名稱框（公式欄旁邊），輸入一個名稱（名稱中不能含有空格或其他特殊字符），然後按 Enter 鍵完成。

步驟2：選擇您想放置下拉列表的單元格

步驟3：點擊數據選項卡，然後點擊數據驗證

步驟4：在數據驗證對話框中指定選項

在選項標籤下，請指定以下選項：

1. 從允許 下拉列表中選擇一維表 ；
2. 在連結源部分中輸入等號，然後輸入您在步驟1 中設置的名稱

   =SourceList

   您也可以點擊連結源文本框並按F3鍵以打開粘貼名稱對話框，然後從列表中選擇您想要的區域名稱，點擊確定 以將其插入到文本框中。
3. 點擊確定。

結果：

下拉列表已創建。

從另一個工作簿創建下拉列表

如果連結源列表和待創建的下拉列表位於不同的工作簿中，當您在數據驗證對話框的連結源 部分選擇連結源列表時，會彈出一個警告以防止創建。

這部分將告訴您如何從另一個工作簿創建下拉列表。

步驟1：在連結源工作簿中為連結源列表創建一個區域名稱

在連結源工作簿中，選擇您想在下拉列表中顯示的連結源項目。然後轉到公式欄旁邊的名稱框，輸入一個名稱，例如 "SourceList"。

步驟2：在下拉列表工作簿中定義一個引用連結源列表的名稱

1. 啟用您想創建下拉列表的工作簿，點擊公式 > 定義名稱。

   定義名稱 "/>

2. 在彈出的新建名稱對話框中，設置如下：

   1. 在名稱框中輸入一個名稱，例如Items；
   2. 在 引用框中輸入等號，然後輸入連結源工作簿名稱和您在步驟1 中為連結源列表定義的名稱 例如

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. 點擊 確定.

       

步驟3：選擇您想放置下拉列表的單元格

步驟4：點擊數據選項卡，然後點擊數據驗證

步驟5：在數據驗證對話框中指定選項

在選項 標籤下，請指定以下選項：

1. 從允許下拉列表中選擇一維表；
2. 在 連結源 部分中輸入等號，然後輸入您在步驟3 中定義的名稱

   =Items

3. 點擊確定。

   

結果：

下拉列表已創建。

錯誤警告（允許其他輸入）

默認情況下，下拉列表僅允許輸入列表中包含的值到單元格中。當您輸入一個不存在於下拉列表中的值並按下 Enter 鍵時，將顯示錯誤警告，如下圖所示。當您點擊重試按鈕時，輸入的值將被選中以重新編輯。點擊取消按鈕將清除輸入的值。

• 如果您想允許用戶輸入其他值並停止顯示錯誤警告，您可以這樣做：

  1. 選擇您想停止錯誤警告的下拉列表單元格，點擊數據 > 數據驗證。

  2. 在數據驗證對話框中，在錯誤警告標籤下，取消勾選輸入無效數據後顯示錯誤警告 復選框。點擊確定。

     

  現在當用戶輸入其他值時，不會顯示錯誤警告。

• 如果您想允許用戶輸入其他值但也顯示警告以提醒他們，請這樣做：

  1. 選擇您想允許輸入其他值的下拉列表單元格，點擊數據 > 數據驗證。

  2. 在 數據驗證 對話框中，在 錯誤警告 標籤下：
     1. 保持輸入無效數據後顯示錯誤警告 復選框勾選；
     2. 從樣式 下拉列表中選擇信息 ；
     3. 指定標題和錯誤訊息，點擊確定。

     

  從現在開始，當用戶輸入其他值時，將彈出一個對話框提醒，點擊確定 以保留輸入的值，點擊取消以清除輸入的值。

  

輸入訊息

在創建下拉列表時，您可以添加一個輸入訊息，以提醒用戶在選擇單元格時從下拉列表中選擇項目，或顯示您想要顯示的其他信息。

1. 選擇您想添加輸入訊息的下拉列表單元格，點擊數據 > 數據驗證。

2. 在數據驗證對話框中，在 輸入訊息標籤下

1. 保持選擇單元格時顯示輸入訊息復選框勾選；
2. 指定標題 和輸入訊息，點擊確定。

現在，當用戶選擇下拉列表的單元格時，將顯示您提供信息的黃色文本框。

其他備註

1. 默認情況下，當創建下拉列表時，“忽略空白”復選框被 選中。這意味著用戶可以將單元格留空而不會彈出警告。

   如果“忽略空白”復選框未勾選，範圍內的空白單元格將被視為無效輸入，將彈出警告。

2. 如果您想更改下拉列表中項目的順序，您可以重新排列連結源列表。

3. 如果 數據驗證功能被禁用，可能是因為您正在受保護的工作表中工作。要啟用數據驗證，只需取消保護工作表，然後應用所需的數據驗證設置。