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將多個 Excel 工作表儲存為 PDF 文件 – 簡單指南

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-12

當你需要安全地分享數據、在不同平台上保持格式一致性,或存檔記錄時,將 Excel 工作表儲存為 PDF 文件是非常重要的。無論是將多個工作表合併到一個 PDF 中、為單獨的工作表創建不同的 PDF,還是將整個工作簿匯出,本指南都提供了簡單的步驟來實現你的目標。這些方法有助於確保你的數據展示準確無誤,讓它在簡報、報告或電子提交中既易於存取又專業美觀。

 Save multiple Excel as PDF file


將多個工作表儲存為一個 PDF 文件

這個方法介紹了如何在 Excel 中將多個工作表儲存為單一 PDF 文件。請按照以下步驟操作:

1. 打開包含要儲存為單一 PDF 文件的工作表的工作簿,並同時在工作表標籤欄中選擇這些工作表。參見截圖:select the worksheets

注意: (1) 按住 Ctrl 鍵,你可以通過逐一選擇,在工作表標籤欄中選擇多個不相鄰的工作表。(2) 按住 Shift 鍵,你可以通過選擇第一個和最後一個,在工作表標籤欄中選擇多個相鄰的工作表。

2. 點擊 文件(或 Office 按鈕)> 另存為

3. 在打開的「另存為」對話框中,選擇你要保存 PDF 文件的目標目錄,在 文件名 框中輸入新 PDF 文件的名稱,並從 保存類型 下拉列表中選擇 PDF (*.pdf)。參見截圖:
select the PDF from the Save as type drop down list

4. 點擊 保存 按鈕。

至此,所有選中的工作表都被保存到一個 PDF 文件中,每個工作表位於單獨的一頁。


將多個工作表儲存為單獨的 PDF 文件

有時候,你可能希望在 Excel 中將多個工作表保存為許多單獨的 PDF 文件。除了逐個保存每個工作表作為單獨的 PDF 文件外,Kutools for Excel 的 分割工作簿 功能可以幫助你在 Excel 中只需幾次點擊即可完成此操作。

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1. 打開包含要保存為單獨 PDF 文件的工作表的工作簿,然後點擊 Kutools Plus > 工作簿 > 分割工作簿

2. 在 分割工作簿 對話框中,請執行以下操作: (1) 在 工作表名 部分,請勾選要保存為單獨 PDF 文件的工作表;(2) 勾選 指定保存格式 選項;(3) 點擊 指定保存格式 選項下的下拉列表,並從中選擇 PDF (*.pdf)。參見截圖:(4) 點擊 分割 按鈕。
specify the options in the dialog box

注意:(1) 忽略隱藏工作表 選項將防止分割隱藏的工作表並將其保存為單獨的文件。(2) 忽略空白工作表 選項將防止分割空白的工作表並將其保存為單獨的文件。

3. 在打開的 瀏覽文件夾 對話框中,選擇你要保存 PDF 文件的目標目錄,然後點擊 確定 按鈕。
 select the destination folder to save the PDF files

結果

至此,所有選中的工作表都已保存為單獨的 PDF 文件在指定的目標目錄中,並且每個 PDF 文件都以相應的工作表名命名。參見截圖:
all selected worksheets are saved as separate PDF files


將整個工作簿保存為一個 PDF 文件

如果你想將整個工作簿保存為一個 PDF 文件,則需要進行額外的配置,這超出了我們提供的第一種方法。請按照以下步驟操作。

  1. 打開你想保存為 PDF 文件的 Excel 工作簿。
  2. 前往 文件 選項卡,選擇 另存為 > 瀏覽
    click File > Save As > Browse
  3. 另存為 對話框中,你需要:
    1. 文件名 欄位中根據需要命名 PDF 文件。
    2. 選擇保存文件的位置。
    3. 保存類型 下拉列表中選擇 PDF
    4. 點擊 選項 按鈕。參見截圖:
      specify the options in the Save Asdialog box
  4. 選項 對話框中,於 發布內容 區域選擇 整個工作簿 選項,然後點擊 確定 按鈕。
    select the Entire workbook option in the dialog box
  5. 當返回到 另存為 對話框時,點擊 保存 按鈕。

現在,整個工作簿已經被保存為單一的 PDF 文件。


成功將 Excel 工作表保存為 PDF 文件能夠讓你更有效地溝通和分發你的數據。本指南中概述的技術為你提供了靈活性和工具,以滿足各種數據傳播需求。對於那些渴望深入探索 Excel 功能的人,我們的網站擁有豐富的教程。在此處發現更多 Excel 技巧和竅門。


演示:將多個工作表保存為多個單獨的 PDF 文件

 

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