如何在 Excel 中根據數值對資料進行分類？

作者Xiaoyang修改日期2025-08-01

在許多日常 Excel 資料處理工作中，您可能需要將資料值進行分組或分類，以便更輕鬆地分析與製作報表。例如，在管理考試成績、銷售數據或問卷結果時，您或許希望根據預設的臨界值，快速將數值歸類為「High」、「Medium」或「Low」。假設您有一筆資料集，需將大於 90 的數值標記為 High，介於 60 至 90（含）之間者標記為 Medium，小於 60 者則標記為 Low，如下方截圖所示。這種分類方式能大幅簡化大型資料集的解讀，並一目了然地呈現趨勢或績效表現。那麼，如何在 Excel 中高效實現此一分類呢？

💡 快速導覽：
➤ 使用 If 函數基於值對資料進行分類
➤ 使用 Vlookup 函數基於值對資料進行分類
➤ 利用使用條件格式以視覺化方式對資料進行分類
➤ 使用 VBA 程式碼自動分類

使用 IF 函數以基於值分類資料

針對僅需少量規則的簡單分類，您可以運用 IF 函數，依據所指定的數值範圍來指派分類。

此方法適用於分類規則簡單且臨界值固定的情況，最大優勢在於簡潔易懂；然而，一旦分類項目過多或邏輯趨於複雜，便可能難以維護。

若要對資料進行分類，請依照下列步驟操作：

步驟 1： 在空白儲存格（例如 B2，假設您的數值從 A2 開始）中輸入下列公式：

=IF(A2>90,"High",IF(A2>60,"Medium","Low"))

步驟 2： 按下 Enter 確認後，拖曳填滿控點向下套用公式至其餘資料，數值將如以下所示進行分類：

使用 If 函數根據數值對資料進行分類

參數說明與提示：

此公式會檢查 A2 中的數值：若大於 90，則傳回「High」；若不大於 90 但大於 60，則傳回「Medium」；其餘情況一律標示為「Low」。
您可以根據實際需求，調整臨界值與類別標籤（例如 90、60），讓設定更貼合您的使用情境。
若您的資料起始列不同，請相應調整「A2」。
請仔細確認大於／小於符號，確保分類正確無誤。

常見問題與排除方法：

若公式傳回錯誤，請檢查是否包含多餘的空格或不正確的儲存格參照。
若輸出結果不符合預期，請確認巢狀 IF 邏輯的順序是否正確。

使用 VLOOKUP 函數以基於值分類資料

當您需要處理包含多個分類的複雜分類規則，或希望更輕鬆地調整這些規則時，VLOOKUP 函數提供了一種彈性十足的替代方案！特別適用於分類或區間經常變動，或需在獨立參考表中維護的情況，讓您靈活應對、輕鬆掌控！

在此方法中，查閱表定義了數值斷點及其對應的分類名稱，讓您無需調整個別公式，即可輕鬆新增、移除或更新分類邏輯。

包含資料分類的範例資料

步驟 1： 建立參考表（例如在儲存格 F1:G6），左側欄位填入各分類的最小值，右側欄位則填入對應的分類名稱。

步驟 2： 在空白儲存格（例如 B2）中輸入下列公式：

=VLOOKUP(A2,$F$1:$G$6,2,1)

步驟 3： 按下 Enter 後，拖曳填滿控點將公式套用至其餘資料。您的數值將依此分類：

使用 Vlookup 函數根據數值對資料進行分類

注意：公式中：

A2 是您儲存數值的儲存格。
$F$1:$G$6 為查閱表範圍。
2 指的是包含類別標籤的欄位。
1 表示近似比對。請務必將 F 欄按遞增順序排序，以確保正確運作！

參數說明與提示：

您無需修改主公式，即可更新查閱表以反映分類邏輯的任何變更。
請確保您的查閱表依最小臨界值由小到大排序。
適用於處理多個分類或複雜區段化的情境。

常見問題與排除方法：

若公式傳回 #N/A，請確認該數值確實落在查閱表範圍內，且表格已正確排序。
若分類顯示不符，請確認最左欄中的斷點邏輯順序正確且符合您的資料特性。

使用使用條件格式以視覺方式分類資料

Excel 的條件格式功能讓您無需新增明確的文字標籤，就能以視覺方式清晰區分資料類別。透過套用色彩比例尺、資料橫條或圖示集，輕鬆突顯高、中、低數值，讓資料一目了然。此方法特別適合應用於儀表板、報告及需要快速解讀的分析情境，其中視覺提示遠比文字更有效。

