如何在 Excel 中根據關鍵字對文字字串進行分類？

作者Xiaoyang修改日期2025-11-05

當您在 Excel 中處理大量資料時，經常需要根據特定關鍵字對文字項目進行分類，以簡化報表製作與分析流程。舉例來說，假設 A 欄包含一系列不同的文字字串，而您希望依據 D 欄所列的關鍵字為每個項目自動分類——例如，將包含「Kutools」的儲存格歸類為「Extendoffice」，或將提及「football」或「basketball」的文字統一標記為「Sport」類別。下圖即呈現此類應用情境。隨著資料規模不斷擴大，手動執行此類任務不僅耗時，還容易出錯。本文將介紹實用且高效的方法，協助您自動完成文字分類，快速整理資料並全面提升 Excel 工作效率與品質。

根據關鍵字分類文字字串

使用陣列公式根據關鍵字對文字字串清單進行分類

使用 VBA 程式碼根據關鍵字對文字字串進行分類

使用陣列公式根據關鍵字對文字字串清單進行分類

您可以運用陣列公式，根據關鍵字比對自動為文字字串指派分類，在資料量龐大、手動排序不可行時尤其實用。陣列公式能賦予 Excel 強大的模式比對能力，讓您在資料與關鍵字群組之間建立動態連結，適用於多種情境，例如自動標記客戶意見回饋、整理庫存，或根據內容對電子郵件進行分類。

1. 請根據需求排列您的資料：通常將待分類的文字字串置於 A 欄，關鍵字放在 D 欄，對應的分類則置於 E 欄。詳情請參閱下方範例截圖，了解資料集的典型配置！

範例資料

2. 請在原始資料旁側的空白儲存格（例如，若文字位於 A2:A10，則從 B2 開始）輸入下列陣列公式：

=INDEX($E$2:$E$8,MATCH(TRUE,ISNUMBER(SEARCH($D$2:$D$8,A2)),0))

提示：在此公式中：
$E$2:$E$8：是要對每個文字字串進行指派至的分類名稱範圍；
$D$2:$D$8：是包含您希望在文字字串中比對關鍵字的欄位；
A2：為待分析與分類的文字字串所在儲存格。

為確保最佳比對效果，請務必將關鍵字清單與對應分類按列對齊，並確認查閱範圍內不含空白儲存格。同時，請仔細檢查關鍵字是否含有拼字錯誤或多餘空格，以免導致比對失敗。

3. 輸入公式後，請按下 Ctrl + Shift + Enter（而非僅按 Enter），Excel 將自動以大括號包住公式，表示其為陣列公式。此操作會為第一個文字字串產生對應分類；接著，只要使用填滿控點向下拖曳公式，即可讓清單中的所有項目自動完成分類！請參見截圖：

使用陣列公式根據關鍵字分類文字字串清單

使用陣列公式時，務必搭配正確的按鍵組合；複製公式時，也請確保不破壞其陣列結構。若您的資料範圍擴充，請同步調整公式中的引用區域，以維持分類的準確性。

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使用 VBA 程式碼根據關鍵字對文字字串進行分類

若您經常需要對大量文字字串進行分類，並希望擁有一套彈性且自動化的解決方案，VBA 能提供根據關鍵字比對來動態處理並指派分類的方式。此方法專為進階使用者設計，可依需求自訂分類規則，或無縫整合至其他自動化工作流程中。透過 VBA 巨集，不僅能大幅減輕手動作業負擔，還能為自訂關鍵字與分類配對提供穩健的錯誤處理機制。

1. 請點選開發人員工具 > Visual Basic，開啟 Excel 中的 VBA 編輯器。在快顯視窗中，依序點選插入 > 模組，建立新模組，並將下列 VBA 程式碼複製貼上至該模組中：

Sub CategorizeByKeywords()
    Dim cell As Range
    Dim keywordRng As Range
    Dim categoryRng As Range
    Dim i As Integer
    Dim lastRowA As Long
    Dim lastRowD As Long
    Dim matchFound As Boolean
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    lastRowA = Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    lastRowD = Cells(Rows.Count, "D").End(xlUp).Row
    
    Set keywordRng = Range("D2:D" & lastRowD)
    Set categoryRng = Range("E2:E" & lastRowD)
    
    For Each cell In Range("A2:A" & lastRowA)
        matchFound = False
        For i = 1 To keywordRng.Rows.Count
            If InStr(1, cell.Value, keywordRng.Cells(i, 1).Value, vbTextCompare) > 0 Then
                cell.Offset(0, 1).Value = categoryRng.Cells(i, 1).Value
                matchFound = True
                Exit For
            End If
        Next i
        
        If Not matchFound Then
            cell.Offset(0, 1).Value = "" ' Assign blank if no keyword matched
        End If
    Next cell
End Sub

2. 若要執行巨集，請點選「執行」按鈕，或在 VBA 視窗中按下 F5. 巨集將從第 2 列開始處理 A 欄中的所有項目，搜尋 D 欄所列關鍵字，並將 E 欄對應的分類寫入 B 欄。