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如何在Excel中當截止日期到達時發送電子郵件？

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-12

如下圖截屏所示，如果C列中的截止日期小於或等於7天（例如，當前日期為2017/9/13），則會向A列中的指定收件人發送電子郵件，並且B列中的指定內容將顯示在郵件正文中。您該如何實現這一功能呢？本文提供了一段VBA代碼來幫助您完成此任務。

sample data

使用VBA代碼在截止日期到達時發送電子郵件

使用VBA代碼在截止日期到達時發送電子郵件

請按照以下步驟操作，以便在Excel中截止日期到達時發送電子郵件提醒。

1. 同時按下 Alt + F11 鍵以打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，請點擊 插入 > 模組。然後將以下VBA代碼複製並粘貼到模組窗口中。

VBA代碼：在Excel中截止日期接近時發送電子郵件

Public Sub CheckAndSendMail()
'Updated by Extendoffice 2018/11/22
    Dim xRgDate As Range
    Dim xRgSend As Range
    Dim xRgText As Range
    Dim xRgDone As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xMailItem As Object
    Dim xLastRow As Long
    Dim vbCrLf As String
    Dim xMailBody As String
    Dim xRgDateVal As String
    Dim xRgSendVal As String
    Dim xMailSubject As String
    Dim i As Long
    On Error Resume Next
    Set xRgDate = Application.InputBox("Please select the due date column:", "KuTools For Excel", , , , , , 8)
    If xRgDate Is Nothing Then Exit Sub
    Set xRgSend = Application.InputBox("Please select the recipients?email column:", "KuTools For Excel", , , , , , 8)
    If xRgSend Is Nothing Then Exit Sub
    Set xRgText = Application.InputBox("Select the column with reminded content in your email:", "KuTools For Excel", , , , , , 8)
    If xRgText Is Nothing Then Exit Sub
    xLastRow = xRgDate.Rows.count
    Set xRgDate = xRgDate(1)
    Set xRgSend = xRgSend(1)
    Set xRgText = xRgText(1)
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    For i = 1 To xLastRow
        xRgDateVal = ""
        xRgDateVal = xRgDate.Offset(i - 1).Value
        If xRgDateVal <> "" Then
        If CDate(xRgDateVal) - Date <= 7 And CDate(xRgDateVal) - Date > 0 Then
            xRgSendVal = xRgSend.Offset(i - 1).Value
            xMailSubject = xRgText.Offset(i - 1).Value & " on " & xRgDateVal
            vbCrLf = "<br><br>"
            xMailBody = "<HTML><BODY>"
            xMailBody = xMailBody & "Dear " & xRgSendVal & vbCrLf
            xMailBody = xMailBody & "Text : " & xRgText.Offset(i - 1).Value & vbCrLf
            xMailBody = xMailBody & "</BODY></HTML>"
            Set xMailItem = xOutApp.CreateItem(0)
            With xMailItem
                .Subject = xMailSubject
                .To = xRgSendVal
                .HTMLBody = xMailBody
                .Display
                '.Send
            End With
            Set xMailItem = Nothing
        End If
    End If
    Next
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

注意：VBA代碼中的這一行 If CDate(xRgDateVal) - Date <= 7 And CDate(xRgDateVal) - Date > 0 Then 表示截止日期必須大於1天且小於或等於7天。您可以根據需要進行更改。

3. 按下 F5 鍵運行代碼。在第一個彈出的 Kutools for Excel 對話框中，請選擇截止日期列範圍，然後點擊 確定 按鈕。參見截圖：

vba code to select the due date column

4. 接著第二個 Kutools for Excel 對話框彈出，請選擇包含收件人電子郵件地址的對應列範圍，並點擊 確定 按鈕。參見截圖：

vba code to select the recipients’ email addresses

5. 在最後一個 Kutools for Excel 對話框中，選擇要在郵件正文中顯示的內容，然後點擊 確定 按鈕。

vba code to select the content you want to display in the email body

然後，如果C列中的截止日期小於或等於7天，將自動創建一封電子郵件，列出指定的收件人、主題和正文。請點擊 發送 按鈕發送電子郵件。

an email is created with the specified recipient, subject and body listed out if the due date

注意：

1. 每封創建的電子郵件都對應一個截止日期。例如，如果有三個截止日期符合條件，將自動創建三封電子郵件。

2. 如果沒有符合條件的日期，此代碼不會被觸發。

3. 該VBA代碼僅在您使用Outlook作為電子郵件程序時有效。

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