Excel下拉列表：創建，編輯，刪除和更多高級操作

下拉列表類似於列錶框，允許用戶從選擇列表中選擇一個值。 本教程將演示下拉列表的基本操作：在excel中創建，編輯和刪除下拉列表。 除此之外，本教程還為下拉列表提供了高級操作，以增強其功能以解決更多Excel問題。

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創建簡單的下拉列表

要使用下拉列表，您需要首先學習如何創建它。 本節提供6種方法來幫助您在Excel中創建下拉列表。

從一系列單元格創建下拉列表

在此演示從Excel中的單元格區域創建下拉列表的步驟。 請做如下

1.選擇一個單元格範圍以查找下拉列表。

保養竅門：您可以通過按住，同時為多個不連續的單元格創建下拉列表 按Ctrl 鍵，同時一一選擇單元格。

2。 點擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

3。 在裡面 數據驗證 對話框中的 設定 標籤，請進行以下配置。

筆記:

現在，創建下拉列表。 單擊下拉列表單元格時，將在其旁邊顯示一個箭頭，單擊箭頭以展開列表，然後可以從中選擇一個項目。

從表創建動態下拉列表

您可以將數據范圍轉換為Excel表，然後根據表範圍創建動態下拉列表。

1.選擇原始數據范圍，然後按 按Ctrl + T 鍵。

2。 點擊 OK 在彈出 創建表格 對話框。 然後將數據范圍轉換為表格。

3.選擇一個單元格區域以放入下拉列表，然後單擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

4。 在裡面 數據驗證 對話框，您需要：

然後創建動態下拉列表。 在表範圍內添加或刪除數據時，下拉列表中的值將自動更新。

使用公式創建動態下拉列表

除了從表範圍創建動態下拉列表之外，您還可以使用公式在Excel中創建動態下拉列表。

1.選擇要在其中輸出下拉列表的單元格。

2。 點擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

3。 在裡面 數據驗證 對話框，請進行以下配置。

然後創建動態下拉列表。 在特定範圍內添加或刪除數據時，下拉列表中的值將自動更新。

從命名範圍創建下拉列表

您還可以從Excel中的命名範圍創建下拉列表。

1.首先，創建一個命名範圍。 選擇您要基於其創建命名範圍的單元格範圍，然後在範圍名稱中鍵入 姓名 框，然後按 Enter 鍵。

2。 點擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

3。 在裡面 數據驗證 對話框，請進行以下配置。

現在，將使用來自命名範圍的數據創建下拉列表。

從另一個工作簿創建下拉列表

假設有一本名為“源數據”，並且您要根據此“中的數據”在另一個工作簿中創建下拉列表源數據”工作簿，請執行以下操作。

1.打開“ SourceData”工作簿。 在此工作簿中，選擇要創建的數據下拉列表，在其中輸入範圍名稱 姓名 框，然後按 Enter 鍵。

在這裡，我將範圍命名為City。

2.打開要插入的工作表下拉列表。 請點擊 公式 > 定義名稱.

3。 在裡面 新名字 在對話框中，您需要根據在工作簿“ SourceData”中創建的範圍名稱創建一個命名範圍，請進行以下配置。

筆記:

4.打開您將插入下拉列表的工作簿，選擇下拉列表的單元格，然後單擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

5。 在裡面 數據驗證 對話框，請進行以下配置。

現在，下拉列表已插入到選定範圍內。 下拉值來自另一個工作簿。

使用出色的工具輕鬆創建下拉列表

在這裡強烈推薦 創建簡單的下拉列表 的效用 Excel的Kutools。 使用此功能，您可以輕鬆地創建具有特定單元格值的下拉列表，也可以使用在Excel中預設的自定義列表來創建下拉列表。

1.選擇要插入的單元格下拉列表，然後單擊 庫工具 > 下拉列表 > 創建簡單的下拉列表.

2。 在裡面 創建簡單的下拉列表 對話框，請進行以下配置。

備註：如果要基於在Excel中預設的自定義列表創建下拉列表，請選擇 自定義列表 在選項 資源 部分中，在 自定義列表 框，然後單擊 OK 按鈕。

現在，下拉列表已插入到選定範圍內。

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編輯下拉列表

如果要編輯下拉列表，此部分中的方法可能會對您有所幫助。

根據單元格範圍編輯下拉列表

要根據單元格範圍編輯下拉列表，請執行以下操作。

1.選擇要編輯的包含下拉列表的單元格，然後單擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

2。 在裡面 數據驗證 對話框中，更改單元格引用 資源 框，然後單擊 OK 按鈕。

根據命名範圍編輯下拉列表

假設您添加或刪除命名範圍內的值，並且基於該命名範圍創建下拉列表。 要在下拉列表中顯示更新的值，請執行以下操作。

1。 點擊 公式 > 名稱管理員.

