如何根據Excel中的核取方塊篩選資料？

Author Siluvia Last modified 2025-08-23

在Excel中使用包含核取方塊的清單是很常見的，特別是在管理任務、出勤或調查數據時。根據核取方塊是否被勾選（選擇）或未勾選（未選擇）來篩選資料，對於快速查看僅完成的項目、待辦任務或根據您的工作流程需求篩選子集至關重要。然而，由於核取方塊是表單控件，不會直接在儲存格中存儲值，除非正確連結或處理，否則無法像典型的儲存格內容那樣進行篩選。本文提供了實用的逐步方法——包括手動連結和使用VBA代碼自動化——來根據核取方塊狀態篩選資料，幫助您有效管理和分析檢查表資料。

通過將核取方塊連結到相應的儲存格來篩選資料

VBA代碼——自動化將核取方塊連結到儲存格並根據核取方塊狀態篩選

通過將核取方塊連結到相應的儲存格來篩選資料

一種簡單的方法是手動將每個核取方塊連結到其自己的儲存格。這確保了核取方塊狀態的每次更改都會立即反映為連結儲存格中的「TRUE」或「FALSE」，然後標準的Excel篩選器可以識別和處理這些值。此方法特別適合於相對較小的檢查表，或者當您可以控制工作表結構時。

1. 右鍵點擊您希望篩選的一個核取方塊，然後從上下文菜單中選擇「格式控制」。這將打開所選核取方塊的配置選項。請參閱截圖：

Right click on a checkbox, and click Format Control

2. 在「格式控制」對話框中，切換到「控制」標籤。在「儲存格連結」框中，輸入或選擇您要將此核取方塊連結到的儲存格地址，然後點擊「確定」確認。例如，連結到B2儲存格意味著B2將顯示核取方塊是否被勾選。

select a cell address to link the checkbox to

在此示例中，在「儲存格連結」欄位中輸入B2後，當核取方塊被勾選時，B2將自動更新為「TRUE」，而未勾選時則更新為「FALSE」。

3. 對所有希望篩選其狀態的核取方塊重複上述過程，確保每個核取方塊都連結到同一行的對應儲存格。這一點很重要——如果多個核取方塊共享一個連結的儲存格，只有最後更改的方塊會生效。

4. 一旦連結，改變任何核取方塊的狀態將立即更新對應的儲存格以顯示“TRUE”（如果被選中）或“FALSE”（如果清除）。這種動態連結使得Excel的篩選功能能夠輕鬆識別核取方塊的狀態。請參閱截圖：

After checking the checkbox, true is displayed, otherwise, false is displayed

5. 現在，點擊連結儲存格上方的標題儲存格（例如，如果B2:B10包含連結值，則為B1），然後前往「數據」>「篩選」。這將在您的標題行上添加下拉篩選箭頭。

click Data > Filter

6. 若要篩選已勾選的核取方塊，打開連結儲存格列的下拉篩選，僅選擇TRUE。若要僅顯示未勾選的核取方塊，篩選FALSE。以下是篩選選擇的樣子：

check TRUE or FALSE

適用場景與提示：此方法在處理可管理的列表或設置新的追蹤工作表時非常實用。但是，如果您有大量的核取方塊需要逐一連結，可能會很耗時。確保您不會不小心將多個核取方塊連結到單一儲存格，因為這可能會導致錯誤的篩選結果。此外，刪除行或重新組織數據時，始終驗證核取方塊到儲存格的連結是否仍然有效，因為移動或排序儲存格可能會破壞這些連結。

故障排除：如果篩選器沒有如預期顯示您的數據，請仔細檢查所有核取方塊是否正確連結到目標儲存格，並且篩選器中的連結儲存格是否正確引用。如果核取方塊未反映正確的TRUE/FALSE狀態，您可能需要通過重複上述步驟重新連結它們。

如果您想一次在選擇的範圍內插入多個核取方塊，您可以利用 批量插入核取方塊 功能來自 Kutools for Excel。若要大量插入多個選項按鈕，請使用 批量插入選項按鈕 工具。您還可以使用 批量刪除核取方塊 功能快速從工作表中刪除所有核取方塊。這些工具簡化了大規模核取方塊管理，顯著減少手動操作，有助於維持數據完整性，特別適合於大型列表或模板準備。請參閱以下示例：
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batch insert or delete checkboxes by kutools

VBA代碼——自動化將核取方塊連結到儲存格並根據核取方塊狀態篩選

對於包含數十甚至數百個核取方塊的大工作表，手動連結每個核取方塊可能既乏味又耗時。在這種情況下，使用VBA代碼是一個明智的解決方案，因為它可以自動化將每個核取方塊與其對應的儲存格關聯起來的過程，甚至允許根據核取方塊是否被勾選或未勾選快速篩選數據。此方法在管理動態列表或維護定期更新的檢查表時尤其有益。

1. 按Alt + F11打開Visual Basic for Applications編輯器。在VBA編輯器中，點擊「插入」 > 「模塊」以添加新的代碼模塊。然後將以下代碼粘貼到模塊窗口中：

Sub LinkAllCheckboxesToCells()
    Dim ws As Worksheet
    Dim chk As CheckBox
    Dim i As Long
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    Set ws = Application.ActiveSheet
    i = 2 ' Start linking from row 2 (adjust as needed)
    For Each chk In ws.CheckBoxes
        chk.LinkedCell = ws.Cells(i, 2).Address(False, False) ' Links to column B
        i = i + 1
    Next chk
End Sub

提示：此代碼自動將活動工作表上的每個核取方塊分配給B列中相應的儲存格，從第2行開始。您可以編輯i =2和Cells(i,2)以匹配您的實際起始行和連結列。

2. 點擊運行按鈕或按 F5 執行宏。所有核取方塊將連結到它們各自的相鄰儲存格，勾選或取消勾選任何方塊將更新連結的儲存格以顯示TRUE或FALSE。

3. 所有核取方塊現在已經連結，將標準的Excel篩選應用於連結的儲存格列，以根據核取方塊狀態篩選數據，正如前面方法中所述。

提示：

如果核取方塊未正確連結，請確認核取方塊的數量與您擁有的數據行數匹配。如果您有標題行或不同的起始點，請相應調整i =2。
如果您的一些核取方塊需要連結到不同的列或行，請調整Cells(i, X)參數，其中X是列號。
運行VBA腳本之前始終保存您的工作。如果發生意外更改，您可以通過重新打開上次保存的版本來恢復。

優勢： 此方法顯著加快了設置過程，提高了準確性，並有助於防止逐一手動連結核取方塊時可能出現的錯誤。它非常適合工作表包含大量核取方塊或經常更新的情況。
局限性： 要使用VBA，您需要將工作簿保存為啟用宏的文件（.xlsm），用戶可能需要啟用宏才能實現全部功能。運行VBA腳本之前始終備份您的數據，並在進行更改時密切注意工作表結構。

此VBA方法最適合熟悉宏和腳本的用戶，或重複手動連結不切實際的情況。

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