如何在同一儲存格中顯示與實際值不同的文字？

在 Excel 中，您輸入到儲存格中的值通常會同時顯示在該儲存格本身和公式欄中，以確保數據的一致性和透明度。如下方第一個截圖所示，儲存格中顯示的內容與公式欄中看到的完全一致。然而，在某些情況下——例如設計儀表板、創建報告或呈現匯總信息時——您可能希望在儲存格中顯示的文字與其底層值不同。這樣，儲存格可以視覺上顯示描述性文字，但在公式欄中保留其數字或編碼值，如下方第二個截圖所示。實現這種視覺差異對於提高可讀性或傳達特定信息非常有用，同時仍然能夠使用底層值進行計算或數據分析。本文介紹了在 Excel 中實現這一目標的實用方法，涵蓋內置方法和節省時間的外掛程式。

使用條件格式化來顯示與同一儲存格中的值不同的文字

使用 Kutools for Excel 使顯示的文字等於實際值

替代方案：使用 VBA 宏動態顯示不同的文字

使用條件格式化來顯示與同一儲存格中的值不同的文字

假設您希望在摘要表中提高清晰度並使內容更直觀。例如，您希望 C1 儲存格顯示“星期一”，但其底層值——即公式欄中出現的數字——仍然是 1。同樣，C2 顯示“星期二”，而其實際值為 2，依此類推。當您希望呈現標籤或友好的文字但仍依賴原始數據進行計算、過濾或引用時，此技術非常有用。以下是演示效果的範例截圖：

1. 首先，選擇要顯示替換文字的儲存格範圍（例如，C1 到 C7）。然後，在功能區上點擊 [首頁] > [條件格式化] > [新建規則]。這將打開 [新建格式化規則] 對話框。請參見下方截圖作為視覺參考：

2. 在 [新建格式化規則] 窗口中，從列表中選擇 [使用公式確定要設置格式的單元格]。在公式字段中，輸入以下公式（例如，當值為 1 時，C1 顯示“星期一”）：

=C1=1

注意：將 C1 替換為適合您選擇的儲存格引用，並將 1 替換為您希望條件改變顯示文字的實際值。如果您正在格式化一個範圍（例如，C1:C7），請確保您的公式從選定範圍的左上角儲存格開始，以便正確應用條件。如有必要，適當使用相對或絕對引用。對話框應如下所示：

3. 點擊 [格式] 按鈕以打開 [設置儲存格格式] 對話框。在 [數字] 選項卡下，選擇左側的 [自訂]。在 [類型] 字段中，輸入您希望顯示的文字，並用雙引號括起來——例如：

"星期一"

必須使用雙引號；否則，儲存格可能無法正確顯示文字。請參見下面的範例：

注意：確保在文字周圍包含引號，否則 Excel 將返回錯誤或顯示格式代碼而不是您期望的標籤。

4. 點擊 [確定] 關閉 [設置儲存格格式] 對話框，然後再次點擊 [確定] 在 [新建格式化規則] 對話框中應用規則。現在，儲存格中的目標數值將顯示為指定的文字，例如“星期一”而不是 1，如下所示：

注意：要配置不同的值以顯示各種文字，只需為每個想要自定義的值重複該過程。在條件格式化對話框中輸入相關公式，並為每個條件指定顯示文字。當處理少量固定值（如星期幾、狀態或類別）時，此技術非常有效。

適用場景： 當您有有限數量的已知值並希望呈現用戶友好標籤，同時保留其原始值以進行計算或查找時，此解決方案非常理想。
優勢： 無需公式或外部代碼；顯示視覺直觀的數據。
局限性： 對於每對新的值/文本，必須添加單獨的格式化規則，這對於大型數據集來說可能會變得繁瑣。原儲存格值保持不變以供計算之用，但如果未記錄，可見標籤可能具有誤導性。此外，此方法不會物理改變儲存格值本身——僅條件性改變其顯示格式。

