如何計算 Excel 中單字或數值的出現頻率？

在日常 Excel 作業中，您是否經常需要判斷特定單字或數值在單一儲存格或儲存格範圍內出現的次數？例如，檢查文字資料中某關鍵字的使用頻率、計算資料集中特定項目的出現次數，或是分析內容的一致性。精準掌握出現次數，有助於資料驗證、文字分析、庫存盤點與問卷結果統計等多元應用。本文將為您介紹幾種實用方法，協助您輕鬆在 Excel 中計算單字或數值的出現次數，並依實際工作需求選擇最適合的解決方案。

使用公式計算單字／數值在單一儲存格或範圍中的出現頻率
使用強大工具輕鬆計算單字／數值在單一儲存格或範圍中的出現頻率
使用 VBA 巨集計算出現次數（自訂巨集方法）
使用 COUNTIF 或 SUMPRODUCT 公式計算出現次數（不區分大小寫／部分比對）
使用 Excel 資料透視表計算出現次數（跨範圍彙總）

使用公式計算單字／數值在單一儲存格或範圍中的出現頻率

您可以套用下列公式，快速計算單字或特定數值在單一儲存格或指定範圍內的出現次數。此方法特別適合追求即時結果、且不需額外工具或巨集的使用者。

若要計算單字在單一儲存格中的出現次數，請選取一個空白儲存格作為結果顯示位置，輸入下方公式，然後按下 Enter：

=SUMPRODUCT((LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,D1,"")))/LEN(D1))

若要計算單字在儲存格範圍中的出現次數，請將公式修改為參照整個範圍。請在空白儲存格中輸入下列公式：

=SUMPRODUCT((LEN(A2:A15)-LEN(SUBSTITUTE(A2:A15,D1,"")))/LEN(D1))

注意事項：

使用 Kutools for Excel 計算單字／數值在單一儲存格或範圍中的出現頻率

文字中單詞的個數功能內建於 Kutools for Excel，可立即計算任意文字或數值在儲存格或指定範圍內的出現次數，大幅簡化計數流程！特別適合不想使用公式或 VBA 程式碼的使用者，輕鬆提升重複性作業與大規模數據分析的效率與準確度。

1. 選取一個空白儲存格作為輸出位置，接著前往 Kutools> 公式助手> 公式助手。

2. 在公式助手對話方塊中，請依下列步驟進行設定：

您將立即看到目標單字在所選儲存格或範圍中的總出現次數。

使用 VBA 巨集計算出現次數（自訂巨集方法）

對於需要更彈性或進階計數功能的使用者（例如僅計算完整單字、切換區分／不區分大小寫，或針對大型資料集進行自動化處理），VBA 巨集解決方案相當實用。此方法可讓您自訂比對模式，有效節省時間並提升重複作業的一致性。

適用情境：當您需要客製化計數（例如忽略大小寫、僅比對完整單字），或希望將計數自動化並融入工作流程時。

注意事項：執行巨集前，務必先備份檔案，並僅啟用來自可信來源的巨集。

1. 按一下開發人員工具 > Visual Basic，即可開啟 VBA 編輯器。在 VBA 視窗中，按一下插入 > 模組，並將下列程式碼貼到模組中：

Sub CountOccurrencesOfWord()
    Dim rng As Range
    Dim wordToCount As String
    Dim caseSensitive As Integer
    Dim wholeWordOnly As Integer
    Dim totalCount As Long
    Dim cell As Range
    Dim cellText As String
    Dim i As Integer
    
    On Error Resume Next
    
    Set rng = Application.Selection
    Set rng = Application.InputBox("Select the range to count:", "KutoolsforExcel", rng.Address, Type:=8)
    
    wordToCount = Application.InputBox("Enter the word or value to count:", "KutoolsforExcel", "", Type:=2)
    
    caseSensitive = MsgBox("Enable case sensitive count? (OK = Yes, Cancel = No)", vbOKCancel, "KutoolsforExcel")
    
    wholeWordOnly = MsgBox("Count whole words only? (OK = Yes, Cancel = No)", vbOKCancel, "KutoolsforExcel")
    
    totalCount = 0
    
    For Each cell In rng
        cellText = cell.Value
        
        If Not IsError(cellText) And Len(cellText) > 0 Then
            If wholeWordOnly = vbOK Then
                Dim regEx As Object
                Set regEx = CreateObject("VBScript.RegExp")
                
                regEx.Pattern = "\b" & wordToCount & "\b"
                regEx.Global = True
                regEx.IgnoreCase = (caseSensitive <> vbOK)
                
