如何在 Excel 中僅使用顏色而不是文字來填充下拉列表單元格？

Author Siluvia Last modified 2025-08-23

在某些情況下，您可能會使用交通燈顏色來報告專案的狀態。例如，在下面的專案管理表中，綠色代表良好，黃色代表有風險，紅色代表偏離軌道。使用顏色來報告專案狀態是一種直觀的專案管理方式。此外，您可能希望在單元格中僅顯示顏色而不顯示相應的文字。本文提供了兩種方法來幫助您完成此任務。

A GIF showing cells filled with drop-down lists using colors only

使用條件格式僅用顏色填充下拉單元格而不是文字
 使用出色的工具僅用顏色填充下拉單元格而不是文字

使用條件格式僅用顏色填充下拉單元格而不是文字

事實上，使用條件格式規則僅會將顏色分配給某個範圍內的相應文字。要在下拉列表單元格中僅顯示顏色而沒有文字，您需要更改單元格的格式。

1. 首先，您需要在「狀態」列的單元格中創建一個下拉列表。

備註：如果您已經在單元格中創建了下拉列表，請跳過此步驟。

1.1 選擇「狀態」列中的單元格（在此案例中為 G7:G13），點擊數據 > 數據驗證 > 數據驗證。

A screenshot of Data Validation option in Excel

1.2 在打開的「 數據驗證」對話框中並在「設置」標籤下，您需要進行以下操作：

1.2.1 在「允許」框中選擇「列表」；

1.2.2 點擊「來源」框，然後選擇您希望出現在下拉列表中的條目。或者您可以手動輸入條目並用逗號分隔；

1.2.3 點擊「確定」按鈕。

A screenshot of selecting list entries for an Excel drop-down list in Data Validation settings

2. 保持下拉列表單元格被選中，點擊首頁 > 條件格式 > 高亮顯示單元格規則 > 等於。

A screenshot showing Conditional Formatting options under the Home tab in Excel

3. 在「等於」對話框中，您需要進行如下配置。

3.1) 在第一個框中，選擇包含您要分配特定顏色的值的單元格，這裡我選擇 A2，或者您可以手動在框中輸入該值；

3.2) 在「設置為」下拉列表中選擇「自訂格式」。

A screenshot of the Equal To dialog box for setting Conditional Formatting rules in Excel

4. 在「設定單元格格式」對話框中，轉到「填滿」標籤，指定背景色，然後點擊「確定」以保存設置。

A screenshot of the Format Cells dialog with the Fill tab for setting cell background colors in Excel

5. 當返回到「等於」對話框時，點擊「確定」。

6. 重複上述步驟 2 到 5，為其他值分配顏色。

默認情況下，當在下拉列表中選擇一個值時，該值將填充到單元格中。在我們的情況下，顏色和文字都將顯示在下拉列表單元格中。您需要更改單元格格式以隱藏單元格值並僅保留顏色。

A screenshot showing cells with drop-down list values and their corresponding colors

7. 選擇下拉列表單元格，右鍵單擊並在上下文菜單中選擇「設定單元格格式」。

A screenshot of the Format Cells option in the right-click context menu in Excel

8. 在「設定單元格格式」對話框中並在「數字」標籤下，您需要進行以下操作：

8.1) 在「類別」框中選擇「自訂」；

8.2) 在「類型」文本框中輸入三個分號 (;;;)；

8.3) 點擊「確定」。

A screenshot of the Format Cells dialog with the Custom number format set to hide text values in Excel

現在，您可以僅使用顏色而不是文字來填充下拉列表單元格。

A GIF showing cells filled with drop-down lists using colors only

使用出色的工具僅用顏色填充下拉單元格而不是文字

在上述方法中，為下拉列表中的每個值創建條件格式規則非常耗時。在此我們向您介紹 Kutools for Excel 的「 建立顏色下拉清單」功能。使用此功能，您可以輕鬆地為下拉列表條目分配不同的顏色，然後手動更改單元格的格式以隱藏單元格值並僅保留顏色。

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1. 選擇您將為下拉條目分配顏色的下拉列表單元格。

2. 點擊 Kutools > 下拉列表 > 建立顏色下拉清單。

A screenshot of Kutools Colored Drop-down List feature in the ribbon

3. 在「建立顏色下拉清單」對話框中，請進行以下設置。

3.1) 在「 清單項目」框中選擇一個下拉條目（默認情況下，所有下拉條目都已列出）；

3.2) 在「選擇顏色」部分，為所選條目指定一種顏色；

3.3) 重複上述步驟，直到所有條目都被分配顏色；

3.4) 點擊「確定」。見截圖：

A screenshot of the Colored Drop-down List dialog

現在，所選範圍內的所有下拉條目都被分配了不同的顏色。

4. 全選下拉列表單元格，右鍵單擊並在上下文菜單中選擇「 設定單元格格式」。

A screenshot of selecting Format Cells from the context menu

5. 在「設定單元格格式」對話框中並在「數字」標籤下，您需要進行以下操作：

5.1) 在「類別」框中選擇「自訂」；

5.2) 在「類型」文本框中輸入三個分號 (;;;)；

5.3) 點擊「確定」。

A screenshot of the Format Cells dialog with the Custom number format applied to hide text

現在，您可以僅使用顏色而不是文字來填充下拉列表單元格。

A GIF showing cells filled with drop-down lists using colors only

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