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Excel 下拉式清單：建立、編輯、移除及更多進階操作

作者Siluvia修改日期
 

下拉式清單與清單方塊類似，可讓使用者從選項清單中挑選單一值。本教學將示範如何在 Excel 中建立、編輯與移除下拉式清單等基本操作，並進一步介紹進階技巧，強化下拉清單的功能，協助您更有效解決各類 Excel 難題。

目錄：[ 隱藏 】

（點選下方或右側目錄中的任一標題，即可跳轉至對應章節。）

建立簡易下拉式清單

若要使用下拉式清單，您必須先學會如何建立它。本節提供六種方法，協助您在 Excel 中輕鬆建立下拉式清單。

根據儲存格範圍建立下拉式清單

在此，我們將示範如何在 Excel 中根據儲存格範圍建立下拉式選單。請依照下列步驟操作：

1. 選取您要放置下拉式清單的儲存格範圍。

提示：按住「Ctrl」鍵並逐一選取儲存格，即可為多個不連續的儲存格同時建立下拉式清單。

2. 點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

Excel 功能區中「資料驗證」選項的螢幕截圖

3. 在「資料驗證」對話方塊的「設定」索引標籤中，請進行以下設定。

3.1）在「允許」下拉式清單中，選取「清單」；
3.2）在「來源」方塊中，選取您將在下拉列表中顯示值的儲存格範圍；
3.3）按一下「確定」按鈕。

「資料驗證」對話框中「設定」標籤的螢幕截圖，已選取「清單」

注意事項：

1）您可依需求勾選或取消勾選「忽略空白」方塊，以決定如何處理選擇區域中的空白儲存格；
2）請確保已勾選「儲存格內下拉式清單」方塊。若未勾選此方塊，選取儲存格時將不會出現下拉箭頭。
3）在「來源」方塊中，您可手動輸入以逗號分隔的值，如下方螢幕截圖所示。

「資料驗證」中「來源」方塊的螢幕截圖，手動輸入下拉式清單的值

現在已建立下拉式清單。當您點擊含有下拉式清單的儲存格時，旁邊會出現一個箭頭；點擊該箭頭即可展開清單，並從中選擇所需項目。

Excel 中已建立之下拉式清單的螢幕截圖

根據表格建立動態下拉式清單

您可以將數據區域轉換為 Excel 表格，並以此表格範圍建立動態下拉式清單。

1. 選取原始資料區域，然後按下「Ctrl」+「T」鍵。

2. 在彈出的「建立表格」對話方塊中點擊「確定」，即可將資料區域轉換為表格。

Excel 中「建立表格」對話框的螢幕截圖，用於將範圍轉換為表格

3. 選取您要放置下拉式清單的儲存格範圍，然後按一下「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

4. 在「資料驗證」對話方塊中，您需要執行下列操作：

4.1）在「允許」下拉列表中選取「清單」；
4.2）在「來源」方塊中選取表格範圍（不含標題）；
4.3）按一下「確定」按鈕。

Excel「資料驗證」對話框的螢幕截圖，顯示已選取表格範圍作為下拉式清單來源

接著，動態下拉式清單便已建立完成。當您在表格範圍內新增或刪除資料時，下拉式清單中的選項將自動同步更新。

使用公式建立動態下拉式清單

除了根據表格範圍建立動態下拉式清單外，您還能運用公式在 Excel 中打造動態下拉式清單。

1. 選取您要用來顯示下拉式清單的儲存格。

2. 點擊「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

3. 在「資料驗證」對話方塊中，請完成以下設定。

3.1）在「允許」方塊中選取「清單」；
3.2）在「來源」方塊中輸入下列公式；
=OFFSET($A$13,0,0,COUNTA($A$13:$A$24),1)
注意：在此公式中，$A$13 為數據區域的第一個儲存格，而$A$13:$A$24 則是您將據以建立下拉式清單的數據區域。
3.3) 點擊「確定」按鈕。請參閱螢幕截圖：

