如何在另一個工作表或工作簿中創建外部數據驗證？

Author Sun Last modified 2025-08-23

通常，我們使用數據驗證來限制用戶輸入我們想要的值，但您是否嘗試過在另一個工作表或工作簿中創建外部數據驗證？這意味著源數據和數據驗證不在同一個工作表甚至同一個工作簿中。在本文中，我將介紹在 Excel 中處理這個問題的方法。

在另一個工作表中創建外部數據驗證

以創建下拉列表為例，我將在一張工作表中創建源數據，然後使用區域名稱在另一張工作表中根據該值源創建下拉列表。

1. 在一張工作表中創建下拉列表的源值。參見截圖：
Create the source value of the drop down list

2. 選擇這些源值，然後進入名稱框為單元格定義一個區域名稱，這裡我在名稱框中輸入Country，然後按Enter鍵完成命名。參見截圖：
create a range name for the data list

3. 轉到您要創建此外部下拉列表的工作表，並選擇一個單元格或區域放置下拉列表，例如 G1:G4，然後點擊數據 > 數據驗證。參見截圖：
click Data > Data Validation

4. 在 數據驗證對話框中，點擊設置選項卡，並從允許下拉列表中選擇列表，然後在來源框中輸入=Country （Country 是您在步驟 2 中為源區域定義的名稱，您可以根據需要更改）。參見截圖：
set options in the Data Validation dialog box

5. 點擊確定，現在已經創建了外部數據驗證。
the external data validation has been created

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在不同工作簿中創建外部數據驗證

要在另一個工作簿中創建外部數據驗證，您還需要使用名稱範圍。

以下以創建下拉列表為例。

1. 在一張工作表中創建所需的源值，然後選擇源值，進入名稱框為源區域命名，並按 Enter 鍵，例如 CusName。參見截圖：
create a range name for the data

2. 然後轉到您要創建下拉列表的工作簿，選擇一張工作表中的空白列，例如 J 列，並點擊公式 > 定義名稱。參見截圖：
click Formulas > Define Name

3. 在新建名稱對話框中，在名稱框中輸入名稱，並從範圍列表中選擇工作簿，然後在 引用位置文本框中輸入公式 =Source.xlsx!CustName （Source 是包含源數據的工作簿名稱，而 CustName 是您在步驟 1 中為源數據創建的區域名稱，您可以根據需要更改）。參見截圖：
specify the options in the dialog box

4. 點擊確定。然後選擇您要創建外部下拉列表的區域，例如 L1:L4，並點擊數據 > 數據驗證。參見截圖：
click Data > Data Validation

5. 在數據驗證對話框中，點擊設置選項卡，並從允許下拉列表中選擇列表，然後在來源框中輸入公式 =MyCustList （MyCustList 是您在步驟 3 中給空白列指定的區域名稱，您可以根據需要更改）。參見截圖：
set options in the Data Validation dialog box

6. 點擊確定。現在已經在另一個工作簿中創建了外部數據驗證。參見截圖：
the external data validation in another workbook has been created

注意：只有當兩個工作簿同時打開時（即源數據工作簿和數據驗證工作簿），外部數據驗證才能正常工作。

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