如何在 Excel 中寄送電子郵件時插入 Outlook 簽名？

若您經常使用 Excel 管理聯絡人或處理工作溝通，很可能會遇到需要直接從工作表寄送電子郵件的情況。為確保業務往來的一致性與專業形象，將 Outlook 的預設簽名自動套用至這些郵件通常至關重要。然而，Excel 預設並不會在寄信時自動加入 Outlook 簽名，迫使您一再手動處理。本文將介紹兩種實用方法，讓您從 Excel 寄送電子郵件時自動包含 Outlook 簽名，不僅簡化工作流程，更能維持品牌標準。

透過 Excel VBA 寄送 Outlook 郵件時插入簽名
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透過 Excel VBA 寄送 Outlook 郵件時插入簽名

假設您已在 Excel 工作表中整理好一份郵箱地址清單，並需要向這些收件人寄送個人化郵件。為在從 Excel 寄信時高效加入預設的 Outlook 簽名，您可以採用 VBA 解決方案。以下方法能自動化整個流程，確保簽名自動附加，不僅節省時間，還能避免手動複製可能引發的錯誤。

首先準備您的資料：請確認工作表中包含收件人電子信箱地址清單，且每個電子郵件地址皆位於獨立儲存格內。針對資料範圍進行必要調整，確保僅包含有效的電子信箱地址。若條件允許，建議將其他必要欄位（例如姓名或訊息內容）儲存在相鄰欄位中，以利未來功能擴充，儘管基本操作僅聚焦於電子信箱地址。

1. 按下 Alt+F11，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 在 VBA 編輯器中，選擇插入＞ 模組，即可為您的專案建立一個新的程式碼模組。

將提供的 VBA 2 程式碼複製到模組視窗中，即可自動寄送電子郵件至指定範圍內的地址。

為確保每封郵件皆包含您的預設 Outlook 簽名（而非通用訊息），請將所提供的程式碼中 .Body 這一行（來自）VBA 2）替換為 VBA 1 中的程式碼片段。接著，務必將 .Display 這一行移至 With xMailOut 區塊下方，確保在所有屬性設定完成後才執行顯示動作。此調整對於正確載入並顯示簽名至關重要！以下提供相關程式碼片段供您參考：

VBA 1：在 Excel 中使用 Outlook 預設簽名寄送電子郵件的範本

.HTMLBody = "This is a test email sending in Excel" & "<br>" & .HTMLBody

VBA 2：寄送電子郵件給 Excel 儲存格中指定的郵箱地址

Sub SendEmailToAddressInCells()
    Dim xRg As Range
    Dim xRgEach As Range
    Dim xRgVal As String
    Dim xAddress As String
    Dim xOutApp As Outlook.Application
    Dim xMailOut As Outlook.MailItem
    On Error Resume Next
    xAddress = ActiveWindow.RangeSelection.Address
    Set xRg = Application.InputBox("Please select email address range", "KuTools For Excel", xAddress, , , , , 8)
    If xRg Is Nothing Then Exit Sub
    Application.ScreenUpdating = False
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = xRg.SpecialCells(xlCellTypeConstants, xlTextValues)
    For Each xRgEach In xRg
        xRgVal = xRgEach.Value
        If xRgVal Like "?*@?*.?*" Then
            Set xMailOut = xOutApp.CreateItem(olMailItem)
            With xMailOut
                .To = xRgVal
                .Subject = "Test"
                .Body = "Dear " _
                      & vbNewLine & vbNewLine & _
                        "This is a test email " & _
                        "sending in Excel"
                .Display
                '.Send
            End With
        End If
    Next
    Set xMailOut = Nothing
    Set xOutApp = Nothing
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

下方截圖標示出需在程式碼中進行關鍵修改的位置，確保 Outlook 簽名能自動附加至每封寄出的郵件。此視覺指引可協助您快速辨識已調整的程式碼行：

3. 更新程式碼模組後，執行 VBA 流程並按下 F5 執行巨集。接著將彈出 Kutools for Excel 的選取方塊，請選擇您要寄送郵件的信箱地址，再按一下「確定」。