Excel「資料驗證」對話框的螢幕截圖，其中已輸入 OFFSET 公式以建立動態下拉式清單

接著，動態下拉式清單便已建立完成。當您在指定範圍內新增或刪除資料時，清單中的選項將自動同步更新。

根據具名範圍建立下拉式清單

您還可以在 Excel 中利用具名範圍輕鬆建立下拉式清單。

1. 首先建立具名範圍：選取您希望作為依據的儲存格範圍，在「名稱」方塊中輸入名稱，然後按下「ENTER 鍵」。

在 Excel 名稱方塊中輸入範圍名稱以建立具名範圍的螢幕截圖

2. 點擊「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

3. 在「資料驗證」對話方塊中，請依下列方式進行設定。

3.1) 在「允許」方塊中，選取「清單」；
3.2) 點擊「來源」方塊，然後按下「F3」鍵。
3.3) 在「貼上名稱」對話方塊中，選取您剛剛建立的儲存格名稱，然後點擊「確定」按鈕；
提示：您也可以手動在「來源」方塊中輸入「=儲存格名稱」。在此範例中，我將輸入「=City」。
3.4) 當返回「資料驗證」對話方塊時，點擊「確定」。請參閱螢幕截圖：

Excel「資料驗證」對話框的螢幕截圖，顯示已選取具名範圍作為下拉式清單來源

現在已成功建立使用具名範圍資料的下拉式清單。

根據另一個活頁簿建立下拉式清單

假設您有一個名為「SourceData」的活頁簿，並希望根據其中的資料，在另一個活頁簿中建立下拉式清單，請依照下列步驟操作。

1. 開啟「SourceData」活頁簿，選取您希望作為下拉式清單依據的資料，在「名稱」方塊中輸入儲存格名稱，然後按下「ENTER 鍵」。

這裡我將範圍命名為「City」。

在 Excel 中為下拉式清單資料定義範圍名稱的螢幕截圖

2. 開啟要插入下拉式清單的工作表，然後點選「公式」>「定義名稱」。

在 Excel 中選取「定義名稱」選項的螢幕截圖

3. 在「新建名稱」對話方塊中，請依據「SourceData」活頁簿中已建立的儲存格名稱來設定具名範圍，並完成下列設定。

3.1) 在「名稱」方塊中輸入一個名稱；
3.2) 在「參照到」方塊中，輸入下方公式。
=SourceData.xlsx!City
3.3) 點擊「確定」以儲存

Excel「新增名稱」對話框的螢幕截圖

注意事項：

1)。 公式中的「SourceData」是包含您要據此建立下拉列表之資料的工作簿名稱；「City」是您在 SourceData 工作簿中指定的儲存格名稱。
2). 如果源數據工作簿的名稱中包含空格或其他字元（例如 ——、# 等），您需要用單引號將工作簿名稱括起來，例如 “ =‘源數據.xlsx‘！ City“。

4. 開啟要插入下拉式清單的活頁簿，選取欲設定下拉式清單的儲存格，然後依序點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

Excel 功能區中「資料驗證」選項的螢幕截圖

5. 在「資料驗證」對話方塊中，請依下列設定進行操作。

5.1) 在「允許」方塊中，選取「清單」；
5.2) 點擊「來源」方塊，然後按下「F3」鍵。
5.3) 在「貼上名稱」對話方塊中，選取您剛剛建立的儲存格名稱，然後點擊「確定」按鈕；
提示：您也可以手動在「來源」方塊中輸入「=儲存格名稱」。在此範例中，我將輸入「=Test」。
5.4) 當返回「資料驗證」對話方塊時，點擊「確定」。

Excel「貼上名稱」對話框的螢幕截圖，用於選取下拉式清單的範圍名稱

現在已在選取的區域中插入下拉式清單，其選項來自另一個活頁簿。

從其他活頁簿中的資料建立之 Excel 下拉式清單的螢幕截圖

輕鬆使用強大工具建立下拉列表

在此，我強力推薦「Kutools for Excel」的「建立簡易下拉列表」功能！透過這項實用工具，您能輕鬆以特定儲存格的值建立下拉列表，也能直接套用 Excel 內建的自訂列表快速生成下拉選單。

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1. 選取要插入下拉式清單的儲存格，然後點選「Kutools」>「下拉式清單」>「建立簡易下拉式清單」。

Excel 功能區中 Kutools「建立簡易下拉式清單」選項的螢幕截圖

2. 在「建立簡易下拉式清單」對話方塊中，請完成以下設定。

3.1) 在「套用至」方塊中，您可以看到選擇區域已顯示於此。您可以根據需要變更套用的儲存格範圍；
3.2) 在「來源」區段中，若您要根據儲存格範圍的資料建立下拉式清單，或僅需手動輸入值，請選取「輸入值或參照儲存格值」選項。在文字方塊中，選取您要據此建立下拉列表的儲存格範圍，或輸入值（以逗號分隔）；
3.3) 點擊「確定」。

