如何在收件人開啟您附上的 Excel 檔案時，收到電子郵件通知？

作者Xiaoyang修改日期2024-11-07

當您在傳送包含重要資訊的 Excel 檔案附件時，若能即時掌握收件人是否已開啟該檔案，將大幅提升您的掌控力。透過 VBA，您可輕鬆設定一段程式碼，讓活頁簿一被開啟，便自動寄送電子郵件通知給您。本指南將一步步帶您在 Excel 中啟用此功能，確保每次附件被存取時，您都能立即收到確認通知。

使用 VBA 程式碼在開啟 Excel 附件時觸發電子郵件通知

使用 VBA 程式碼在開啟 Excel 附件時觸發電子郵件通知

注意：此方法僅適用於使用 Outlook 作為郵件程式的用戶。

在傳送此 Excel 檔案之前，您應按以下方式建立程式碼：

1. 按住 ALT + F11 鍵，即可開啟 Microsoft Visual Basic for Applications 視窗。

2. 接著，在 VBAProject 區段中，於 ThisWorkbook 下方按兩下以開啟一個空白模組，並將下列程式碼複製貼上至該模組中：

VBA 程式碼：在開啟 Excel 檔案時寄送電子郵件：

Private Sub Workbook_Open()
'Updateby Extendoffice
    Dim olkObj As Object
    Dim olkEm As Object
    Dim strbody As String
    Set olkObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set olkEm = olkObj.CreateItem(0)
    strbody = "Hi there" & vbNewLine & vbNewLine & _
              ThisWorkbook.Name & vbNewLine & _
              "was opened by" & vbNewLine & _
              Environ("username")
    On Error Resume Next
    With olkEm
        .To = ""
        .CC = ""
        .BCC = ""
        .Subject = "File opened"
        .Body = strbody
        .Send
    End With
    On Error GoTo 0
    Set olkEm = Nothing
    Set olkObj = Nothing
End Sub

Excel VBA 視窗中貼上程式碼的截圖

注意：在上述程式碼中，請將郵箱地址替換為您希望接收提示郵件的電子郵件地址，並依需求調整主旨。

3. 接著，請將此活頁簿儲存為 Excel 啟用巨集活頁簿檔案類型，如截圖所示：

將活頁簿儲存為啟用巨集的 Excel 活頁簿之操作截圖

4. 接著將此檔案作為附件寄送給指定收件人，當對方下載並開啟該 Excel 檔案且啟用巨集後，系統將自動寄送一封提示郵件給您，通知您檔案已被誰開啟，如下方截圖所示：

收件人開啟檔案時收到的電子郵件截圖

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