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如何在 Excel 中設定/顯示下拉列表的預設值?

Author: Sun Last Modified: 2025-05-12

一般情況下,您創建的普通下拉列表在選擇某個值之前是空白的。但在某些情況下,您可能希望在用戶從列表中選擇之前,為下拉列表顯示或設定一個預設值/默認值,如下方截圖所示。本文可以幫助您完成這一操作。


使用公式為下拉列表設定默認值(預選值)

要為下拉列表設定默認值,您需要先創建一個普通的下拉列表,然後使用公式來實現。

1. 創建一個下拉列表。選擇您想要放置下拉列表的單元格或區域,這裡以 K1 為例,然後點擊 數據 > 數據有效性。請參閱截圖:
a screenshot of enabling the Data Validation feature

2. 在數據有效性對話框中,於 設置 選項卡下,從 允許 列表中選擇 清單,然後將您希望在下拉列表中顯示的值輸入到 連結源 文本框中。請參閱截圖:
a screenshot of setting the Data Validation dialog box

3. 接著,在 數據有效性對話框中點擊 錯誤警告 選項卡,並取消勾選 在輸入無效數據後顯示錯誤警告 選項。請參閱截圖:
a screenshot of unchecking the Show error alert after invalid data is entered option

4. 點擊 確定 關閉對話框,然後轉到下拉列表,輸入以下公式 =IF(J1="", "--select--"),並按下 Enter 鍵。請參閱截圖:
a screenshot of using formula to return the preselected value

提示:在公式中,J1 是 K1 旁邊的一個空白單元格,確保該單元格是空白的,而 "--select--" 是您希望顯示的預選值,您可以根據需要更改它們。

5. 然後保持下拉列表單元格選中狀態,並點擊 數據 > 數據有效性 再次打開數據有效性對話框,轉到錯誤警告選項卡,重新勾選在輸入無效數據後顯示錯誤警告選項。請參閱截圖:
a screenshot of checking the how error alert after invalid data is entered option back

7. 點擊 確定,現在在用戶從下拉列表中選擇值之前,指定的帶有下拉列表的單元格中會顯示一個默認值。
a screenshot of the drop-down list with preselected value

注意:一旦從下拉列表中選擇了某個值,默認值就會消失。
a screenshot showing pre-selected values disappearing when selecting values from a drop-down list

a screenshot of drop-down list collection of Kutools

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