保養竅門：您可以打開 名稱管理員 按下 按Ctrl + F3 鍵。

2。 在裡面 名稱管理員 窗口，您需要配置如下：

3.然後 Microsoft Excel中 彈出對話框，單擊 是 按鈕保存更改。

然後基於此命名範圍的下拉列表將更新。

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刪除下拉列表

本節討論在Excel中刪除下拉列表。

使用Excel內置功能刪除下拉列表

Excel提供了一個內置功能，可幫助從工作表中刪除下拉列表。 請執行以下操作。

1.選擇包含要刪除的下拉列表的單元格區域。

2。 點擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

3。 在裡面 數據驗證 對話框中，單擊 全部清除 按鈕，然後單擊 OK 保存更改。

現在，下拉列表將從選定範圍中刪除。

使用出色的工具輕鬆刪除下拉列表

Excel的Kutools 提供了一個方便的工具- 清除數據驗證限制s 以幫助輕鬆地一次從一個或多個選定範圍中刪除下拉列表。 請執行以下操作。

1.選擇包含要刪除的下拉列表的單元格區域。

2。 點擊 庫工具 > 防止打字 > 清除數據驗證限制。 看截圖：

3.然後 Excel的Kutools 彈出對話框詢問您是否清除下拉列表，請單擊 OK 按鈕。

然後，將立即刪除此選定範圍內的下拉列表。

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添加顏色到下拉列表

在某些情況下，您可能需要創建一個以顏色編碼的下拉列表，以便一眼就能區分出下拉列表單元格中的數據。 本節提供了兩種方法來幫助您詳細解決問題。

使用條件格式將顏色添加到下拉列表

您可以為包含下拉列表的單元格創建條件規則，以使其具有顏色編碼。 請執行以下操作。

1.選擇包含要對其進行顏色編碼的下拉列表的單元格。

2。 點擊 首頁 > 條件格式 > 管理規則.

3。 在裡面 條件格式規則管理器 對話框中，單擊 新規則 按鈕。

4。 在裡面 新格式規則 對話框，請進行以下配置。

5.返回到 條件格式規則管理器 對話框，重複上述步驟3和4，為其他下拉菜單項指定顏色。 指定完顏色後，點擊 OK 保存更改。

從現在開始，當從下拉列表中選擇項目時，單元格將根據所選文本以指定的背景色突出顯示。

使用出色的工具輕鬆添加顏色到下拉列表

這裡介紹 彩色下拉列表 的特點 Excel的Kutools 幫助您輕鬆在Excel的下拉列表中添加顏色。

1.選擇包含要添加顏色的下拉列表的單元格。

2。 點擊 庫工具 > 下拉列表 > 彩色下拉列表.

3。 在裡面 彩色下拉列表 對話框，請執行以下操作。

保養竅門：如果要根據下拉列表選擇突出顯示行，請選擇 數據范圍行 在選項 適用於 部分，然後選擇要在 突出顯示行 框。

現在，下拉列表以顏色編碼，如下面的屏幕快照所示。

根據下拉列表選擇突出顯示單元格

根據下拉列表選擇突出顯示行

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在Excel或Google表格中創建從屬下拉列表

從屬下拉列表有助於根據第一個下拉列表中選擇的值來顯示選擇。 如果您需要在Excel工作表或Google工作表中創建一個從屬（層疊）下拉列表，則本節中的方法可能會對您有所幫助。

在Excel工作表中創建一個依賴下拉列表

下面的演示在Excel工作表中顯示從屬下拉列表。

請點擊 如何在Excel中創建從屬級聯下拉列表？ 以獲得逐步指南教程。

在Google工作表中創建一個依賴下拉列表

如果要在Google工作表中創建從屬下拉列表，請參閱 如何在Google表格中創建從屬下拉列表？

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創建可搜索的下拉列表

對於工作表中包含一長串項目的下拉列表，您很難從列表中選取某個項目。 如果您記得某個項目的首字母或幾個連續字符，您可以在下拉列表中執行搜索功能以輕鬆過濾它。 本節將演示如何在 Excel 中創建可搜索的下拉列表。

假設您要基於Sheet1的A列中的位置創建下拉列表的源數據，如下圖所示。 請執行以下操作以使用這些數據在Excel中創建可搜索的下拉列表。

1.首先，使用數組公式在源數據列表旁邊創建一個幫助器列。

在這種情況下，我選擇單元格B2，在其中輸入以下公式，然後按 按Ctrl + 轉移 + Enter 鍵以獲得第一個結果。

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$50,SMALL(IFERROR(MATCH(IF(FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$50)>0,$A$2:$A$50,""),$A$2:$A$50,0),""),ROW(A1))),"")

選擇第一個結果單元格，然後拖動其 填充手柄 一直到列表末尾。

備註：在此數組公式中，$ A $ 2：$ A $ 50是您將基於其創建下拉列表的源數據范圍。 請根據您的數據范圍進行更改。

2。 點擊 公式 > 定義名稱.

