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如何在 Excel 中找出前 5 項（或任意 n 個）最常出現的文字或數字？

作者Xiaoyang修改日期

對多數人而言，從儲存格清單中找出最常出現的文字是項常見任務。在某些情況下，您可能還需要進一步找出並提取清單中出現頻率最高的前 3 項（或前 N 個）文字，如下方截圖所示。本文將為您介紹幾種快速達成此目標的實用技巧。

使用公式找出並提取前 3 項或 n 個最常出現的文字或數字

您可以透過以下公式完成此任務，請照著下列步驟操作：

公式 1：一般公式＋陣列公式

1. 請套用下列公式，取得出現最頻繁的值：

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$18,MODE(MATCH($A$2:$A$18,$A$2:$A$18,0)+{0,0})),"")

注意事項：

1. 在此公式中，A2:A18 是您要從中找出數值的資料清單。

2. 若您使用的是 Microsoft 365 之前的 Excel 版本，請按下 Ctrl + Shift + Enter 以取得結果；而 Microsoft 365 及更新版 Excel 的使用者，只需在結果儲存格中輸入公式後，按下 Enter 鍵即可！

用於提取最常見數值的陣列公式結果螢幕截圖

2. 接著，在第一個公式儲存格下方輸入下列陣列公式以取得第二常見的值，然後同時按下 Ctrl + Shift + Enter 鍵，即可獲得正確結果，詳見截圖：

=IFERROR(INDEX(A$2:A$18,MODE(IF(COUNTIF(C$2:C2,A$2:A$18)=0,MATCH(A$2:A$18,A$2:A$18,0)+{0,0}))),"")
注意：在此公式中，A2:A18 是您要從中找出值的資料清單，C2 是您剛才提取最常出現值的公式儲存格。

用於在 Excel 中提取第二常見數值的陣列公式螢幕截圖

3. 提取第二常見的值後，向下拖曳該公式儲存格，即可依需求取得其他 n 個值。詳見截圖：

展示如何向下拖曳公式以提取 Excel 中其他常見數值的螢幕截圖

4. 最後，您可以使用下列公式取得提取文字的出現次數，詳情請見截圖：

=COUNTIF($A$2:$A$18, C2)

用於計算 Excel 中文字出現次數的公式螢幕截圖

公式 2：陣列公式

事實上，您也可以使用單一陣列公式取得結果，請照著下列步驟操作：

1. 在您希望顯示結果的空白儲存格中輸入或複製下方公式，然後同時按下 Ctrl + Shift + Enter 鍵，即可取得第一個結果，詳見截圖：

=INDEX($A$2:$A$18,MATCH(MIN(MODE(IF(NOT(COUNTIF(C$1:C1,$A$2:$A$18)),(COUNTIF($A$2:$A$18,"<"& $A$2:$A$18)+1)*{1,1}))),COUNTIF($A$2:$A$18,"<"& $A$2:$A$18)+{1},0))
注意：在公式中，A2:A18 是您要從中找出值的資料清單，C1 是您公式上方的儲存格。

用於提取最高頻數值的陣列公式螢幕截圖

2. 接著，向下拖曳此公式以取得其他數值。若想獲取出現頻率最高的前 3 個值，只需繼續向下拖曳至另外兩個儲存格即可，詳情請見截圖：

顯示 Excel 中最高頻數值的陣列公式結果螢幕截圖

3. 同樣地，您也可使用下方公式取得提取文本的出現次數：

=COUNTIF($A$2:$A$18, C2)

Excel 中用於提取常見數值的樞紐分析表選項螢幕截圖

使用資料透視表找出並提取前 3 項或 n 個最常出現的文字或數字

如果您熟悉樞紐分析表，就能快速建立一個依出現頻率從高到低排序的資料表格。請依照下列步驟操作：

1. 選取您要使用的資料清單，然後點擊插入> 樞紐分析表，詳見截圖：

Excel 功能區中的樞紐分析表選項螢幕截圖

2. 在彈出的建立樞紐分析表對話方塊中，於選擇您要放置樞紐分析表的位置區段選取樞紐分析表的放置位置，詳見截圖：

Excel 中「建立樞紐分析表」對話框的螢幕截圖

3. 接著，點擊確定按鈕後，系統將顯示樞紐分析表欄位窗格。只需將欄位名稱分別拖曳至列與值區域，即可立即生成如下方截圖所示的樞紐分析表：

顯示用於建立樞紐分析表之欄位的樞紐分析表欄位窗格螢幕截圖

4. 點選數字欄位中的任一儲存格，按下滑鼠右鍵，並選擇排序 > 依大到小排序，詳見截圖：

展示如何將樞紐分析表結果從最大到最小排序的螢幕截圖

5. 接著，樞紐分析表中的值會依計數由大到小排序，讓您一目了然掌握出現頻率最高的前 3 個文字，詳見截圖：

顯示 Excel 中最高頻數值的已排序樞紐分析表結果螢幕截圖

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