「建立簡易下拉式清單」對話框的螢幕截圖，可在其中輸入範圍或值

注意：若您想根據 Excel 中預設的自訂列表建立下拉式選單，請在「來源」區段中選擇「自訂列表」選項，於「自訂列表」方塊中選取所需的自訂列表，然後按一下「確定」按鈕。

「建立簡易下拉式清單」對話框的螢幕截圖，已選取「自訂清單」選項

現在已在選擇區域中插入下拉式清單。

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編輯下拉式清單

若您想編輯下拉式清單，本節所提供的方法將助您輕鬆達成。

編輯以儲存格範圍為基礎的下拉式清單

若要編輯以儲存格範圍為基礎的下拉式清單，請依照下列步驟操作：

1. 選取包含要編輯之下拉式清單的儲存格，然後依序點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

2. 在「資料驗證」對話方塊中，修改「來源」欄位中的儲存格參照，然後按一下「確定」。

Excel「資料驗證」對話框的螢幕截圖，其中編輯「來源」方塊以更新下拉式清單

編輯以具名範圍為基礎的下拉式清單

假設您在具名範圍中新增或刪除了值，而下拉式清單正是以此具名範圍為基礎建立的。若要讓下拉式清單即時反映這些更新後的值，請依照下列步驟操作。

1. 點選「公式」>「名稱管理器」。

提示：按下「Ctrl」+「F3」即可快速開啟「名稱管理器」視窗。

Excel 功能區中「名稱管理員」選項的螢幕截圖

2. 在「名稱管理員」視窗中，請進行下列設定：

2.1) 在「名稱」方塊中，選取您要更新的已命名範圍；
2.2) 在「參照到」區段中，點擊按鈕範圍選取按鈕以選取下拉式清單的更新範圍；
2.3) 點擊「關閉」按鈕。

