如何在 Excel 中條件式插入分頁符？

Author Sun Last modified 2025-08-23

假設您需要在 A 列的值發生變化時插入分頁符，如下方螢幕截圖所示，該如何在 Excel 中處理呢？一般情況下，您可以手動逐一插入分頁符，但這裡我將介紹一些快速解決此問題的技巧。
conditional inserting page breaks

使用小計功能插入分頁符

使用 VBA 程式碼插入分頁符

標記列內內容變化以在數據變更時插入分頁符

隔行插入分頁符以在第 n 行插入分頁符 

使用小計功能插入分頁符

在 Excel 中，小計功能可以根據群組添加分頁符。

1. 選擇要添加分頁符的數據，點擊資料 > 小計。
click Data > Subtotal

2. 在小計對話框中，於每次變更下拉列表中選擇您要根據其值插入分頁符的列，然後從使用函數列表中選擇您想使用的函數，並勾選群組之間的分頁符核取方塊及其他所需選項。
set options in the dialog box

3. 點擊確定。現在數據已分組並添加了分頁符。
the data is grouped and added page breaks

使用 VBA 程式碼插入分頁符

如果您不想為數據添加群組，可以嘗試使用 VBA 程式碼來處理這項工作。

1. 按 Alt + F11 鍵顯示 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 點擊插入 > 模組，複製並將以下程式碼粘貼到新模組窗口中。

VBA：當數據變更時插入分頁符

Sub PageBreak()
'UpdatebyExtendOffice20181101
    Dim xSRg As Range
    Dim xRg As Range
    On Error Resume Next
    Set xSRg = Application.InputBox("Select key column:", "Kutools for Excel", xTxt, , , , , 8)
    If xSRg Is Nothing Then Exit Sub
Application.ScreenUpdating = False
    For Each xRg In xSRg
        ActiveSheet.Rows(xRg.Row).PageBreak = xlPageBreakNone
        If xRg.Value <> xRg.Offset(-1, 0).Value Then
            ActiveSheet.Rows(xRg.Row).PageBreak = xlPageBreakManual
        End If
    Next xRg
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. 按 F5 鍵，會彈出一個對話框提醒您選擇用於插入分頁符的關鍵列。
select the key column to insert page break based on

4. 點擊確定，現在分頁符已經插入。

標記列內內容變化以在數據變更時插入分頁符

Kutools for Excel 的標記列內內容變化功能支持在 Excel 數據變更時插入分頁符、空白行、底邊框或背景色。

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點擊 Kutools > 格式 > 標記列內內容變化。
click Distinguish Differences feature of kutools

2. 在標記列內內容變化對話框中，請完成以下設定：

1) 點擊選擇圖示在區域部分，選擇數據區域（不包括列標題）

2) 點擊選擇圖示在 關鍵列 部分，選擇您要根據相應數據變更插入分頁符的列（不包括列標題）

3) 在選項部分勾選分頁符選項。
specify options in the dialog box

3. 點擊確定。

現在，當所選範圍內的數據變更時，分頁符已被插入。
page breaks is inserted when data changes

隔行插入分頁符以在第 n 行插入分頁符

如果您希望以固定間隔插入分頁符，可以使用 Kutools for Excel 的隔行插入分頁符工具快速解決這個問題。

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1. 選擇數據並點擊 Kutools Plus > 列印 > 隔行插入分頁符。
click Insert Page Break Every Row feature of kutools

2. 在隔行插入分頁符對話框中，輸入所需的間隔。
type the interval to insert page break

3. 點擊確定 > 確定關閉對話框，每兩行已插入分頁符。
the page breaks have been inserted in every 2 rows

每隔 N 行插入分頁符

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