如何在 Excel 中以反向、降序或遞減順序填充序列？

Author Siluvia Last modified 2025-08-23

通常，在 Excel 中創建的序列都是按升序排列，隨著我們向下移動列或橫跨行時會逐漸增加。然而，在許多實際情況下，您可能需要以反向、降序或遞減順序填充序列。例如，您可能想要創建一個倒數計時、以相反順序分配任務，或者格式化數據用於報告目的。在本文中，我們將演示幾種在 Excel 中以反向或降序填充序列的有效方法。這些方法涵蓋了手動、基於公式以及自動化的做法，讓您可以根據具體需求選擇最適合的方式。

使用填充手柄功能以反向或降序填充序列
 使用 Kutools for Excel 以反向或降序填充序列
使用 Excel 公式以反向或降序填充序列
 使用 VBA 代碼以反向或降序填充序列

使用填充手柄功能以反向或降序填充序列

要快速生成反向或降序的數字序列，例如 100、99、98……，您可以利用 Excel 內置的填充手柄功能。這種方法適用於當您需要創建一個以固定步長遞減的連續序列並且希望快速解決而無需複雜設置的情況。

1. 在所需的單元格中輸入降序序列的第一個值——例如，在 A1 單元格中輸入 100。

2. 選擇 A1 單元格。將鼠標指針移到單元格右下角，直到光標變成小黑十字。按住鼠標右鍵並拖動填充手柄沿著列向下拉到需要的位置。當達到目標單元格時，釋放鼠標按鈕。在出現的快捷菜單中，選擇「序列」來指定填充選項。如下所示：

A screenshot showing the Series option in Excel

3. 在彈出的「序列」對話框中，在步長值欄位輸入負值——例如 -1 表示每次減少 1——並確保根據您的選擇檢查按列或按行填充的選項。點擊「確定」按鈕生成序列。下面是一個例子：

A screenshot showing Series dialog

確認後，Excel 將根據您指定的遞減值自動填充所選範圍內的數字為降序。

A screenshot of cells filled with a descending series in Excel

注意與提示：

1. 或者，您可以輸入所需遞減序列的前兩個數字——例如，在 A1 中輸入 100，在 A2 中輸入 99——然後選擇這兩個單元格並拖動填充手柄向下拉。Excel 將檢測模式並繼續以遞減順序填充序列，無需進一步設置。

2. 此方法僅適用於數字。如果您想創建包含文本（如代碼或 ID）的降序序列，請考慮使用以下介紹的其他方法，以獲得更大的靈活性和自定義選項。

3. 填充手柄功能對於短序列非常方便，但對於非常大的範圍或需要自定義遞減的情況可能效率較低。

使用 Kutools for Excel 以反向或降序填充序列

對於經常處理自定義序列或需要將數字與文本結合的用戶，Kutools for Excel 提供了一個易於使用的「插入序列號」實用工具。此功能允許您創建和填充具有高級選項的降序序列，例如固定長度、前綴、後綴和自定義步長值。它提供了顯著的便利性和靈活性，特別是對於批量編號任務。

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1. 轉到 Kutools > 插入 > 插入序列號。

A screenshot of Kutools Insert Sequence Number feature in Excel

2. 在「插入序列號」對話框中，點擊「新建」以設置新的序列。根據需要配置以下字段：

A. 可選地，在名稱字段中輸入降序序列的名稱，以便日後參考。

B. 使用起始數字框指定序列的第一個（起始）數字。

C. 在增量框中輸入負數以定義每個後續值減少多少（例如，-1 表示倒數）。

D. 在數字位數框中設置要顯示的數字位數，以統一格式化您的數字。

E. 根據需要添加任何前綴或後綴。這在您需要標識符如「ID-099」時特別有用。

F. 點擊「添加」以保存此序列格式供當前和未來使用。

A screenshot showing Insert Sequence Number dialog with descending configuration in Excel