在 Excel「名稱管理員」中選取新範圍以更新下拉式清單的螢幕截圖

3. 接著會彈出「Microsoft Excel」對話方塊，請按一下「是」按鈕以儲存變更。

Microsoft Excel 對話框的螢幕截圖，確認儲存對下拉式清單具名範圍的變更

接著，根據此具名範圍建立的下拉式清單將自動更新。

移除下拉式清單

本節將說明如何在 Excel 中移除下拉式清單。

使用 Excel 內建功能移除下拉式清單

Excel 提供內建功能，協助您輕鬆移除工作表中的下拉式清單。請依照下列步驟操作：

1. 選取包含要移除之下拉式清單的儲存格範圍。

2. 點擊「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

3. 在「資料驗證」對話方塊中，點擊「全部清除」按鈕，再點擊「確定」以儲存變更。

「資料驗證」對話框中「全部清除」選項的螢幕截圖

下拉式清單已從所選區域中移除。

輕鬆使用強大工具移除下拉式清單

「Kutools for Excel」提供實用工具「清除資料驗證限制」，讓您輕鬆一次從單一或多個選取區域移除下拉式清單。請依照下列步驟操作：

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1. 選取包含您要移除的下拉式清單之儲存格範圍。

2. 按一下「Kutools」>「限制輸入」>「清除資料驗證限制」。請參閱下方截圖：

Kutools for Excel 功能表中「清除資料驗證限制」選項的螢幕截圖

3. 接著會彈出「Kutools for Excel」對話方塊，詢問您是否要清除下拉式清單，請點擊「確定」按鈕。

Kutools 對話框的螢幕截圖，要求確認移除下拉式清單

接著，此選取區域中的下拉式清單將立即移除。

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為下拉式清單新增色彩

在某些情況下，您可能需要建立一個以顏色區分的下拉式清單，讓儲存格中的資料一目了然。本節提供兩種方法，協助您輕鬆達成此目標。

使用使用條件格式為下拉式清單新增顏色

您可以為包含下拉式清單的儲存格設定條件式格式規則，以套用醒目提示色彩。請依照下列步驟操作：

1. 選取您要設定顏色標示的下拉式清單儲存格。

2. 按一下「開始」>「使用條件格式」>「管理規則」。

3. 在「條件格式規則管理員」對話方塊中，點擊「新增規則」按鈕。

「條件式格式規則管理員」的螢幕截圖，其中「新增規則」按鈕已醒目提示

4. 在「新增格式設定規則」對話方塊中，請依下列方式進行設定。

4.1) 在「選取規則類型」方塊中，選擇「僅格式化包含以下內容的儲存格」選項；
4.2) 在「僅格式化包含以下內容的儲存格」區段中，從第一個下拉式清單選取「特定文字」，從第二個下拉式清單選取「包含」，然後在第三個方塊中選取來源清單的第一個項目；
提示：在此範例中，我在第三個文字方塊中選取儲存格 A16。A16 是我建立下拉式清單所依據之來源清單的第一個項目。
4.3) 點擊「格式」按鈕。
「新增格式規則」對話框的螢幕截圖，包含特定文字格式選項
4.4) 在「設定儲存格格式」對話方塊中，切換至「填滿」索引標籤，為指定文字選擇一種背景顏色，然後點擊「確定」按鈕。或者，您也可以根據需要為文字選擇特定的字體顏色。
「儲存格格式」對話框的螢幕截圖，顯示「填滿」標籤與背景色彩選取
4.5) 當返回「新增格式設定規則」對話方塊時，點擊「確定」按鈕。

5. 返回「使用條件格式規則管理」對話方塊後，請重複上述步驟 3 與 4，為其他下拉式選項指定顏色。完成設定後，按一下「確定」儲存變更。

指定下拉式清單項目色彩後的「條件式格式規則管理員」螢幕截圖

從現在起，當您在下拉式清單中選取項目時，儲存格將依據所選文字，以指定的背景顏色醒目顯示。

Excel 中帶有色彩編碼選項之下拉式清單的動畫範例

輕鬆使用強大工具為下拉式清單新增色彩

這裡我們為您介紹「Kutools for Excel」的「帶顏色的下拉清單」功能，讓您輕鬆為 Excel 下拉式清單增添色彩！

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1. 選取您想為其新增顏色的下拉式清單儲存格。

2. 點選「Kutools」>「下拉列表」>「帶顏色的下拉清單」。

Kutools for Excel 功能表中「彩色下拉式清單」選項的螢幕截圖

3. 在「帶顏色的下拉清單」對話方塊中，請依照下列步驟操作。

3.1) 在「套用至」區段中，選取「儲存格」選項；
3.2) 在「資料驗證區域」方塊中，您可以看到所選的儲存格參照已顯示於內。您可以根據需要變更儲存格範圍；
3.3) 在「清單項目」方塊中（所有下拉式項目選擇區域均顯示於此），選取您要為其指定顏色的項目；
3.4) 在「選擇顏色」區段中，選擇一種背景顏色；
注意：您需要重複步驟 3.3 與 3.4，以替其他項目指定不同顏色；
3.5) 點擊「確定」按鈕。請參閱螢幕截圖：

「彩色下拉式清單」對話框的螢幕截圖

提示：若您希望根據下拉式清單的選擇來醒目提示整列，請在「套用至」區段中選取「整列」選項，然後於「醒目提示區域」方塊中指定您要高亮顯示的列。

根據下拉式清單選項醒目提示整列的選項螢幕截圖

現在下拉式選單已依下方截圖所示進行色彩標示。

根據下拉列表的選擇高亮顯示儲存格

Excel 中下拉式清單項目以色彩編碼顯示的動畫範例

醒目列區域根據下拉列表的選擇

根據下拉式清單選項醒目提示整列的 Excel 動畫範例

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在 Excel 或 Google Sheets 中建立相依式下拉式清單

相依式下拉式清單能根據第一個下拉式清單所選的值動態顯示對應選項。若您需要在 Excel 工作表或 Google Sheets 中建立相依式（階層式）下拉式清單，本節提供的方法將協助您輕鬆達成目標。

在 Excel 工作表中建立相依式下拉式清單

下方範例展示了 Excel 工作表中的相依式下拉清單。

請按一下 如何在 Excel 中建立相依式階層下拉式清單？，立即取得逐步教學指南！

在 Google Sheets 中建立相依式下拉式清單

想在 Google Sheets 中建立相依式下拉式清單？立即參閱 如何在 Google Sheets 中建立相依式下拉式清單？

建立可搜尋的下拉式清單

當工作表中的下拉式清單包含長串項目時，要從中挑選特定項目往往相當不便。若您記得某項目的開頭字元或連續幾個字元，即可善用下拉式清單內建的搜尋功能，快速篩選出目標項目。本節將示範如何在 Excel 中建立可搜尋的下拉式清單。