實用提示：如果需要在其他地方重用此顯示邏輯，使用格式刷工具複製條件格式化規則。如果規則似乎不起作用，仔細檢查公式儲存格引用是否與您的選擇完全匹配。

故障排除：如果文字沒有按預期顯示，請驗證相同儲存格中是否存在衝突的條件格式化規則。另外，確保您的自訂格式字符串用雙引號輸入，並且公式引用是正確的。注意，條件格式化僅改變儲存格外觀，不影響數據導出或外部系統集成。

使用 Kutools for Excel 使顯示的文字等於實際值

在某些情況下，應用自定義數字格式或條件格式化後，您可能會注意到儲存格的顯示值不再與其真實底層值匹配，這會導致在進一步分析或共享數據時產生混亂或錯誤。如果您希望快速恢復儲存格——使儲存格中看到的文字與公式欄中顯示的完全一致，並且兩者都反映實際存儲的值——Excel 幫助並不提供直觀的本地功能來完成此任務。

借助 Kutools for Excel，解決這個問題非常高效。它的 [轉為實際值] 功能專門為此目的設計：即時同步顯示文字與真實儲存格值，移除任何導致不匹配的自定義格式。

安裝 Kutools for Excel 後，按照以下簡單步驟操作：

1. 選擇希望顯示文字與實際值匹配的儲存格，然後導航至 Kutools 標籤並點擊 [轉為實際值]。請參閱截圖以獲取精確位置：

2. 單擊一下，顯示即更新，顯示的文字現在與底層數據一致。儲存格顯示的真實值與公式欄中顯示的一樣：

適用場景： 當您希望揭開自定義格式化的儲存格並恢復顯示，使其顯示字面值，防止誤解或數據輸入錯誤時，使用此方法。
優勢： 使用極其快速，支持批量處理，無需手動清除單個格式。
局限性： 需要安裝 Kutools for Excel 外掛程式。在共享環境中工作時要小心，因為更改是立即生效的，並且會影響所有下游用途中的數據外觀。

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替代方案：使用 VBA 宏動態顯示不同的文字

如果您需要更動態的映射——例如根據外部查找、用戶輸入或大型數據集處理值——自定義 VBA 宏提供了很大的靈活性。此解決方案非常適合高級用戶以及內置格式化不足的情況。

1. 按下 Alt+F11 打開 VBA 編輯器。在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，點擊 插入 > 模塊.
2. 複製並粘貼以下代碼到模塊中：

Sub DisplayCustomText()
    Dim cell As Range
    Dim WorkRng As Range
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Select range for custom display", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    For Each cell In WorkRng
        Select Case cell.Value
            Case 1
                cell.NumberFormat = """Monday"""
            Case 2
                cell.NumberFormat = """Tuesday"""
            Case 3
                cell.NumberFormat = """Wednesday"""
            Case 4
                cell.NumberFormat = """Thursday"""
            Case 5
                cell.NumberFormat = """Friday"""
            Case 6
                cell.NumberFormat = """Saturday"""
            Case 7
                cell.NumberFormat = """Sunday"""
            Case Else
                cell.NumberFormat = "General"
        End Select
    Next
End Sub

3. 點擊 運行 F5按鈕運行宏。將出現一個對話框，提示您選擇要應用此邏輯的範圍。

運行後，所選範圍內的每個儲存格都會顯示與其值相關的星期名稱，而不改變底層的數字值。

參數解釋：
該宏使用 NumberFormat 屬性設置值的顯示方式，將它們匹配到星期名稱（如果它們在 1 到 7 之間）；否則，應用默認格式。
注意事項： 結果僅限於視覺效果；實際儲存格值保持不變，以便於公式和計算。要還原，手動重置數字格式或使用 Kutools 的 [轉為實際值] 功能。

提示：您可以通過編輯 Select Case 區塊輕鬆適配此宏以實現其他映射方案。

總結建議：
選擇條件格式化還是 VBA 方法取決於您的具體需求——考慮不同映射的數量、後續維護的便捷性、與共享文件的兼容性以及用戶熟悉程度。對於快速恢復或批量操作，Kutools for Excel 提供了高度便利的選項，以確保數據的準確性和清晰度。

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