Skip to main content

如何將工作表另存為PDF文件並通過Outlook作為附件發送?

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-12

在某些情況下,您可能需要通過Outlook將工作表作為PDF文件發送。通常,您必須手動將工作表另存為PDF文件,然後在Outlook中創建一封新郵件並將此PDF文件作為附件,最後再發送出去。一步一步手動完成這個過程非常耗時。在本文中,我們將向您展示如何快速將工作表另存為PDF文件,並自動通過Outlook作為附件發送。

使用VBA代碼將工作表另存為PDF文件並作為附件發送


使用VBA代碼將工作表另存為PDF文件並作為附件發送

您可以運行以下VBA代碼來自動將活動工作表保存為PDF文件,然後通過Outlook將其作為附件發送。請按照以下步驟操作。

1. 打開要另存為PDF並發送的工作表,然後同時按下 Alt + F11 鍵以打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中,點擊 插入 > 模塊。然後複製並將以下VBA代碼粘貼到代碼窗口中。參見截圖:

VBA代碼:將工作表另存為PDF文件並作為附件發送

Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range

Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

If xFileDlg.Show = True Then
   xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
   MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
   Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"

'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
    xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
                      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
    On Error Resume Next
    If xYesorNo = vbYes Then
        Kill xFolder
    Else
        MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
        Exit Sub
    End If
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Unable to delete existing file.  Please make sure the file is not open or write protected." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
        Exit Sub
    End If
End If

Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
    'Save as PDF file 
    xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
    
    'Create Outlook email 
    Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
    With xEmailObj
        .Display
        .To = ""
        .CC = ""
        .Subject = xSht.Name + ".pdf"
        .Attachments.Add xFolder
        If DisplayEmail = False Then
            '.Send
        End If
    End With
Else
  MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
  Exit Sub
End If
End Sub

3. 按下 F5 鍵運行代碼。在 瀏覽 對話框中,請選擇一個文件夾來保存此PDF文件,然後點擊 確定 按鈕。

run vba code to select a folder to save this PDF file

注意:

1. 現在,活動工作表已保存為PDF文件,並且PDF文件以工作表名命名。
2. 如果活動工作表是空白的,在點擊 確定 按鈕後,您將看到如下截圖所示的對話框。

If the active worksheet is blank,a warning prompt box is popped out

4. 現在已創建了一封新的Outlook郵件,您可以看到PDF文件列為附件欄中的附件。參見截圖:

a new Outlook email is created with the PDF file as an attachment

5. 請撰寫這封郵件,然後發送它。
6. 僅當您使用Outlook作為郵件程序時,此代碼才有效。

輕鬆一次將單個或多個工作表保存為單獨的PDF文件:

Kutools for Excel分割工作簿 功能可以幫助您輕鬆地一次性將單個或多個工作表保存為單獨的PDF文件,如下方示範所示。立即下載並試用!(30-天免費試用)

save multiple worksheets as separate PDF files by kutools


相關文章:

最佳辦公效率工具

🤖 Kutools AI 助手:基於智能執行方式革新數據分析:智能執行   |  生成代碼  |  創建自訂公式  |  分析數據並生成圖表  |  調用 Kutools 函數
熱門功能查找、標記重複值或識別重複項   |  刪除空行   |  合併列或單元格而不丟失數據   |   四捨五入無需公式 ...
高級 LOOKUP多條件 VLookup    多值 VLookup  |   多表查找   |   模糊查找 ....
高級下拉列表快速創建下拉列表   |  依賴下拉列表   |  多選下拉列表 ....
列管理器添加特定數量的列  |  移動列  |  切換隱藏列的可見狀態  |  比較區域和列 ...
特色功能網格聚焦   |  設計檢視   |   增強編輯欄    工作簿與工作表管理器   |  資源庫(自動文本)   |  日期提取器   |  合併資料   |  加密/解密儲存格    按列表發送電子郵件   |  超級篩選   |   特殊篩選(篩選粗體/斜體/刪除線...) ...
頂級 15 種工具集12 個文本工具添加文本刪除特定字符、...)   |   50+ 圖表 類型甘特圖、...)   |   40+ 實用 公式基於生日計算年齡、...)   |   19 個插入工具插入QR碼根據路徑插入圖片、...)   |   12 個轉換工具金額轉大寫匯率轉換、...)   |   7 個合併與分割工具高級合併行分割儲存格、...)   |   ... 還有更多

使用 Kutools for Excel 提升您的 Excel 技巧,體驗前所未有的高效。 Kutools for Excel 提供超過 300 種高級功能來提高生產力並節省時間。  點擊這裡獲取您最需要的功能...


Office Tab 將標籤式界面帶到 Office,讓您的工作更加輕鬆

  • 在 Word、Excel、PowerPoint、Publisher、Access、Visio 和 Project 中啟用標籤式編輯和閱讀。
  • 在同一窗口的新標籤中打開和創建多個文檔,而不是在新窗口中。
  • 將您的生產力提高 50%,每天為您減少數百次鼠標點擊!