如何在 Excel 中於截止日期達成時自動寄送電子郵件？

作者Siluvia修改日期2024-11-11

如下圖所示，若 C 欄中的截止日期距離今天已達 7 天（例如目前日期為 2017/9/13），系統將自動寄送電子郵件給 A 欄指定的收件人，並在郵件內文中顯示 B 欄所指定的內容。您該如何實現此功能？本文提供一段 VBA 程式碼，協助您輕鬆完成這項任務。

範例資料

使用 VBA 程式碼在滿足截止日期時寄送電子郵件

使用 VBA 程式碼在滿足截止日期時寄送電子郵件

請依照下列步驟，在 Excel 中於截止日期到來時自動寄送電子郵件提醒。

1. 同時按下 Alt+F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗！

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗中，請點選插入＞模組，並將下方的 VBA 程式碼複製貼上至模組視窗中。

VBA 程式碼：在 Excel 中關閉截止日期時寄送電子郵件

Public Sub CheckAndSendMail()
'Updated by Extendoffice 2018/11/22
    Dim xRgDate As Range
    Dim xRgSend As Range
    Dim xRgText As Range
    Dim xRgDone As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xMailItem As Object
    Dim xLastRow As Long
    Dim vbCrLf As String
    Dim xMailBody As String
    Dim xRgDateVal As String
    Dim xRgSendVal As String
    Dim xMailSubject As String
    Dim i As Long
    On Error Resume Next
    Set xRgDate = Application.InputBox("Please select the due date column:", "KuTools For Excel", , , , , , 8)
    If xRgDate Is Nothing Then Exit Sub
    Set xRgSend = Application.InputBox("Please select the recipients?email column:", "KuTools For Excel", , , , , , 8)
    If xRgSend Is Nothing Then Exit Sub
    Set xRgText = Application.InputBox("Select the column with reminded content in your email:", "KuTools For Excel", , , , , , 8)
    If xRgText Is Nothing Then Exit Sub
    xLastRow = xRgDate.Rows.count
    Set xRgDate = xRgDate(1)
    Set xRgSend = xRgSend(1)
    Set xRgText = xRgText(1)
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    For i = 1 To xLastRow
        xRgDateVal = ""
        xRgDateVal = xRgDate.Offset(i - 1).Value
        If xRgDateVal <> "" Then
        If CDate(xRgDateVal) - Date <= 7 And CDate(xRgDateVal) - Date > 0 Then
            xRgSendVal = xRgSend.Offset(i - 1).Value
            xMailSubject = xRgText.Offset(i - 1).Value & " on " & xRgDateVal
            vbCrLf = "<br><br>"
            xMailBody = "<HTML><BODY>"
            xMailBody = xMailBody & "Dear " & xRgSendVal & vbCrLf
            xMailBody = xMailBody & "Text : " & xRgText.Offset(i - 1).Value & vbCrLf
            xMailBody = xMailBody & "</BODY></HTML>"
            Set xMailItem = xOutApp.CreateItem(0)
            With xMailItem
                .Subject = xMailSubject
                .To = xRgSendVal
                .HTMLBody = xMailBody
                .Display
                '.Send
            End With
            Set xMailItem = Nothing
        End If
    End If
    Next
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

注意事項：程式碼中的這一行 If CDate(xRgDateVal) - Date <= 7 And CDate(xRgDateVal) - Date > 0 Then 表示截止日期必須大於今天 0 天（即未來日期）且小於等於 7 天。您可以依需求進行調整。

3. 按下 F5 鍵以執行程式碼。在第一個跳出的 Kutools for Excel 對話方塊中，請選取截止日期欄位範圍，然後點擊確定按鈕。詳情請參閱下圖：

用於選取到期日欄位的 VBA 程式碼

4. 接著會跳出第二個 Kutools for Excel 對話方塊，請選取包含收件人電子信箱地址的對應欄位範圍，然後點擊確定按鈕。請參閱下圖：

用於選取收件人電子郵件地址的 VBA 程式碼

5. 在最後一個 Kutools for Excel 對話方塊中，選取您希望顯示於郵件內文的內容，然後按一下確定按鈕。

用於選取要在郵件內文中顯示之內容的 VBA 程式碼

當 C 欄中的截止日期距離今天已達 7 天時，系統將自動生成一封包含指定收件人、主旨與內文的電子郵件。請立即點擊傳送按鈕寄出郵件！

若符合到期日條件，系統會自動建立一封包含指定收件人、主旨與內文的電子郵件

注意事項：

1. 每封建立的電子郵件皆對應一筆截止日期；例如，若符合條件的截止日期有三筆，系統將自動產生三封電子郵件。

2. 若無任何日期符合條件，此程式碼將不會被觸發。

3. 此 VBA 程式碼僅適用於以 Outlook 作為電子郵件程式的使用者。

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