假設您要作為下拉式清單來源的資料位於 Sheet 1 的 A 欄，如下方截圖所示。請依照下列步驟，在 Excel 中利用這些資料建立可搜尋的下拉式清單。

1. 首先，在原始資料清單旁新增一個輔助欄位，並輸入陣列公式。

在此範例中，我選取儲存格 B2，輸入下列公式，然後按下「Ctrl」+「Shift」+「Enter」組合鍵，即可取得第一筆結果。

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$50,SMALL(IFERROR(MATCH(IF(FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$50)>0,$A$2:$A$50,""),$A$2:$A$50,0),""),ROW(A1))),"")

選取第一筆結果的儲存格，然後向下拖曳其「填滿控點」，直至清單末端。

Excel 中含陣列公式的輔助欄位螢幕截圖

注意：在此陣列公式中，$A$2：$A$50 為您用來建立下拉式清單的原始資料範圍，請依您的實際資料區域調整此範圍。

2. 按一下「公式」>「定義名稱」。

Excel「定義名稱」對話框的螢幕截圖，用於建立具名範圍

3. 在「編輯名稱」對話方塊中，請依下列方式進行設定。

3.1) 在「名稱」方塊中，為已命名範圍輸入一個名稱；
3.2) 在「參照到」方塊中，輸入下方公式；
=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B$2:$B$50)-COUNTIF(Sheet1!$B$2:$B$50,""),1)
3.3) 點擊「確定」按鈕。請參閱螢幕截圖：

Excel「編輯名稱」對話框的螢幕截圖，用於定義具名範圍公式

現在，您將根據已命名的範圍建立下拉式清單。在此範例中，我們會在 Sheet 2 中打造一個可搜尋的下拉式清單。

4. 開啟 Sheet 2，選取包含下拉式清單的儲存格範圍，然後依序點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

Excel 功能區中「資料驗證」選項的螢幕截圖

5. 在「資料驗證」對話方塊中，請依照下列步驟操作。

5.1) 在「允許」方塊中，選取「清單」；
5.2) 點擊「來源」方塊，然後按下「F3」鍵；
5.3) 在彈出的「貼上名稱」對話方塊中，選取您在步驟 3 中建立的已命名範圍，然後點擊「確定」；
Excel「貼上名稱」對話框的螢幕截圖，顯示具名範圍
提示：您也可以直接在「來源」方塊中輸入已命名範圍，格式為「=已命名範圍」。
5.4) 點擊「錯誤警示」索引標籤，取消勾選「輸入無效資料後顯示錯誤警示」方塊，最後點擊「確定」按鈕。
Excel「資料驗證」對話框中「錯誤警示」標籤的螢幕截圖

6. 以滑鼠右鍵按一下工作表標籤（Sheet 2），然後從快捷選單中選擇「檢視程式碼」。

在 Excel 工作表索引標籤中檢視程式碼選項的螢幕截圖

7. 在開啟的「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗中，將下方的 VBA 程式碼貼上至程式碼編輯器內。

VBA 程式碼：在 Excel 中建立可搜尋的下拉式清單

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Application.Calculate
End Sub

Excel Microsoft Visual Basic for Applications 編輯器的螢幕截圖，內含 VBA 程式碼

8. 按下「Alt」+「Q」鍵，即可關閉「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

現在已成功建立可搜尋的下拉式清單！當您想挑選某個項目時，只需在下拉儲存格中輸入該項目的單一字元或連續幾個字元，再點擊下拉箭頭，系統便會即時篩選並顯示相符的選項。請參閱以下截圖：

Excel 中可搜尋之下拉式清單螢幕截圖，輸入字元即可篩選項目

注意：此方法區分大小寫。

建立下拉式清單但顯示不同值

假設您已建立一個下拉式清單，並希望在選取其中項目時，儲存格顯示其他對應內容。例如，您已根據國家名稱列表建立下拉式清單；當從清單中選取某個國家時，儲存格會自動顯示該國的縮寫。本節將透過 VBA 方法，協助您實現此功能。

1. 在源數據（國家名稱欄）右側新增一個欄位，填入您希望於下拉式儲存格中顯示的國家名稱縮寫。

Excel 中國家名稱與縮寫欄位的螢幕截圖

2. 同時選取國家名稱列表與縮寫清單，在「名稱」方塊中輸入您要使用的名稱，然後按下「ENTER 鍵」。

Excel 中用於定義範圍的「名稱」方塊螢幕截圖

3. 選取下拉式清單的儲存格範圍（此處為 D2:D8），然後依序點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