3. 配置並添加序列後，選擇要填充的範圍。在「插入序列號」對話框中，點擊您創建的序列，然後點擊「填充範圍」按鈕。所選單元格將立即被填充為降序序列，保持任何文本格式或數字長度。

A screenshot showing descending series filled in cells using Kutools

4. 填充序列後，關閉對話框。

提示與注意事項：

• 使用此功能生成的所有序列數字均保持唯一並遵循預定義的遞減和格式。

• 當重新使用已保存的序列時，Kutools 將自動更新起始數字以從之前的終點繼續，以防止值重疊。

• 此方法適用於純數字和字母數字組合（數字加文字）序列。

使用 Excel 公式以反向或降序填充序列

有時候，您可能希望使用公式動態填充降序序列——特別是在處理大範圍或可變大小範圍時，或者當您希望避免手動操作填充手柄時。使用適當的公式，您可以自動生成反向序列，當新增或刪除行時進行調整，甚至可以引用其他單元格中的起始值以獲得更多靈活性。

1. 選擇您打算生成序列的頂部單元格（例如，A1）。如果希望序列從 100 開始，則在 A1 单元格中輸入以下公式：

=100-ROW(A1)+1

該公式的運作方式如下："100" 是起始數字。"ROW(A1)" 返回當前行號（在此情況下為 1）。當您將此公式複製到列中時，行號每行增加 1，因此結果每次減少 1，從而創建降序序列。

2. 在 A1 中輸入公式後，按 Enter 確認。要繼續序列，選擇 A1 單元格，拖動填充手柄向下複製公式到其他行。調整起始數字（示例中為 100）以符合您的期望起始值。

提示與調整：

• 如果您希望每次遞減超過 1，可以乘以遞減量：=100-(ROW(A1)-1)*2 以實現每次遞減 2 的效果。

• 此方法僅限於數字。如果需要與文本結合（例如 "ID-100", "ID-99", ...），使用 ="ID-"&(100-ROW(A1)+1)。

注意：如果插入或刪除行，請檢查您的公式是否與目標範圍保持一致。

使用 VBA 代碼以反向或降序填充序列

對於更進階的情況，例如填充具有自定義步長的序列，或更複雜的模式（例如，包括前綴/後綴、字母數字組合或填充大範圍變量），您可以使用 VBA 宏來自動化此過程。此方法推薦給有經驗的用戶，或當您有重複性任務或需要最大程度的自定義時。

1. 點擊功能區上的開發工具，然後選擇Visual Basic以打開 VBA 編輯器。在 VBA 窗口中，點擊插入 > 模塊以創建新模塊，並將以下代碼粘貼到代碼窗口中：

Sub FillDescendingSeries()
    Dim rng As Range
    Dim StartNum As Long
    Dim StepValue As Long
    Dim cell As Range
    Dim xTitleId As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set rng = Application.Selection
    Set rng = Application.InputBox("Select the range to fill", xTitleId, rng.Address, Type:=8)
    
    StartNum = Application.InputBox("Enter the starting number", xTitleId, "100", Type:=1)
    StepValue = Application.InputBox("Enter the decrement per row (e.g.,1)", xTitleId, "1", Type:=1)
    
    For Each cell In rng
        cell.Value = StartNum
        StartNum = StartNum - StepValue
    Next
End Sub

2。要運行此宏，點擊 “運行”按鈕。系統會首先要求您選擇要填充的範圍（例如，A1:A20），然後輸入起始數字（例如 100），接著是遞減步長（例如，每次遞減 1）。宏將自動填充您選擇的範圍為降序序列。

提示：

• 您可以通過修改 cell.Value 分配來自定義此 VBA 代碼以包含文本或其他模式（例如，cell.Value = "ID-" & StartNum）。

• 此方法非常靈活——非常適合填充大範圍數據、生成自定義序列或自動化重複性任務。

• 記得如果您希望保留或重用 VBA 解決方案，請將工作簿保存為啟用宏的文件（.xlsm）。

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