典型使用情境包括：

在會議或報告中呈現精要洞察。
在數據區域中突顯異常值或辨識趨勢。
透過省去多餘的欄位與文字標籤，有效減少視覺干擾。

若要套用使用條件格式對資料進行分類：

選取數據區域（例如 A2:A20）。
按一下開始＞ 使用條件格式。
針對色彩比例尺：
1）選擇色彩比例尺，並挑選用來代表「低」、「中」、「高」的三色比例尺。
2）若要調整臨界值，請前往使用條件格式> 管理規則> 編輯規則。
針對圖示集：
1）選擇圖示集（例如交通燈、箭頭）。
2）接著透過管理規則＞ 編輯規則 設定臨界值，例如：
數值＞90 為「綠色」，數值＞60 為「黃色」，≤60 為「紅色」。

提示與注意事項：

使用條件格式不會變更底層資料或結構，讓您的工作表始終保持整潔。
若要清除或修改格式設定，請使用條件格式 > 清除規則。
您可透過複製格式，輕鬆重複套用相同的格式設定！
歡迎依據您的報表需求，自訂專屬的色彩主題或圖示集。

可能發生的問題與排除方法：

若出現錯誤的圖示或色彩，請重新檢查您的規則臨界值設定。
若格式套用至錯誤範圍，請先清除規則，再重新套用至正確的選取範圍。

優點：無需額外欄位，即可快速進行視覺分類。
缺點：不會產生實際的分類文字，若需進一步篩選、匯出或計算，可能不夠理想。

使用 VBA 程式碼自動化分類

針對大型資料集或高度客製化的分類需求，運用 VBA（Visual Basic for Applications）程式碼可自動依據數值範圍指派類別或套用格式。當您需要重複執行相同作業、標準化資料處理流程，或快速以不同規則更新並重新執行分類時，此方法格外實用。

典型使用情境：

自動為長列表分類，無需手動輸入公式。
套用自訂邏輯，或將分類指派與其他任務（例如突顯顯示或匯出）結合。
資料更新後，快速重新套用分類。

注意：執行 VBA 程式碼前，請務必先儲存活頁簿，因為巨集操作無法復原。若系統提示，請立即啟用巨集！

若要使用 VBA 進行自動分類：

1. 按一下開發人員 > Visual Basic，開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗；接著按一下插入 > 模組，並將下列程式碼貼到模組視窗中：

Sub CategorizeValues()
    Dim rng As Range
    Dim cell As Range
    Dim categoryCol As Range

    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"

    Set rng = Application.InputBox("Select data range (single column):", xTitleId, "", Type:=8)
    If rng Is Nothing Then Exit Sub

    Set categoryCol = rng.Offset(0, 1)

    For Each cell In rng
        If IsNumeric(cell.Value) Then
            Select Case cell.Value
                Case Is > 90
                    categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "High"
                Case Is > 60
                    categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Medium"
                Case Else
                    categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Low"
            End Select
        Else
            categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = ""
        End If
    Next cell
End Sub

2. 按一下執行按鈕以執行巨集。當系統提示時，請選取包含數值的欄位（例如分數），巨集將自動把分類結果（高／中／低）寫入緊鄰右側的欄位中！

說明與重點：

臨界值已於程式碼中設定：數值 > 90 為「High」，> 60 為「Medium」，其餘則為「Low」。您可依需求自訂這些數值。
非數值資料將被忽略，並保留為空白。
若要輸出至其他欄位，請相應調整 rng.Offset(0, 1)。

錯誤提醒與排除方法：

若毫無反應，請檢查巨集安全性設定，並確認巨集已啟用。
若選取的範圍有誤，只需重新執行巨集即可。
首次測試時，務必在檔案的副本上進行操作。

優點：適用於大型資料集、規則可自訂，大幅減少手動操作。
缺點：需啟用巨集，並具備基本 VBA 知識。

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