如何有效縮小 Excel 檔案大小？

作者Sun修改日期2025-04-03

大型 Excel 檔案在開啟或儲存時可能速度較慢，導致不必要的延遲。本教學提供實用步驟，協助您透過移除多餘的格式、公式、圖片及其他可能使檔案膨脹的元素，有效縮小 Excel 檔案大小。

1 移除使用條件格式

4 壓縮圖片

1 移除使用條件格式

使用條件格式能根據特定規則醒目提示資料，但同時也會讓您的 Excel 檔案變大。若要縮小檔案，可從必要儲存格中移除條件格式。

選取不再需要套用條件格式的儲存格。

按一下「開始」索引標籤 >「樣式」群組中的「條件格式」>「清除規則」>「清除所選儲存格的規則」。
「常用」索引標籤下「條件式格式設定」功能表中「清除規則」選項的螢幕截圖

若您不再需要工作表中的條件格式，請選擇「清除整個工作表的規則」。

2 移除無用的公式

有時，在使用公式合併資料、提取文字或達成其他目的後，您可能會忘記移除這些公式，進而佔用不必要的空間。

1. 選取不再需要公式的儲存格，然後按下 Ctrl + C 進行複製。

2. 接著選取這些儲存格的原始位置，按一下滑鼠右鍵開啟快顯功能表，然後在「貼上值」區段中選擇「選擇性貼上」>「值」。
展示如何使用「選擇性貼上」將公式轉換為數值的螢幕截圖

公式已移除，僅保留數值。

提示：若您已安裝 Kutools for Excel，可使用「轉為實際值」功能，快速將所有選取的公式轉換為實際值。
展示將公式轉換為其運算結果的螢幕截圖 >>>

想進一步了解如何在 Kutools for Excel 中使用此功能？請參閱我們詳盡的逐步教學！

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3 清除資料格式

儲存格格式也會使檔案容量增加。

選取不含資料的儲存格，然後前往「開始」>「清除」（位於「編輯」群組）>「清除格式」。
「常用」索引標籤下「編輯」群組中「清除格式」選項的螢幕截圖

提示：若您已安裝 Kutools for Excel，可使用「清除字元格式」功能，快速清除所選儲存格中的所有字元格式。
Excel 中 Kutools 索引標籤內「清除字元格式」功能的螢幕截圖

注意，此操作將移除所有字元格式，包括上標與下標。

想深入了解如何使用「清除字元格式」功能？請參閱我們完整的教學指南！

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4 壓縮圖片

圖片會佔用大量 Excel 檔案空間，壓縮圖片是縮小檔案大小的有效方法。

注意：壓縮圖片會影響其清晰度。

1. 選取一張圖片，此時將顯示「圖片格式」索引標籤；點選該標籤後，再點選「壓縮圖片」。
「圖片格式」索引標籤中「壓縮圖片」選項的螢幕截圖

2. 在「壓縮圖片」對話方塊中：

取消勾選「僅套用至這張圖片」核取方塊，即可壓縮檔案中的所有圖片。預設情況下，此核取方塊處於勾選狀態，僅會壓縮所選圖片。

接著根據需求選擇一種解析度，然後點選「確定」。
包含解析度選項的「壓縮圖片」對話方塊螢幕截圖

5 刪除監視視窗中的監視項目

若檔案包含大量公式與工作表，請檢查監視視窗是否新增了不必要的監視項目，這些項目也可能導致檔案變大。

1. 按一下「公式」＞「監視視窗」。
「公式」索引標籤下「監視視窗」功能的螢幕截圖

2. 在「監視視窗」中，選取不再需要的監視項目，然後點擊「刪除監視」。
展示如何在「監視視窗」對話方塊中刪除監視項目的螢幕截圖

6 清除不可見字元

Excel 檔案中可能包含一些不可見字元，例如換行符號、不間斷空格與尾端空白，這些都會佔用寶貴的檔案空間。

我們可善用「尋找與取代」功能，快速將不可見字元替換為空值。

將不間斷空格取代為空值：

1. 選取相關的儲存格或工作表，然後按下「Ctrl + H」，即可開啟「尋找與取代」對話方塊。

2. 將游標置於「尋找目標」方塊中，按住 Alt 鍵，並在數字鍵盤上輸入 0160.

3. 將「取代為」方塊留空，然後點擊「全部取代」。
用於清除不可見字元的「尋找與取代」對話方塊螢幕截圖

現在所有不間斷空格都已成功清除。

若要移除換行符號，請在「尋找目標」文字方塊中按住 Alt 鍵並輸入 010.

若要清除後方空格或多餘空白，可使用 Kutools for Excel 的「刪除空格」功能，依需求一鍵移除前置、尾端、多餘或所有空白。
Excel 中 Kutools「移除空格」功能的螢幕截圖展示各種移除空格選項的螢幕截圖

深入了解如何在 Kutools for Excel 中使用刪除空格功能，請參閱我們詳盡的教學指南。

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