如何在 Excel 中於特定文字後插入一個空白列？

作者曉陽修改日期2025-08-07

在 Excel 中，於特定文字後插入空白列，不僅能提升資料的可讀性，更能有效組織內容。無論您處理的是任務清單、交易紀錄，還是其他結構化資料，在特定文字後加入空白列都能清楚分隔並歸類相關項目，讓整體內容一目了然。這項技巧在準備報表、發票或日誌時尤其實用，有助於突顯關鍵資訊區塊。若缺乏明確分隔，大型資料集將難以檢閱、分析或瀏覽。雖然手動插入空白列對長清單而言費時費力，但透過自動化或半自動化方式，即可大幅簡化此流程。

💡快速導覽：
➤ 使用 VBA 程式碼在特定文字後插入空白列
➤ 使用 KUTOOLS AI 在特定文字後插入空白列
➤ 使用 Excel 公式（輔助欄位）在特定文字後插入空白列

使用 VBA 程式碼在特定文字後插入空白列

透過 VBA（Visual Basic for Applications），您能自動化在資料集中特定文字值後插入空白列的流程，特別適合處理大型資料集或需反覆執行的任務。由於 VBA 支援自訂條件與處理範圍，因此即使條件或工作表結構經常變動，也能靈活應對。

⚠️ 注意：執行任何巨集前，務必先備份檔案！因為 VBA 可能導致無法復原的變更，修改正在使用的活頁簿時請格外謹慎。

1. 按住 ALT + F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 點擊插入＞模組，並將下列程式碼貼到模組視窗中：

📜 VBA 程式碼：在特定文字後插入空白列

Sub Insertrowbelow()
' Updated by Extendoffice
    Dim i As Long
    Dim xLast As Long
    Dim xRng As Range
    Dim xTxt As String
    On Error Resume Next
    xTxt = Application.ActiveWindow.RangeSelection.Address
    Set xRng = Application.InputBox("Please select the column with specific text:", "Kutools for Excel", xTxt, , , , , 8)
    If xRng Is Nothing Then Exit Sub
    If (xRng.Columns.Count > 1) Then
        MsgBox "The selected range must be one column", , "Kutools for Excel"
        Exit Sub
    End If
    xLast = xRng.Rows.Count
    For i = xLast To 1 Step -1
        If InStr(1, xRng.Cells(i, 1).Value, "In progressing") > 0 Then
            Rows(xRng.Cells(i + 1, 1).Row).Insert shift:=xlDown
        End If
    Next
End Sub

💡 提示：在上述程式碼中，您可以將 「In progressing」替換為任何需要定位的文字。請務必確保文字完全相符（包括大小寫與空格），以免產生錯誤結果！

3. 按下 F5 鍵以執行巨集。在出現的對話方塊中，選取包含您要處理之特定文字的欄位。處理大型資料集時，可縮小檢視比例或使用篩選器，確保準確選取！

VBA 中用於選取包含特定文字之欄位以進行處理的輸入方塊截圖

4. 點擊確定，巨集將在每個包含指定文字的儲存格後插入空白列。請立即檢查結果是否符合預期，必要時可調整條件！

✅ 優點：可自動化處理大型資料集的重複性作業，並能根據不同關鍵字與欄位範圍完全自訂。

⚠️ 限制：需具備基本 VBA 知識；若未事先儲存備份，操作將無法復原。

🛠️ 疑難排解提示：若空白列未正確插入，請確認目標文字與儲存格內容完全一致。建議一次僅針對單一欄位執行巨集，以避免產生非預期結果。

使用 KUTOOLS AI 在特定文字後插入空白列

難以在 Excel 中於特定文字後插入空白列嗎？讓 KUTOOLS AI 為您簡化這項任務！透過其 AI 自動化功能，無需手動掃描資料集或撰寫任何 VBA 程式碼，KUTOOLS AI 即可立即識別包含特定文字的列，並在您需要的位置精準插入空白列。

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安裝 Kutools for Excel 後，只需前往 Kutools>AI 助手，即可開啟「KUTOOLS AI 助手」窗格。

選取您要處理的資料欄位，即可根據特定文字自動插入空白列。
請在聊天框中清楚輸入您的需求，例如：
在選取範圍中，於特定文字「In progressing」之後插入一個空白行
按下 Enter 鍵，或點擊傳送按鈕，KUTOOLS AI 將立即分析您的指令。分析完成後，只需點擊執行，即可輕鬆完成操作！

💡 提示：

• KUTOOLS AI 非常適合不想使用公式或 VBA 的使用者，操作直覺又快速。但請確保您的關鍵字足夠獨特，以免在錯誤位置插入空白列，執行後務必檢查結果。

• 為確保最佳效果，請在 AI 聊天框中清楚說明相關條件。執行大量操作前，建議先備份您的工作表。

✅ 優點：無需程式設計知識，輕鬆應對大型或複雜資料集，並能根據不同條件快速調整。

⚠️ 限制：需先安裝 Kutools for Excel 增益集。部分複雜或高度特定的任務，可能需要更明確的指令才能正確執行。

使用 Excel 公式（輔助欄）在特定文字後插入空白列

若您不想使用 VBA 或增益集，結合輔助欄的 Excel 公式能提供一種簡單又透明的方式，協助您輕鬆找出應插入空白列的位置。此方法特別適合小型至中型資料集，尤其當您更重視清晰度與手動控制，而非自動化時。

此方法的運作方式：您將在資料旁建立一個輔助欄位，用來標記包含特定文字的列；接著，只要對該輔助欄位進行排序或篩選，就能輕鬆識別並在適當位置手動插入空白列。

✅ 優點：無需巨集或增益集，提供完整透明度，並讓您在套用前預覽所有變更！

⚠️ 限制：需額外手動操作；不建議用於極大型資料集或高度複雜的比對條件。

步驟：

新增輔助欄。
假設您的資料位於 A 欄，且希望在每個包含 In progressing 的儲存格後插入一個空白列。請新增一欄（例如 B 欄），並在 B1 輸入下列公式：
```
=IF(A1="In progressing",ROW(),FALSE)
```
向下拖曳公式。
利用填滿控點，將公式快速複製至整個輔助欄，輕鬆評估每一列資料！
識別符合條件的列。
透過篩選或排序輔助欄位，將所有包含數值（即符合條件）的列集中在一起。
手動插入空白列。
針對每個已識別的列，直接在其下方使用 Excel 的快捷功能表插入一個空白列。

💡 提示：

• 若要比對部分文字而非完全相符，請使用下列公式：

=IF(ISNUMBER(SEARCH("progress",A1)),ROW(),FALSE)

• 若資料集包含標題列，請從第一筆資料列（例如 A2）開始輸入公式，並相應調整儲存格參照。插入輔助列後，即可刪除該欄位，讓工作表更整潔有序。

⚠️ 常見問題：

• 處理大型資料集時，這種手動方式可能既繁瑣又容易出錯。

• 請務必再次確認空白列是否已正確插入，因為篩選器、合併儲存格或隱藏列都可能影響準確性。

KUTOOLS AI 特別適合不想使用公式或 VBA 的使用者，操作簡單直覺，對重視便利性與效率的您來說，絕對是提升工作效率的利器！雖然 KUTOOLS AI 通常能妥善處理文字比對，仍建議確認您的關鍵字足夠獨特，以避免意外插入空白行。我們的網站提供數千篇教學文章，助您深入探索 Excel 自動化與各類生產力工具，輕鬆優化工作流程！

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