系統將為範圍內的每個地址自動建立新的 Outlook 郵件草稿。若您已依照上述方式正確連結簽名，便會發現 Outlook 的預設簽名已自動附加於每封郵件內文底部。寄送前，請務必仔細確認所產生的郵件內容是否正確：

提示與疑難排解：

1. 您可以根據每封郵件的實際需求，在 VBA 1 中調整郵件內文，為不同收件人或群組量身打造專屬內容。
2. 若您遇到顯示「使用者定義的類型未定義」的錯誤對話方塊，通常代表您的專案尚未參考 Outlook 物件模型。解決方法如下：
   • 關閉錯誤對話框。
   • 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，前往工具 > 參考項目。
   • 勾選 Microsoft Outlook 物件程式庫核取方塊，然後按一下確定。
   • 再次執行巨集。
   
3. 執行大量郵件發送時請特別留意，因為 Outlook 可能會將重複性高或數量龐大的操作視為可疑行為。若您經常需要寄送大量聯絡人郵件，建議分批處理，並留意 Outlook 的寄件限制。
4. 寄信自動化前，務必先預覽郵件內容，以免誤寄。

此 VBA 解決方案專為熟悉 Excel 巨集與基礎腳本的使用者設計，可直接掌控郵件內容與收件人。但請務必確認所有安全性設定皆允許從 Excel 自動化操作 Outlook，並於執行巨集前儲存您的工作，以防資料遺失。

使用強大工具輕鬆在 Excel 寄信時插入 Outlook 簽名

對於偏好直覺友善介面、不需撰寫程式碼的使用者，寄送電子郵件功能已內建於 Kutools for Excel，提供便捷高效的解決方案！此功能可直接從 Excel 寄送個人化郵件，支援自訂郵件清單，並自動附加您的 Outlook 簽名，無論單封寄送或批量發信皆能輕鬆簡化流程。特別適合用於定期電子報、活動通知或業務更新等情境，確保每封郵件都展現專業形象，不容錯過！

開始之前，您需要準備一份包含電子郵件任務所需欄位的郵件清單：這些欄位可能包括收件人地址、主旨、內文，以及用於合併內容的其他個人資訊。您可以手動建立此清單，或使用 Kutools 的建立郵件清單功能快速設定！

1. 按一下 KUTOOLS PLUS＞ 建立郵件清單，即可開啟對話框。

2. 指定您的郵件清單欄位（例如電子信箱、姓名、主旨等），選擇要在工作表中的輸出位置，然後點擊確定。

3. 視需要編輯範例郵件清單，調整欄位以反映真實的聯絡人與資訊。您可以新增或刪除列、更新詳細資料，並設定列格式，輕鬆掌握批次郵件管理。清單支援多列，助您高效傳送批次電子郵件！

4. 選取包含標題在內的整個清單，為傳送做好準備。點選 KUTOOLS PLUS＞ 傳送電子郵件，即可開啟電子郵件對話框。在傳送電子郵件對話框中，請逐一確認下列步驟：

1. 您郵件列表中的所有欄位都已自動對應完成。
2. 撰寫或貼上您要使用的郵件內容，並可依需要插入郵件合併欄位。
3. 請確認已勾選 透過 Outlook 寄送電子郵件與 使用 Outlook 簽名設定核取方塊，確保每封郵件皆能完整套用 Outlook 用戶端中的簽名樣式！
4. 點擊寄送，立即開始寄信！

電子郵件傳送完畢後，您可在 Outlook 中開啟「已傳送郵件」資料夾，確認簽名檔是否已正確顯示於每封郵件內文的末尾。此方法特別推薦給偏好無需撰寫程式碼、透過引導式操作完成設定的使用者，以及需要運用郵件合併與範本進行高效大量通訊的情境。

其他實用注意事項：

• 使用 Kutools 功能前，請先確認 Outlook 已安裝並正確設定於您的電腦上。
• 若您經常寄送類似的郵件，建議將郵件清單範本儲存在 Excel 中，方便日後重複使用。
• 寄送多封郵件時，務必仔細檢查所有設定，避免誤寄重複內容或遺漏重要資訊。

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