3。 在裡面 編輯名稱 對話框，請進行以下配置。

現在，您需要基於命名範圍創建下拉列表。 在這種情況下，我將在Sheet2中創建可搜索的下拉列表。

4.打開Sheet2，為下拉列表選擇單元格範圍，然後單擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

5。 在裡面 數據驗證 對話框，請執行以下操作。

6.右鍵單擊工作表選項卡（Sheet2），然後選擇 查看代碼 從右鍵單擊菜單中。

7.在開幕 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，將下面的VBA代碼複製到代碼編輯器中。

VBA代碼：在Excel中創建可搜索的下拉列表

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Application.Calculate
End Sub

8。 按 其他 + Q 關閉鍵 Microsoft Visual Basic應用程序 窗口。

現在創建了可搜索的下拉列表。 如果要提取一個項目，只需在下拉單元格中輸入該項目的一個或幾個連續字符，單擊下拉箭頭，然後基於輸入內容的項目就會在下拉列表中列出。 看截圖：

備註：此方法區分大小寫。

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創建下拉列表，但顯示不同的值

假設您已經創建了一個下拉列表，從中選擇項目時，您希望在單元格中顯示其他內容。 如下面的演示所示，您已經基於國家/地區名稱列表創建了一個下拉列表，當從下拉列表中選擇國家/地區名稱時，您想在下拉單元格中顯示所選國家/地區名稱的縮寫。 本節提供了VBA方法來幫助您解決問題。

1.在源數據的右側（“國家名稱”列），創建一個新列，其中包含要在下拉單元格中顯示的國家名稱的縮寫。

2.選擇國家名稱列表和縮寫列表，然後在 姓名 框，然後按 Enter 鍵。

3.選擇下拉列表的單元格（這裡我選擇D2：D8），然後單擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

4。 在裡面 數據驗證 對話框，請進行以下配置。

5.創建下拉列表後，然後右鍵單擊工作表選項卡，然後選擇 查看代碼 從右鍵單擊菜單中。

6.在開幕 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，將下面的VBA代碼複製到代碼編輯器中。

VBA代碼：在下拉列表中顯示不同的值

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice 20201027
    selectedNa = Target.Value
    If Target.Column = 4 Then
        selectedNum = Application.VLookup(selectedNa, ActiveSheet.Range("dropdown"), 2, False)
        If Not IsError(selectedNum) Then
            Target.Value = selectedNum
        End If
    End If
End Sub

筆記:

7。 按 其他 + Q 關閉鍵 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

從現在開始，當從下拉列表中選擇某個國家名稱時，所選國家名稱的相應縮寫將顯示在單元格中。

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創建帶有復選框的下拉列表

許多Excel用戶傾向於創建帶有多個複選框的下拉列表，以便他們只需勾選複選框即可從列表中選擇多個項目。

如下面的演示所示，當單擊包含下拉列表的單元格時，將出現一個列錶框。 在列錶框中，每個項目之前都有一個複選框。 您可以勾選複選框以在單元格中顯示相應的項目。

如果要在Excel中創建帶有復選框的下拉列表，請參閱 如何在Excel中創建具有多個複選框的下拉列表？.

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將自動完成添加到下拉列表

如果您有一個包含大項目的數據驗證下拉列表，則需要在列表中上下滾動以找到合適的列表，或者直接在列錶框中鍵入整個單詞。 如果下拉列表在輸入第一個字母時可以自動完成，那麼一切將變得更加容易。

有關使下拉列表在Excel工作表中自動完成的信息，請參見 在Excel下拉列表中鍵入時如何自動完成？.

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根據下拉列表選擇過濾數據

本節將演示如何應用公式來創建下拉列表過濾器，以便基於從下拉列表中的選擇提取數據。

1.首先，您需要創建一個下拉列表，其中包含提取數據所基於的特定值。

保養竅門：請按照上述步驟操作 在Excel中創建一個下拉列表.

創建具有唯一項列表的下拉列表

如果您的範圍內有重複項，並且您不想創建重複項的下拉列表，則可以按以下方式創建唯一項列表。

1）複製您將基於創建的單元格下拉列表 按Ctrl + C 鍵，然後將它們粘貼到新的範圍。

2）選擇新範圍內的單元格，單擊 數據 > 刪除重複項.

3）在 刪除重複項 對話框中，單擊 OK 按鈕。

4）然後 Microsoft Excel中 彈出窗口告訴您要刪除多少重複項，請單擊 OK.

