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如何在 Excel 中查找前 5 或 n 個最常用的文本或數字?

對於我們大多數人來說,從單元格列表中獲取最常見的文本是一項常見任務。 在某些情況下,您可能還需要從列表中查找並提取前 3 或 n 個最常見的文本,如下圖所示。 為了解決這個問題,本文將為您介紹一些快速技巧。


使用公式查找並提取前 3 個或 n 個最常見的文本或數字

您可以使用以下公式來完成此任務,請按以下方式執行:

公式一:普通公式+數組公式

1. 請應用以下公式來獲得出現頻率最高的值:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$18,MODE(MATCH($A$2:$A$18,$A$2:$A$18,0)+{0,0})),"")

筆記:

1.在這個公式中 A2:A18 是您要從中查找值的數據列表。

2. 如果您使用的是 Microsoft 365 之前的 Excel 版本,您應該按 Ctrl + Shift + Enter 得到結果。 對於 Microsoft 365 和更新版本 Excel 的用戶,您只需在結果單元格中輸入公式,然後按 Enter 鍵。

2. 然後,您應該使用以下數組公式獲取第二個最頻繁的值,在第一個公式單元格下方輸入此公式,然後按 Ctrl + Shift + Enter 鍵在一起以獲得正確的結果,請參見屏幕截圖:

=IFERROR(INDEX(A$2:A$18,MODE(IF(COUNTIF(C$2:C2,A$2:A$18)=0,MATCH(A$2:A$18,A$2:A$18,0)+{0,0}))),"")
備註:在此公式中, A2:A18 是您要從中查找值的數據列表, C2 是您剛剛提取的最頻繁值的公式單元格。

3. 提取第二個最頻繁的值後,將此公式單元格向下拖動以根據需要獲取其他 n 值。 看截圖:

4. 最後,您可以使用以下公式獲取提取文本的出現次數,見截圖:

=COUNTIF($A$2:$A$18, C2)


公式二:數組公式

其實,你也可以使用單個數組公式來得到結果,請這樣做:

1. 將以下公式輸入或複製到要獲取結果的空白單元格中,然後按 Ctrl + Shift + Enter 鍵在一起以獲得第一個結果,請參見屏幕截圖:

=INDEX($A$2:$A$18,MATCH(MIN(MODE(IF(NOT(COUNTIF(C$1:C1,$A$2:$A$18)),(COUNTIF($A$2:$A$18,"<"& $A$2:$A$18)+1)*{1,1}))),COUNTIF($A$2:$A$18,"<"& $A$2:$A$18)+{1},0))
備註: 在公式, A2:A18 是您要從中查找值的數據列表, C1 是公式的上述單元格。

2. 然後,將此公式向下拖動以獲取其他值。 如果你想獲得前 3 個最頻繁的值,你只需要向下拖動到其他兩個單元格,看截圖:

3. 同樣,您還可以使用以下公式獲取提取文本的出現次數:

=COUNTIF($A$2:$A$18, C2)


使用數據透視表查找並提取前 3 或 n 個最常見的文本或數字

如果您熟悉數據透視表,您可以快速獲得一個表格,將數據從最頻繁出現的數據排列到最不頻繁出現的數據。 請執行以下步驟:

1. 選擇要使用的數據列表,然後單擊 插入 > 數據透視表,請參見屏幕截圖:

2。 在彈出 創建數據透視表 對話框中,選擇要放置數據透視表的位置 選擇要放置數據透視表報表的位置 部分,請參見屏幕截圖:

3。 然後,點擊 OK 按鈕,一個 數據透視表字段 顯示窗格。 將列名拖入 價值觀 區域分開,您將獲得如下圖所示的數據透視表:

4. 單擊數字列中的任意單元格,然後單擊鼠標右鍵,然後選擇 分類 > 排序最大到最小,請參見屏幕截圖:

5. 然後,pivotable 中的值的計數從大到小排序,您可以一目了然地看到前 3 個最常見的文本,見截圖:


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Comments (2)
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this is horrible
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Thank you for this. I have been struggling to make a formula to identify the top 5 zipcodes and this formula has been the only one that worked. Would you have any thoughts on adding multiple search criteria for this formula? I thought adding & to the match would do the trick, however adding this is returning 0 values despite what the data represents. Any suggestestions would be welcomed. Thank you for your time.

=IFERROR(INDEX(MonthlyData[Zip],MODE(MATCH(MonthlyData[Zip]&$D$3&$G$3&$C15&$R$5,MonthlyData[Zip]&MonthlyData[Group_Name]&MonthlyData[Report Date]&MonthlyData[Sub]&MonthlyData[R],0)+{0,0})),"")
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