Excel 功能區中「資料驗證」選項的螢幕截圖

4. 在「資料驗證」對話方塊中，請依下列方式進行設定。

4.1) 在「允許」方塊中，選取「清單」；
4.2) 在「來源」方塊中，選取源數據範圍（在此範例中為國家名稱列表）；
4.3) 點擊「確定」。

Excel 中下拉式清單的「資料驗證」設定螢幕截圖

5. 建立下拉式清單後，請在工作表標籤上按一下滑鼠右鍵，然後從快捷功能表中選擇「檢視程式碼」。

Excel 工作表索引標籤中「檢視程式碼」選項的螢幕截圖

6. 在開啟的「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗中，將下方的 VBA 程式碼貼上至程式碼編輯器內。

VBA 程式碼：在下拉式清單中顯示不同值

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice 20201027
    selectedNa = Target.Value
    If Target.Column = 4 Then
        selectedNum = Application.VLookup(selectedNa, ActiveSheet.Range("dropdown"), 2, False)
        If Not IsError(selectedNum) Then
            Target.Value = selectedNum
        End If
    End If
End Sub

注意事項：

1) 在程式碼中，第 "If Target.Column = 4" Then 行中的數字 4 代表您在步驟 3 與 4 中建立之下拉式清單所在的欄位編號。如果您的下拉式清單位於 F 欄，請將數字 4 替換為 6；
2) 第五行中的「dropdown」是您在步驟 2 中建立的儲存格名稱。您可以根據需要進行變更。

7. 按下「Alt」+「Q」鍵，即可關閉「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

從現在起，當您在下拉式清單中選取特定國家名稱時，對應的國家縮寫就會自動顯示在儲存格中。

選取國家名稱並顯示其縮寫之下拉式清單的螢幕截圖

建立包含核取方塊的下拉式清單

許多 Excel 使用者偏好建立包含多個核取方塊的下拉式清單，只需勾選核取方塊，就能輕鬆從清單中選取多個項目。

如下方範例所示，當您點選包含下拉式清單的儲存格時，將會出現一個清單方塊，其中每個項目前方皆附有核取方塊。只需勾選所需項目的核取方塊，對應內容便會顯示於該儲存格中。

如果您想在 Excel 中建立帶有核取方塊的下拉式清單，請參閱 如何在 Excel 中建立帶有多個核取方塊的下拉式清單？。

為下拉式清單新增自動完成功能

如果您有一個包含大量項目的資料驗證下拉式清單，往往得上下捲動才能找到合適項目，或直接在清單方塊中輸入完整字詞。若下拉式清單能在您輸入首字母時自動完成選項，一切將變得更加簡單！