                If regEx.Test(cellText) Then
                    totalCount = totalCount + regEx.Execute(cellText).Count
                End If
            Else
                If caseSensitive = vbOK Then
                    i = (Len(cellText) - Len(Replace(cellText, wordToCount, ""))) / Len(wordToCount)
                Else
                    i = (Len(LCase(cellText)) - Len(Replace(LCase(cellText), LCase(wordToCount), ""))) / Len(wordToCount)
                End If
                
                totalCount = totalCount + i
            End If
        End If
    Next cell
    
    MsgBox "Total occurrences: " & totalCount, vbInformation, "KutoolsforExcel"
End Sub

2. 輸入程式碼後，點擊執行按鈕，系統將提示您選取要計數的範圍，並指定目標單字或數值，同時選擇是否區分大小寫及／或僅計數完整單字。

提示：

• 若您勾選「僅計數完整單字」，則部分比對（例如「the」中的「he」）將不會被計入。
• 啟用不區分大小寫模式，即可更廣泛地調查或分析混合大小寫的資料。
• 巨集在計算時會自動忽略空白或包含錯誤的儲存格。

疑難排解：若執行時發生錯誤，請確認資料中不含公式錯誤或空白值。若您的 Excel 安裝程式封鎖巨集，請於信任中心設定中啟用巨集。

總結建議：當標準公式無法滿足需求時，此 VBA 方法尤為適用，不僅能輕鬆擴充，更能支援更複雜的比對規則與重複批次處理。

使用 COUNTIF 或 SUMPRODUCT 公式計算出現次數（不區分大小寫／部分比對）

Excel 提供多種靈活的公式，可輕鬆實現完全符合與部分比對的計數。以下方法適用於需要快速建置且便於調整的自動化解決方案，特別適合處理數值清單、問卷資料，或從整個表格與欄位中篩選特定項目出現的次數。

COUNTIF 公式：計數完全比對（不區分大小寫）

若要計算範圍中與某單字或數值比對的儲存格數量（不區分大小寫），請在空白儲存格（例如 E1）中輸入下列公式：

=COUNTIF(A2:A15, D1)

此公式會計算 A2:A15 範圍中與 D1 值完全相符的儲存格數量（不區分大小寫，例如「Apple」與「apple」將視為相同並合併計數）。輸入公式後按下 Enter，必要時可拖曳填滿控點，將公式複製至其他列。

COUNTIF 部分比對（使用萬用字元）

若要計算儲存格中任何位置包含特定單字的儲存格數量（不僅限於完全符合），請調整 COUNTIF 公式如下，並在空白儲存格中輸入：

=COUNTIF(A2:A15, "*" & D1 & "*")

此版本會計算 D1 內容在儲存格中任何位置出現的次數，且仍不區分大小寫，適用於問卷回覆、產品代碼或文字片段。

使用 Excel 資料透視表計算出現次數（跨範圍彙總）

Excel 內建的資料透視表功能，特別適合用來彙總並計算清單或表格中特定數值或文字出現的次數，尤其適用於處理結構化資料，例如清單、交易紀錄或問卷回覆。透過動態分組與多重條件計數功能，您無需撰寫任何公式或程式碼，就能輕鬆完成數據分析。

數值說明：適用於彙總大型表格、識別問卷答案的出現頻率、統計重複姓名次數，或分析庫存項目數量。

優點：無需使用公式、具備視覺化效果且互動性高，新增資料後也能輕鬆更新。
缺點：不適用於單一儲存格內或非結構化文字內容的計數；最適合用於以欄為單位的數值統計。

使用資料透視表計算數值出現次數的步驟：

• 選取您的資料範圍（例如 A1:A100 或整個表格）。
• 前往插入選項卡，然後點擊樞紐分析表。
• 決定將資料透視表放置於新工作表或現有工作表，然後按一下「確定」。
• 將包含要計數文字／數值的相關欄位，拖曳至欄位清單中的列區域與值區域，資料透視表就會自動計算每個唯一值出現的次數！

只要原始資料有所變更，即可隨時重新整理結果表格，以最少的操作確保計數結果始終準確。

提示：

• 您可直接在資料透視表中篩選數值，輕鬆取得更精確的摘要。
• 若需根據多個欄位進行詳細分析（例如同時依單字與類別計數），只需將更多欄位拖曳至「列」或「欄」區域即可。

疑難排解：若變更原始資料後，您的資料透視表未自動更新，請在資料透視表內任意位置按一下滑鼠右鍵，並選擇「重新整理」。若您未看到欄位清單，請於「樞紐分析表分析」索引標籤中點選「欄位清單」。

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