如何在Excel中單元格為空白時填入預設值？

Author Sun Last modified 2025-08-23

在許多Excel工作表中，您可能需要確保空白單元格不會保持空著，而是顯示一個預設值或佔位符。這在準備報告數據、確保數據一致性或共享試算表以避免混淆或記錄不完整時是一種常見的需求。本文將介紹一系列實用的方法，讓您能夠在單個單元格、整個區域或大數據集中填入預設值。請考慮每種方法的優點和適用場景，選擇最適合您特定Excel任務的方法。

如果引用單元格為空白，則使用公式填入預設值

如果單元格為空白，則使用「尋找和替換」功能填入預設值

如果單元格為空白，則使用「定位條件」功能填入預設值

如果單元格為空白，則使用Kutools for Excel填入上方/下方值或預設值

使用VBA宏將指定的預設值填入空白單元格

如果引用單元格為空白，則使用公式填入預設值

當您需要在另一個引用單元格為空的情況下，在單元格中顯示特定的佔位符或預設值時，可以方便地使用Excel公式。例如，如果您有兩列——比如說A列包含回應，而B列被設定為鏡像這些回應，但當A列為空白時應該顯示“無回應”——這種公式方法是合適的。

適用場景：此技術非常適合根據另一列的內容動態生成結果列，特別是在表格、反饋清單或檢查表中標示缺失信息時。其主要優勢在於當您更改引用列中的數據時會自動更新。但是請記住，公式本身並不會覆蓋空白單元格——它們根據其他單元格的狀態顯示替代值。

在B1單元格中輸入以下公式（假設要檢查A1單元格）：

=IF(A1="","no response",A1)

在B1中輸入公式後，按Enter確認。然後拖動填充手柄（B1單元格右下角的小方塊）向下複製公式到B列的其他單元格。這樣就將邏輯擴展到您的整個數據集。

參數和提示：您可以將“無回應”替換成任何您希望顯示的文本或值。如果您的數據從其他行或列開始，請確保調整單元格引用。

潛在問題：如果您的空白單元格包含不可見字符（如空格），公式可能不會將它們視為空。在這種情況下，使用=IF(TRIM(A1)="","無回應",A1)來刪除多餘的空格。

如果單元格為空白，則使用「尋找和替換」功能填入預設值

Excel的「尋找和替換」功能提供了一種快速的方法，能將選定範圍內的所有空白單元格替換為預先指定的值。此方法會直接覆寫實際的空白單元格，因此在永久性地用數據替換空白單元格時非常有用。

適用場景：當您想要在靜態數據集中填補空白時最佳使用，例如在分發或打印之前完成數據表。它的優勢在於對於中等大小的表格效率高，但可能無法區分看似空白但實際上包含不可見字符或返回空結果的公式單元格。

1. 選擇您要填補空白的單元格範圍。按Ctrl + H打開「尋找和替換」對話框。

2. 將 尋找目標 框留空，然後在 替換為 框中輸入您期望的預設值（例如，“N/A”或“0”）。

3. 點擊 全部替換。出現提示時，點擊確定確認替換。現在，您選擇範圍內的所有空白單元格都已填入了預設值。

注意：此方法僅查找真正空白的單元格。如果某單元格包含返回空字符串("")的公式，則尋找和替換不會將其視為空白。在應用前務必檢查您的數據，以避免意外覆蓋數據。

如果單元格為空白，則使用「定位條件」功能填入預設值

Excel的「定位條件」功能允許您一次性選擇範圍內的所有空白單元格，這使得用任何值甚至公式填充它們變得簡單。當處理大型或形狀不規則的數據範圍時，該方法非常高效。

適用場景：當您只想填充真正空白的單元格（排除那些可能返回空白的公式單元格），並且希望同時在同一個值中填入所有選定單元格時，可使用此方法。這特別適合清理導入的數據或為進一步計算準備工作表。

1. 選擇目標數據範圍。按 Ctrl + G 調出定位對話框，然後點擊 定位條件.

2. 在 定位條件 窗口中，選擇 空白單元格 選項，然後點擊確定.

3. Excel現在會突出顯示範圍內的所有空白單元格。只需輸入您的預設值（例如， "Miss"），然後按 Ctrl + Enter。這個操作會一次性填充每個選定的空白單元格。

額外提示：選擇空白單元格後要小心不要點擊其他單元格；否則，只有活動單元格將被填充。此外，如果選擇範圍很大，Excel可能需要額外時間來處理。

如果單元格為空白，則使用Kutools for Excel填入上方/下方值或預設值

如果您希望靈活地用上方、下方、左側、右側、固定值或線性值填補空白單元格，Kutools for Excel 的「填補空白單元格」功能可以簡化這一過程。特別是在需要快速標準化大型表格或導入數據時，其中某些單元格可能缺少值。

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1. 高亮顯示要處理的範圍，然後前往 Kutools > 插入 > 填補空白單元格.

2. 在「填補空白單元格」對話框中，根據是否要用相鄰單元格值或固定數字/文本填補空白，選擇所需的選項。

填入上方、下方、左側或右側值：

填補上方值（選擇「基於值」和「向下」選項）：

填補左側值（選擇「基於值」和「向右」選項）：

基於固定值填補空白：

填補線性值：

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好處與考量：此解決方案簡化了在複雜或大型表格中填補空白的操作，支持各種填補策略，相比手動輸入或公式方法節省了時間。唯一的限制是需要安裝Kutools for Excel。處理後請務必檢查自動填充的值是否符合您的期望，尤其是在使用線性或基於值的填補時。

使用VBA宏將空白單元格填入指定的預設值

對於需要重複將空白單元格填入一致預設值的Excel用戶，特別是在非常大的範圍內或自動化工作流程場景中，簡單的VBA宏可以是一個高效的解決方案。只需幾次點擊，您就可以將選定範圍內的所有真正空白單元格替換為您指定的任何值，相比手動操作，這在處理重複數據管理任務時節省了大量時間。

適用場景：當您需要定期執行此操作、處理動態或大型數據集，或者將填補空白單元格包含在更大的Excel自動化過程中時，請使用VBA宏。不僅如此，此方法提供了速度優勢，還允許您自定義或擴展VBA邏輯，以滿足更高級的數據清洗需求。如果內置的Excel函數或插件無法提供所需的靈活性，或者您想批量處理大型工作簿，此方法尤其方便。

1. 點擊開發工具 > Visual Basic。在VBA窗口中，點擊插入 > 模塊，然後將以下代碼複製並粘貼到模塊區域：

Sub FillBlanksWithDefaultValue()
    Dim WorkRng As Range
    Dim Cell As Range
    Dim DefaultValue As Variant
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Select range to fill blanks", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    DefaultValue = Application.InputBox("Enter the default value to fill blank cells", xTitleId, "", Type:=2)
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each Cell In WorkRng
        If IsEmpty(Cell.Value) Then
            Cell.Value = DefaultValue
        End If
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

2. 要運行宏，按 F5 或點擊VBA窗口中的「運行」按鈕。系統將提示您選擇要處理的單元格範圍，然後要求您輸入所需的預設值。確認後，指定範圍內的所有空白單元格將被填入您提供的值。

注意事項：在運行任何宏之前，請保存您的工作以防數據丟失。此宏將覆蓋所選範圍內的所有空白單元格，因此請確保仔細選擇適當的數據範圍。此外，VBA不會修改看似空白但實際上包含返回空字符串""或不可見字符的單元格。

演示：如果單元格為空白，則使用Kutools for Excel填入上方/下方值或預設值

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