若要在 Excel 工作表中為下拉式清單啟用自動完成功能，請參閱 如何在 Excel 下拉式清單中輸入時自動完成？。

根據下拉式清單的選擇篩選資料

本節將示範如何運用公式建立下拉式清單篩選器，讓您能根據清單中的選擇即時提取對應資料。

1. 首先，您需要建立一個下拉式清單，其中包含您將據以提取資料的特定值。

提示：請依照上述步驟 在 Excel 中建立下拉式清單。

建立包含唯一項目清單的下拉式清單

若您的範圍內含有重複項目，且不希望下拉式清單中出現重複選項，可依照下列方式建立唯一項目清單。

1）按住「Ctrl」+「C」鍵，複製您要用來建立下拉式清單的儲存格，然後貼到新的範圍中。

2）選取新範圍中的儲存格，然後點選「資料」>「刪除重複項目」。

Excel 功能區中「移除重複項目」選項的螢幕截圖

3）在「刪除重複」對話方塊中，點擊「確定」按鈕。

Excel「移除重複項目」對話框的螢幕截圖

4）接著會彈出「Microsoft Excel」對話方塊，顯示已成功移除多少個重複項目，請按一下「確定」。

根據選項顯示資料之 Excel 下拉式清單篩選器的螢幕截圖

現在您已取得唯一項目清單，即可據此建立下拉式選單。

2. 接下來，請依照下列方式建立三個輔助欄位。

2.1) 對於第一個輔助欄位（在此範例中我選擇 D 欄作為第一個輔助欄位），在第一個儲存格（不含欄位標題）中輸入下方公式，然後按下「ENTER 鍵」。選取結果儲存格，接著向下拖曳「填滿控點」，直到抵達範圍底部。
=ROWS($A$2:A2)
Excel 中用於下拉式清單篩選器的第一個輔助欄位公式螢幕截圖
2.2) 對於第二個輔助欄位（E 欄），在儲存格 E2 中輸入下方公式，然後按下「ENTER 鍵」。選取 E2，接著向下拖曳「填滿控點」至範圍底部。
注意：若未在下拉式清單中選取任何值，此處的公式結果將顯示為空白。
=IF(A2=$H$2,D2,"")
Excel 中用於下拉式清單篩選器的第二個輔助欄位公式螢幕截圖
2.3) 對於第三個輔助欄位（F 欄），在 F2 中輸入下方公式，然後按下「ENTER 鍵」。選取 F2，接著向下拖曳「填滿控點」至範圍底部。
注意：若未在下拉式清單中選取任何值，公式結果將顯示為空白。
=IFERROR(SMALL($E$2:$E$17,D2),"")
Excel 中用於下拉式清單篩選器的第三個輔助欄位公式螢幕截圖

3. 根據原始數據區域建立一個範圍，並運用下方公式輸出所提取的資料。

3.1) 選取第一個輸出儲存格（在此範例中我選取 J2），在其中輸入下方公式，然後按下「ENTER 鍵」。
=IFERROR(INDEX($A$2:$C$17,$F2,COLUMNS($J$2:J2)),"")
3.2) 選取結果儲存格，然後向右拖曳「填滿控點」至相鄰兩個儲存格。
Excel 中根據下拉式清單選項提取資料之第一個輸出儲存格公式螢幕截圖
3.3) 保持範圍 J2:L2 處於選取狀態，向下拖曳填滿控點，直到抵達範圍底部。
Excel「填滿控點」用於延伸公式以進行下拉式清單篩選的螢幕截圖

注意事項：

1) 若未在下拉式清單中選取任何值，公式結果將顯示為空白。
2) 您可以根據需要隱藏這三個輔助欄位。

現在已建立下拉式清單篩選器，您可輕鬆根據清單選項，從原始資料區域提取所需資訊。

根據選項顯示資料之 Excel 下拉式清單篩選器的螢幕截圖

從下拉式清單中選取多個項目

預設情況下，下拉式清單僅允許使用者在單一儲存格中選取一個項目；當您重新選取時，先前的選擇將被覆蓋。然而，若您希望從下拉式清單中選取多個項目，並讓所有選取項目如以下範例所示，同時顯示在同一儲存格內，該如何操作？

若要在 Excel 的下拉式清單中選取多個項目，請參閱 如何在 Excel 中建立支援多選或多值的下拉式清單？。本教學詳盡提供兩種實用方法，助您輕鬆解決此問題！

為下拉式清單設定預設（預先選取）值

預設情況下，下拉式清單儲存格顯示為空白，僅在點選時才會出現下拉箭頭。如何快速一眼辨識工作表中哪些儲存格包含下拉式清單？

本節將示範如何在 Excel 中為下拉式清單設定預設（預先選取）值，請依照下列步驟操作：

在套用以下兩種方法前，請先建立下拉式清單並完成下列設定。

1. 選取包含下拉式清單的儲存格，依序點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

提示：若您已建立下拉式清單，請先選取包含該清單的儲存格，再依序點選「資料」>「資料驗證」>「資料驗證」。

Excel 功能區中「資料驗證」選項的螢幕截圖

2. 在「資料驗證」對話方塊中，請完成以下設定。

2.1) 在「允許」方塊中，選取「清單」；
2.2) 在「來源」方塊中，選取您要在下拉式清單中顯示的源數據。
提示：若您已建立下拉式清單，請跳過這兩個步驟。
Excel「資料驗證」對話框的螢幕截圖，顯示「允許清單」選項
2.3) 接著切換至「錯誤警示」索引標籤，取消勾選「輸入無效資料後顯示錯誤警示」方塊；
2.4) 點擊「確定」按鈕。
Excel「資料驗證」對話框中「錯誤警示」標籤的螢幕截圖

建立下拉式清單後，請採用下列任一方法設定其預設值。

使用公式為下拉式清單設定預設值

您可以套用下列公式，為以上步驟所建立的下拉式清單設定預設值。

1. 選取下拉式清單儲存格，輸入下列公式後按下「ENTER 鍵」，即可顯示預設值。若下拉式清單儲存格為連續排列，只需拖曳結果儲存格的「填滿控點」，就能將公式快速套用至其他儲存格。

