在 Excel 中建立搜尋方塊－逐步指南
在 Excel 中建立搜尋方塊，能大幅提升試算表的功能，讓您更輕鬆、快速地篩選並存取特定資料。本指南涵蓋多種實作搜尋方塊的方法，適用於不同版本的 Excel。無論您是初學者或進階使用者，這些步驟都能協助您運用 FILTER 函數、條件格式與各種公式，打造動態搜尋方塊。
- 輕鬆使用 FILTER 函數建立搜尋方塊（適用於 Excel 2019 及更高版本，Microsoft 365 Excel）
- 使用使用條件格式建立搜尋方塊（適用於所有 Excel 版本）
- 使用公式組合建立搜尋方塊（適用於所有 Excel 版本）
使用 FILTER 函數輕鬆建立搜尋方塊
注意：FILTER 函數適用於 Excel 2019 及更新版本，以及 Microsoft 365 Excel。
FILTER 函數提供了一種直接的方式，可動態搜尋與篩選資料。使用 FILTER 函數的好處包括：
- 此函數會在您的資料更新時自動刷新輸出結果。
- FILTER 函數可傳回從單一列到數千列不等的結果，實際數量取決於資料集中符合您設定條件的項目多寡。
以下將示範如何運用 FILTER 函數在 Excel 中打造專屬搜尋方塊。
步驟 1：插入文字方塊並設定內容
提示：若您只需在儲存格中輸入內容進行搜尋，且不需要顯眼的搜尋方塊，即可跳過此步驟，直接進入 步驟 2.
- 前往「開發人員」索引標籤，按一下「插入」>「文字方塊（ActiveX 控制項）」。提示：如果「開發人員」索引標籤未顯示在功能區中，請依照本教學指示啟用：如何在 Excel 功能區中顯示「開發人員」索引標籤？
- 游標將變為十字形，此時請拖曳游標，在工作表中您希望放置文字方塊的位置繪製文字方塊；繪製完成後，放開滑鼠即可。
- 在文字方塊上按一下滑鼠右鍵，然後從快捷功能表中選取「屬性」。
- 在「屬性」窗格的「LinkedCell」欄位中輸入儲存格參照，即可將文字方塊與該儲存格連結。例如，輸入「J2」後，文字方塊中的任何內容都會自動同步至 J2 儲存格，反之亦然。
- 按一下「開發人員」索引標籤中的「設計模式」按鈕，即可退出設計模式。
文字方塊現已開放，讓您自由輸入文字。
步驟 2：套用 FILTER 函數
- 在使用 FILTER 函數前，請先將原始標題列複製到新區域。此處我將標題列置於搜尋方塊下方。
- 選取第一個標題下方的儲存格（例如本例中的 I5），輸入下列公式後按下「ENTER 鍵」，即可立即取得結果！
=FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")
如上方截圖所示，由於文字方塊目前未輸入任何內容，公式會在 I5 中顯示「未找到數據」的結果。
注意事項：
- 在此公式中：
- 「Sheet 2!$A$5:$G$281」：$A$5:$G$281 是您要在 Sheet 2 中進行篩選的資料範圍。
- 「Sheet 2!$B$5:$B$281=J2」：此部分定義篩選範圍的條件，會逐一比對 Sheet 2 工作表中 B 欄第 5 列至第 281 列的每個儲存格，確認其內容是否與 J2 儲存格的值相符；而 J2 正是連結至搜尋框的儲存格。
- 「未找到數據」：當 FILTER 函數找不到任何 B 欄數值等於 J2 儲存格內容的列時，就會傳回「未找到數據」。
- 此方法不區分大小寫，無論您輸入大寫或小寫字母，皆能成功比對文字。
結果：測試搜尋方塊
現在，讓我們來測試搜尋方塊。在這個範例中，當您在搜尋方塊輸入客戶姓名時，系統會立即篩選並顯示對應的結果。
使用使用條件格式建立搜尋方塊
使用條件格式可醒目提示與搜尋字詞相符的資料，間接打造出搜尋方塊的效果。此方法不會篩選資料，而是透過視覺方式引導您快速找到相關儲存格。本節將示範如何在 Excel 中運用條件格式建立搜尋方塊。
步驟 1：插入文字方塊並設定內容
提示：若您只需在儲存格中輸入內容進行搜尋，且不需要顯眼的搜尋方塊，即可跳過此步驟，直接進入 步驟 2.
- 前往「開發人員」索引標籤，按一下「插入」>「文字方塊（ActiveX 控制項）」。提示：如果「開發人員」索引標籤未顯示在功能區上，您可以依照此教學中的說明啟用它：如何在 Excel 功能區中顯示「開發人員」索引標籤？
- 游標會變成十字形，此時您需拖曳游標，在工作表中想要放置文字方塊的位置繪製文字方塊。繪製完成後，放開滑鼠。
- 在文字方塊上按一下滑鼠右鍵，然後從快顯功能表中選取「內容」。
- 在「內容」窗格中，於「LinkedCell」欄位輸入儲存格參照，即可將文字方塊與該儲存格連結。例如，輸入「J3」後，文字方塊中的任何內容都會自動同步至 J3 儲存格，反之亦然。
- 按一下「開發人員」索引標籤中的「設計模式」按鈕，即可退出設計模式。
文字方塊現已開放，讓您自由輸入文字。
步驟 2：套用使用條件格式以搜尋資料
- 選取您要搜尋的整個數據區域；在此範例中，我選取了範圍 A3:G279.
