如何在另一個工作表或活頁簿中設定外部資料驗證？

作者Sun修改日期2024-09-11

一般來說，我們會使用「資料驗證」來限制使用者只能輸入特定的值，但您是否曾嘗試過在另一個工作表或活頁簿中建立外部資料驗證？也就是說，資料驗證的來源與驗證位置並不在同一張工作表，甚至不在同一個活頁簿中。本文將為您介紹在 Excel 中處理此問題的方法。

在另一個工作表中建立外部資料驗證

在不同活頁簿中建立外部資料驗證

在另一個工作表中建立外部資料驗證

以建立下拉式清單為例，我會先在一個工作表中設定資料來源，再透過儲存格名稱，依據該來源在另一個工作表中建立下拉式清單。

1. 根據需求，在工作表中建立下拉式清單的來源值。請參閱截圖：

2. 選取這些來源值，然後前往名稱方塊，為這些儲存格定義一個名稱。在此，我在 Country 欄位中輸入名稱方塊，接著按下 Enter 鍵完成命名。請參閱截圖：
為資料清單建立範圍名稱

3. 切換至要建立此外部下拉式清單的工作表，選取一個儲存格或範圍（例如 G1:G4）以放置下拉式清單，然後點擊資料> 資料驗證。請參閱截圖：
按一下 [資料] > [資料驗證]

4. 在資料驗證對話方塊中，點擊設定分頁，從清單的允許下拉式清單中選擇 =Country（Country 是您於步驟 2 中為來源區域所定義的名稱，可依需求修改），並輸入至來源欄位中。請參閱截圖：
在 [資料驗證] 對話方塊中設定選項

5. 點擊確定，即可完成外部資料驗證的設定。
已建立外部資料驗證

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在不同活頁簿中建立外部資料驗證

若要在另一個活頁簿中建立外部資料驗證，同樣需透過「名稱範圍」來達成。

以下拉式選單為例。

1. 根據需求在工作表中建立來源值，選取這些來源值後，前往名稱方塊，為來源區域指定一個名稱（例如：CusName），再按下 Enter 鍵即可。請參閱截圖：
為資料建立範圍名稱

2. 接著切換至要建立下拉式清單的活頁簿，在工作表中選取一個空白欄位（例如 J 欄），然後點擊公式 > 定義名稱。請參閱截圖：
按一下 [公式] > [定義名稱]

3. 在新建名稱對話方塊中，於名稱欄位輸入名稱，從活頁簿的範圍清單中選擇 =Source.xlsx!CustName（其中 Source 為包含來源資料的工作簿名稱，CustName 則是您於步驟 1 中為來源資料所建立的儲存格名稱，可依需求調整），並將此公式貼上至參照位置文字方塊中。請參閱下方截圖：
在對話方塊中指定選項

4. 點擊確定，接著選取要建立外部下拉式清單的範圍（例如 L1:L4），然後點擊資料> 資料驗證。請參閱截圖：
按一下 [資料] > [資料驗證]

5. 在資料驗證對話方塊中，點擊設定分頁，從清單的允許下拉式清單中選擇 =MyCustList（MyCustList 是您於步驟 3 中為空白列所指定的儲存格名稱，可依需求修改），並將此公式輸入至來源欄位中。請參閱截圖：
在 [資料驗證] 對話方塊中設定選項

6. 點擊確定，即可在另一個活頁簿中成功建立外部資料驗證！詳情請參閱下方截圖：
已在另一個活頁簿中建立外部資料驗證

注意：僅當源數據活頁簿與資料驗證活頁簿同時開啟時，外部資料驗證才能正確運作。

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