=IF(C2="", "--Choose item from the list--")

套用公式以在 Excel 下拉式清單中設定預設值的螢幕截圖

注意事項：

1) 公式中的「C2」是下拉式清單儲存格旁的空白儲存格，您可以根據需要指定任意空白儲存格。
2) 「--Choose item from the list-——」是下拉式清單儲存格中顯示的預設值。您也可以根據需要變更此預設值。
3) 此公式僅在從下拉式清單選取項目前有效；一旦選取項目，預設值即被覆寫，且公式將消失。
使用 VBA 程式碼一次為工作表中所有下拉式清單設定預設值

假設您的工作表中有多個下拉式清單分散在不同範圍，若要為所有清單逐一設定預設值，需反覆套用公式，相當耗時。本節提供實用的 VBA 程式碼，可一次為工作表中所有下拉式清單快速設定預設值。

1. 開啟包含您要設定預設值之下拉式清單的工作表，按下「Alt」+「F11」鍵，即可開啟「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

2. 在「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗中，點選「插入」>「模組」，並將下列 VBA 程式碼貼到程式碼視窗中。

VBA 程式碼：一次為工作表中所有下拉式清單設定預設值

Sub SetDropDownListToDefaultValue()
'Updated by Extendoffice 20201026
Dim xWs As Worksheet
Dim xRg, xFRg As Range
Dim xET: xET = Null
Dim xStr As String
xStr = "- Choose from the list -"
Set xWs = Application.ActiveSheet
Set xRg = xWs.UsedRange.Cells
    On Error Resume Next
    For Each xFRg In xRg
    xET = Null
    xET = xFRg.Validation.Type
    If Not IsNull(xET) Then
        If xFRg.Validation.Type = 3 Then
            xFRg.Value = "'" & xStr
        End If
    End If
    Next
End Sub

Microsoft Visual Basic for Applications 視窗的螢幕截圖，VBA 程式碼已貼入模組中

注意：在上述程式碼中，「- 請從清單中選擇 ——」是下拉式清單儲存格顯示的預設值，您可依需求自行變更。

3. 按下「F5」鍵，此時將彈出巨集對話方塊，請確認「Macro Name」欄位中已選取「DropDownListToDefault」，然後點擊「執行」按鈕以執行程式碼。

Excel「巨集」對話框的螢幕截圖，已選取「DropDownListToDefault」巨集

指定的預設值將立即自動填入下拉式清單儲存格中。

Excel 下拉式清單儲存格中已填入預設值的螢幕截圖

放大下拉式清單字體大小

一般情況下，下拉式清單的字體大小是固定的；若因字體過小而難以閱讀，可透過以下 VBA 方法加以放大。

1. 開啟包含欲放大字體大小之下拉式清單的工作表，以滑鼠右鍵點擊工作表標籤，然後從快捷選單中選取「檢視程式碼」。

Excel 工作表索引標籤功能表中「檢視程式碼」選項的螢幕截圖

2. 在「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗中，將下列 VBA 程式碼貼上至程式碼編輯器。

VBA 程式碼：放大工作表中下拉式清單的字體大小

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
'updateby Extendoffice 20201027
    On Error GoTo LZoom
    Dim xZoom As Long
    xZoom = 100
    If Target.Validation.Type = xlValidateList Then xZoom = 130
LZoom:
    ActiveWindow.Zoom = xZoom
End Sub

Microsoft Visual Basic for Applications 視窗的螢幕截圖，內含用於放大下拉式清單字型大小的 VBA 程式碼

注意：此處程式碼中的「xZoom = 130」表示您將把目前工作表中所有下拉式清單的字型大小放大至 130%。您可以根據需求調整此設定。

3. 按下「Alt」+「Q」鍵，即可關閉「Microsoft Visual Basic for Applications」視窗。

從現在起，當您點選下拉式儲存格時，當前工作表的縮放比例將自動放大；只要點選下拉箭頭，即可發現所有下拉項目的字體也同步放大，清晰易讀。

從下拉式清單選取項目後，只要點選下拉式儲存格以外的任一儲存格，即可恢復原始縮放比例。

Excel 中放大字型大小之特寫下拉式清單的螢幕截圖

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