現在您獲得了項目的唯一列表，現在可以基於此唯一列表創建下拉列表。

2.然後，需要創建三個助手列，如下所示。

3.根據原始數據范圍創建一個範圍，以使用以下公式輸出提取的數據。

筆記:

現在創建了一個下拉列表過濾器，您可以基於下拉列表選擇輕鬆地從原始數據范圍中提取數據。

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從下拉列表中選擇多個項目

默認情況下，該下拉列表允許用戶每次在一個單元格中僅選擇一項。 在下拉列表中重新選擇項目時，先前選擇的項目將被覆蓋。 但是，如果要求您從下拉列表中選擇多個項目並在下拉單元格中顯示所有項目，如下面的演示所示，您該怎麼辦？

要從Excel的下拉列表中選擇多個項目，請參閱 如何在Excel中創建具有多個選擇或值的下拉列表？。 本教程詳細提供了兩種方法來幫助您解決問題。

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設置下拉列表的默認（預選）值

默認情況下，下拉列表單元格顯示為空白，下拉箭頭僅在您單擊該單元格時出現。 如何一目了然地找出哪些單元格包含工作表中的下拉列表？

本節將演示如何在Excel中為下拉列表設置默認（預選）值。 請執行以下操作。

在應用以下兩種方法之前，需要創建下拉列表並進行如下配置。

1.選擇下拉列表的單元格，單擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

保養竅門：如果您已經創建了下拉列表，請選擇包含下拉列表的單元格，然後單擊 數據 > 數據驗證 > 數據驗證.

2。 在裡面 數據驗證 對話框，請進行以下配置。

創建下拉列表後，請應用以下方法之一為其設置默認值。

使用公式設置下拉列表的默認值

您可以按照下面的步驟使用以下公式為您創建的下拉列表設置默認值。

1.選擇下拉列表單元格，在其中輸入以下公式，然後按 Enter 鍵顯示默認值。 如果下拉列表單元格是連續的，則可以拖動 填充手柄 結果單元格以將該公式應用於其他單元格。

= IF（C2 =“”，“-從列表中選擇項-”）

筆記:

使用VBA代碼一次為工作表中的所有下拉列表設置默認值

假設有很多下拉列表位於工作表中的不同範圍內，要為所有列表設置默認值，則需要重複應用公式。 那很費時間。 本節提供了有用的VBA代碼，可用於您一次為工作表中的所有下拉列表設置默認值。

1.打開包含您要設置默認值的下拉列表的工作表，然後按 其他 + F11 鍵打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2。 在裡面 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，單擊 插入 > 模塊，然後將下面的VBA代碼粘貼到“代碼”窗口中。

VBA代碼：一次為工作表中的所有下拉列表設置默認值

Sub SetDropDownListToDefaultValue()
'Updated by Extendoffice 20201026
Dim xWs As Worksheet
Dim xRg, xFRg As Range
Dim xET: xET = Null
Dim xStr As String
xStr = "- Choose from the list -"
Set xWs = Application.ActiveSheet
Set xRg = xWs.UsedRange.Cells
    On Error Resume Next
    For Each xFRg In xRg
    xET = Null
    xET = xFRg.Validation.Type
    If Not IsNull(xET) Then
        If xFRg.Validation.Type = 3 Then
            xFRg.Value = "'" & xStr
        End If
    End If
    Next
End Sub

筆記：在上面的代碼中， - 從列表中選擇 - 是要顯示在下拉列表單元格中的默認值。 您也可以根據需要更改默認值。

3。 按 F5 鍵，然後彈出一個“宏”對話框，請確保 下拉列表到默認值 在中選擇 宏名 框，然後單擊 跑 按鈕運行代碼。

然後，將指定的默認值立即填充到下拉列表單元格中。

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增加下拉列表字體大小

通常，下拉列表具有固定的字體大小，如果字體大小很小以至於無法讀取，則可以嘗試使用以下VBA方法進行放大。

1.打開包含要放大字體大小的下拉列表的工作表，右鍵單擊工作表選項卡，然後選擇 查看代碼 從右鍵單擊菜單中。

2。 在裡面 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，將下面的VBA代碼複製到代碼編輯器中。

VBA代碼：放大工作表中下拉列表的字體大小

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
'updateby Extendoffice 20201027
    On Error GoTo LZoom
    Dim xZoom As Long
    xZoom = 100
    If Target.Validation.Type = xlValidateList Then xZoom = 130
LZoom:
    ActiveWindow.Zoom = xZoom
End Sub

備註： 這裡 x變焦= 130 代碼中的表示您將把當前工作表中所有下拉列表的字體擴大到130。您可以根據需要進行更改。

3。 按 其他 + Q 關閉鍵 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

從現在開始，單擊下拉單元格時，當前工作表的縮放級別將被放大，單擊下拉箭頭，您會看到所有下拉項的字體大小也被放大。

從下拉列表中選擇項目後，您可以單擊下拉單元格之外的任何單元格以返回到原始縮放級別。