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如何在 Excel 中找到前 5 個或前 n 個最常見的文字或數字?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-12

從一組單元格中獲取最常見文字是我們大多數人經常遇到的任務。在某些情況下,您還可能需要從列表中查找並提取出現頻率最高的前三個或前 N 個文字,如下方截圖所示。為了解決這個問題,本文將介紹一些快速技巧給您。


使用公式查找並提取前三個或前 n 個最常見的文字或數字

您可以通過以下公式來完成此任務,請按照以下步驟操作:

公式 1:普通公式 + 數組公式

1. 請應用以下公式以獲取出現頻率最高的值:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$18,MODE(MATCH($A$2:$A$18,$A$2:$A$18,0)+{0,0})),"")

注意

1. 在此公式中,A2:A18 是您要查找值的數據列表。

2. 如果您使用的是 Microsoft 365 之前的 Excel 版本,則應按 Ctrl + Shift + Enter 獲取結果。對於 Microsoft 365 和更新版本的 Excel 用戶,您只需在結果單元格中輸入公式,然後按 Enter 鍵即可。

A screenshot of the array formula result for extracting the most frequent value

2. 接下來,您應該使用以下數組公式來獲取第二頻繁的值,在第一個公式單元格下方輸入此公式,然後同時按下 Ctrl + Shift + Enter 鍵以獲得正確結果,請參閱截圖:

=IFERROR(INDEX(A$2:A$18,MODE(IF(COUNTIF(C$2:C2,A$2:A$18)=0,MATCH(A$2:A$18,A$2:A$18,0)+{0,0}))),"")
注意:在此公式中,A2:A18 是您要查找值的數據列表,C2 是您剛才提取的最頻繁值的公式單元格。

A screenshot of the array formula used to extract the second most frequent value in Excel

3. 提取第二頻繁值後,向下拖動該公式單元格以根據需要獲取其他 n 個值。請參閱截圖:

A screenshot showing how to drag the formula down to extract other frequent values in Excel

4. 最後,您可以使用以下公式來獲取提取文字的出現次數,請參閱截圖:

=COUNTIF($A$2:$A$18, C2)

A screenshot of the formula used to count the occurrences of a text in Excel


公式 2:數組公式

實際上,您也可以使用單一數組公式來獲取結果,請按照以下步驟操作:

1. 在空白單元格中輸入或複製以下公式(您希望獲取結果的位置),然後同時按下 Ctrl + Shift + Enter 鍵以獲取第一個結果,請參閱截圖:

=INDEX($A$2:$A$18,MATCH(MIN(MODE(IF(NOT(COUNTIF(C$1:C1,$A$2:$A$18)),(COUNTIF($A$2:$A$18,"<"& $A$2:$A$18)+1)*{1,1}))),COUNTIF($A$2:$A$18,"<"& $A$2:$A$18)+{1},0))
注意:在公式中,A2:A18 是您要查找值的數據列表,C1 是公式上方的單元格。

A screenshot of the array formula for extracting the top frequent values

2. 然後,向下拖動該公式以獲取其他值。如果您想獲取前三個最頻繁的值,只需向下拖動到其他兩個單元格即可,請參閱截圖:

A screenshot of the array formula result showing the top frequent values in Excel

3. 同樣,您也可以使用以下公式來獲取提取文字的出現次數:

=COUNTIF($A$2:$A$18, C2)

A screenshot of the PivotTable option in Excel to extract frequent values


使用數據透視表查找並提取前三個或前 n 個最常見的文字或數字

如果您熟悉數據透視表,可以快速生成一個表格,將數據從最常出現到最少出現進行排列。請按照以下步驟操作:

1. 選擇您要使用的數據列表,然後點擊 插入 > 數據透視表,請參閱截圖:

A screenshot of the PivotTable option in Excel ribbon

2. 在彈出的 創建數據透視表 對話框中,選擇放置數據透視表的位置,請參閱截圖:

A screenshot of the 'Create PivotTable' dialog box in Excel

3. 然後,點擊 確定 按鈕,會顯示一個數據透視表字段窗格。將列名分別拖到 區域,您將得到如下截圖所示的數據透視表:

A screenshot of the PivotTable fields pane showing values for creating a PivotTable

4. 點擊數字列中的任意單元格,然後右鍵單擊,選擇 排序 > 從大到小排序,請參閱截圖:

A screenshot showing how to sort PivotTable results from largest to smallest

5. 然後,數據透視表中的值計數將從大到小排序,您可以一目了然地看到前三個最常見的文字,請參閱截圖:

A screenshot of the sorted PivotTable results showing the top frequent values in Excel


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