如何根據另一列或下拉列表的選擇在 Excel 中將儲存格變灰？

在實際的 Excel 工作中，經常會遇到需要根據相關儲存格的值讓資料視覺上突出或降低其顯著性的情況。一個常見的需求是，當另一列包含特定值或從下拉列表中選擇時，自動「變灰」（淡化或視覺上停用）某些儲存格。
這種動態格式化使大型數據集更易於解讀，有助於限制輸入的工作流程，或明確哪些項目目前無法操作。例如，如果項目狀態列為「已完成」，則可以觸發任務描述的變灰效果。
本文介紹了幾種有效的方法，可根據另一列的值或下拉列表的選擇在 Excel 中將儲存格變灰，涵蓋標準條件格式以及更複雜需求的高級 VBA 方法。您還會找到故障排除建議和實用技巧。

根據另一列或下拉列表的選擇將儲存格變灰

VBA：根據另一列或下拉列表自動將儲存格變灰

根據另一列或下拉列表的選擇將儲存格變灰

假設您有兩列：A 列包含主要數據（如任務或描述），B 列包含標記或狀態指示器（如「是」/「否」，或從下拉列表中選擇）。您可能希望根據 B 列中的值將 A 列中的項目以視覺方式變灰。例如，當 B 列的某個儲存格顯示「是」時，A 列中相應的儲存格將呈現灰色，標示為不活躍或已完成。如果 B 列不是「是」，則 A 列保持正常外觀。

此方法適用於任務管理表、清單、工作流程或任何一列的狀態控制另一列格式化的表格。它能讓您的數據井然有序且易於使用，但依賴於結構良好且對齊的列（請確保行正確對應）。

1. 選擇 A 列中您希望根據其他列自動變灰的儲存格。例如，選擇 A2:A100 （僅選擇與 B 列所使用的範圍相匹配的儲存格）。然後前往 Home > Conditional Formatting > New Rule.

2. 在新建格式規則對話框中，點擊 使用公式來決定要格式化的儲存格。將公式 =B2="YES" 輸入到標記為 格式化值為該公式為真 的框中，這個公式檢查 B 列中相應儲存格的值是否為 "YES"：

3. 然後，點擊 Format 按鈕。在 Format Cells 對話框中，選擇一個灰色調，位於 Fill 選項卡。這將作為變灰的背景色。

4. 設置顏色後，點擊 OK 以關閉 Format Cells 窗口，然後再次點擊 OK 以應用新的格式規則。

從現在起，每當 B 列顯示「YES」時，A 列中相應的儲存格將呈現灰色。如果 B 列更改為其他值（如「NO」或空白），A 列的外觀將恢復正常。此方法即時生效，無需手動更新。

使用 Kutools AI 解鎖 Excel 的魔法

• 智能執行：執行單元格操作、分析數據並創建圖表——所有這些都由簡單的指令驅動。
• 自訂公式：生成量身定制的公式，簡化您的工作流程。
• VBA 編碼：輕鬆編寫和實現 VBA 代碼。
• 公式解釋：輕鬆理解複雜的公式。
• 文本翻譯：打破電子表格中的語言障礙。

通過人工智能工具增強您的 Excel 能力。立即下載，體驗前所未有的效率！

VBA：根據另一列或下拉列表自動將儲存格變灰

對於更進階的場景，如批量應用格式、處理多個和更複雜的條件，或條件格式規則和限制無法滿足您的需求時，您可以使用 VBA 代碼來自動將儲存格變灰。

常見使用案例：
- 根據下拉選單選擇或與另一列相關的任何邏輯，自動將整行或特定範圍變灰。
- 確保即使在數據導入或宏驅動的工作表更新後，格式仍保持一致。
- 應用超過內建條件格式限制的多個條件狀態。

1. 點擊 Developer Tools > Visual Basic 打開 VBA 編輯器（Alt+F11 是快捷鍵）。在 VBA 窗口中，點擊 Insert > Module。將以下代碼複製並粘貼到新模組中：

Sub GreyOutCellsBasedOnAnotherColumn()
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim checkCol As String
    Dim dataCol As String
    Dim i As Long
    Dim triggerValue As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    '----- Set parameters here -----
    Set ws = ActiveSheet ' Or: Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
    checkCol = "B" ' Column to check (e.g., B)
    dataCol = "A" ' Column to grey out (e.g., A)
    triggerValue = "YES" ' Value that triggers grey out. Change as needed: "YES", "Complete", etc.

    '----- Find last row in the check column -----
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, checkCol).End(xlUp).Row
    
    For i = 2 To lastRow ' Assumes header in row 1
        If ws.Cells(i, checkCol).Value = triggerValue Then
            ws.Cells(i, dataCol).Interior.Color = RGB(191, 191, 191) ' Grey fill
        Else
            ws.Cells(i, dataCol).Interior.ColorIndex = xlNone ' Remove fill if condition not met
        End If
    Next i
End Sub

2. 要運行宏，請在代碼窗口激活時按下 F5。該宏遍歷工作表中的每一行——從第 2 行開始（因此第一行可以保留為標題）——並檢查 B 列中的觸發值（默認為「YES」）。如果找到該值，則將 A 列中相應的儲存格填為灰色。如果找不到觸發值，則任何之前的灰色填充將被移除（恢復為默認外觀）。

您可以在代碼中自定義以下參數：

• checkCol：要檢查的列（例如，"B"）
• dataCol：要變灰的列（例如，"A"）
• triggerValue：匹配灰填充的值（例如，"YES"、"Complete"、列表中的任何值）

使用 VBA 手動或自動將儲存格變灰為複雜、大規模或高度定制的 Excel 解決方案提供了最大的靈活性。