- 在「常用」索引標籤下，按一下 「使用條件格式」>「新增規則」。
- 在「新增格式設定規則」對話方塊中：
- 在「選取規則類型」選項中，選擇「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」。
- 請將下列公式輸入至「當此公式為 true 時格式設定值」方塊中：
=$B3=$J$3其中，「$B3」代表您要與選擇區域中搜尋條件進行比對的欄位第一個儲存格，而「$J$3」則是連結至搜尋方塊的儲存格。 - 按一下「格式」按鈕，為搜尋結果指定填充顏色。
- 按一下「確定」按鈕。請參閱螢幕截圖：
結果
現在讓我們測試搜尋方塊。在此範例中，當您在搜尋方塊中輸入客戶姓名時，B 欄中包含該客戶的對應列會立即以指定的填充顏色醒目提示。
注意：此方法不區分大小寫，無論您輸入大寫或小寫字母，皆能準確比對文字。
使用公式組合建立搜尋方塊
如果您尚未使用 Excel 的最新版本，又不希望僅限於醒目提示選取區域，本節介紹的方法或許能幫上忙。您可搭配 Excel 公式，在任何版本的 Excel 中打造實用的搜尋框。請依照下列步驟操作。
步驟 1：從搜尋欄位建立唯一值清單
提示：新範圍中的唯一值將作為我在最終搜尋框中使用的篩選條件。
- 在此情況下，我選取並複製範圍「B4:B281」到新工作表。
- 將範圍貼上至新工作表後，保持已貼上的資料處於選取狀態，接著前往「資料」索引標籤，並點選「刪除重複」。
- 在開啟的「刪除重複」對話方塊中，點擊「確定」按鈕。
- 接著會彈出「Microsoft Excel」提示方塊，顯示已移除的重複項目數量，請按一下「確定」。
- 移除重複項目後，選取清單中不含標題的所有唯一值，並在「名稱」方塊中輸入名稱，為此範圍指定一個名稱。這裡我將該範圍命名為「Customer」。
步驟 2：插入組合方塊並設定內容
提示：若您只需在儲存格中輸入內容進行搜尋，且不需要顯眼的搜尋方塊，即可跳過此步驟，直接進入 步驟 3.
- 返回包含您要搜尋資料集的工作表。前往「開發人員」索引標籤，點選「插入」>「組合方塊（ActiveX 控制項）」。提示：若「開發人員」索引標籤未顯示於功能區，請依照此教學啟用：如何在 Excel 功能區中顯示「開發人員」索引標籤？
- 游標會變成十字形，此時您需要拖曳游標，在工作表中想要放置搜尋方塊的位置繪製組合方塊。繪製完成後，放開滑鼠。
- 在組合方塊上按一下滑鼠右鍵，然後從快顯功能表中選取「內容」。
- 在「內容」窗格中：
- 在「LinkedCell」欄位中輸入儲存格參照，即可將下拉式方塊連結至該儲存格。此處我輸入「M2」。
- 在「ListFillRange」欄位中，輸入您在步驟 1 中為唯一清單所指定的「儲存格名稱」。
- 將「MatchEntry」欄位變更為「2 – fmMatchEntryNone」。
- 關閉「屬性」窗格。
- 在「LinkedCell」欄位中輸入儲存格參照，即可將下拉式方塊連結至該儲存格。此處我輸入「M2」。
- 按一下「開發人員」索引標籤中的「設計模式」，即可退出設計模式。
您現在可從下拉式選單中任選一項，或直接輸入文字快速搜尋。
步驟 3：套用公式
- 在原始數據區域旁建立三個輔助欄位。請參閱截圖：
- 在第一個輔助欄位標題下方的儲存格（H5）中輸入下列公式，然後按下「ENTER 鍵」：
=ROWS($B$5:B5)此處「B5」為要搜尋之欄位中第一位客戶姓名所在的儲存格。
- 按兩下公式儲存格的右下角，下方的儲存格會自動填入相同公式。
- 在第二個輔助欄位標題下方的儲存格（I5）中輸入下列公式，然後按下「ENTER 鍵」。接著按兩下公式儲存格右下角，即可自動將相同公式填滿下方儲存格。
=IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")此處「M2」是連結至組合方塊的儲存格。
- 在第三個輔助欄位標題下方的儲存格（J5）中輸入下列公式，然後按下「ENTER 鍵」。接著按兩下公式儲存格的右下角，讓下方的儲存格自動填入相同公式。
=IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"")
- 將原始標題列複製到新區域。此處我將標題列放在搜尋方塊下方。
- 選取第一個標題下方的儲存格（例如本例中的 L5），輸入下列公式後，按下「ENTER 鍵」即可。
=IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")此處「A5:G281」為您希望在結果儲存格中顯示的完整資料範圍。
- 選取此公式儲存格，先向右拖曳「填滿控點」，再向下拖曳，即可將公式套用至對應的欄與列。
注意事項：- 由於搜尋方塊中沒有輸入內容，因此公式結果將顯示原始資料。
- 此方法不區分大小寫，表示無論您輸入大寫或小寫字母，都能成功比對文字。
結果
現在讓我們測試搜尋框。在此範例中，當您在下拉式選單中輸入或選取客戶名稱時，B 欄包含該客戶名稱的對應列將立即被篩選，並顯示於結果範圍中。
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