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如何在 Excel 中為下拉列表設定並顯示預設選取值?

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一般情況下,您建立的標準下拉式清單在使用者選取前會顯示為空白;但某些情況下,您可能希望在使用者從清單中選取之前,先顯示或設定一個預選值(預設值),如下圖所示。本文將協助您達成此目標。


使用公式為下拉列表設定預設值(預選值)

若要為下拉列表設定預設值,請先建立標準下拉列表,再套用公式。

1. 建立下拉列表。選取您要放置下拉列表的儲存格或範圍(此處為 K1),然後點擊資料 資料驗證。請參閱下方截圖:
啟用「資料驗證」功能的螢幕截圖

2. 接著在資料驗證對話方塊中,於設定索引標籤下,從允許清單中選擇清單,然後在來源文字方塊中選取您要在下拉式清單中顯示的值。請參閱截圖:
設定「資料驗證」對話方塊的螢幕截圖

3. 接著點擊錯誤警示索引標籤(位於)資料驗證對話方塊中),並取消勾選輸入無效資料後顯示錯誤警示選項。請參閱下方截圖:
取消勾選「輸入無效資料後顯示錯誤警示」選項的螢幕截圖

4. 點擊確定關閉對話方塊後,前往下拉列表儲存格,輸入公式 =IF(J1="", "--select--"),再按下 Enter 鍵。請參閱截圖:
使用公式傳回預先選取值的螢幕截圖

提示:公式中的 J1 是緊鄰 K1 的空白儲存格,請務必確保該儲存格為空;而「--select--」即為您要顯示的預設選項,可依需求自由調整。

5. 保持下拉列表儲存格處於選取狀態,點擊資料 資料驗證,再次開啟資料驗證對話方塊,切換至錯誤警示索引標籤,並重新勾選輸入無效資料後顯示錯誤警示選項。請參閱截圖:
重新勾選「輸入無效資料後顯示錯誤警示」選項的螢幕截圖

7. 點擊確定後,指定儲存格將立即顯示預設值,讓使用者在從下拉列表選取前一目了然!
帶有預先選取值之下拉式清單的螢幕截圖

注意:當使用者從下拉列表中選取某個值後,預設值將立即消失。
顯示從下拉式清單中選取值時,預先選取的值消失的螢幕截圖

Kutools 下拉式清單集合的螢幕截圖

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