如何在 Excel 中每頁列印 X 行？

在使用 Excel 時，您可能會經常遇到需要在每一頁上列印特定數量的行的情況。例如，如果您有一個大型數據集，但希望您的列印輸出僅在每頁顯示 3 行，以便於閱讀或處理，Excel 的預設列印設置並未提供直接選項來滿足這一需求。本教程將引導您完成幾種實用的方法——從手動步驟到自動化方法——在 Excel 中每頁列印固定數量的行。這些方法適用於各種技能水平，無論您喜歡簡單的操作、基於腳本的解決方案，還是使用外掛程式來簡化流程。我們還將強調每種方法最有效的場景，以及獲得最佳結果的關鍵提示和注意事項。

通過手動插入分頁符列印每頁 X 行

通過運行 VBA 列印每頁 X 行

通過 Kutools for Excel 列印每頁 X 行

通過使用公式和輔助列列印每頁 X 行

通過手動插入分頁符列印每頁 X 行

對於小型或中型的資料範圍，您可以輕鬆地通過手動插入分頁符來管理每個列印頁面上出現的行數。這種方法提供了直接控制，特別適合只需要設定幾次分頁符或列表較短的情況。然而，對於大型數據集，此方法可能變得耗時。

為示範起見，假設我們的目標是每頁列印 3 行。手動插入過程如下：

1. 選擇最後一行下方行的第一列單元格。例如，要在第一頁列印第 1 至 3 行，選擇第 4 行中的單元格。參見截圖：

2. 轉到「版面配置」標籤，然後點擊 分隔符 > 插入分頁符。請參閱下面的截圖：

執行此操作後，在第 3 行下方會出現一條分頁線——意味著前面的行將在單獨的頁面上列印。 

對每一組想要分開列印的行重複這些步驟。例如，選擇第 7 行以在第 6 行後插入分頁符，選擇第 10 行以在第 9 行後插入分頁符，以此類推。

3. 所有必需的分頁符設定完畢後，前往 文件 > 列印 以預覽並列印您的數據——確認每頁僅顯示指定數量的行。

此方法最適合小型數據集或只需偶爾控制列印分頁符的情況。但是要注意，如果在設定分頁符後添加或刪除行，則可能需要手動重新調整它們。也很容易不小心跳過一行，因此在列印大批量之前，請仔細檢查列印預覽。

通過運行 VBA 列印每頁 X 行

對於大型或頻繁變化的數據集，手動插入分頁符可能變得低效且易出錯。如果您熟悉基本的腳本編寫，使用 VBA（Visual Basic for Applications）是一種更快捷的方法，可以在工作表中的定期間隔（例如每隔 3 行）插入分頁符。這種自動化方法尤其在行被頻繁添加或刪除時，或者需要多次重複該任務時非常有用。

開始之前，記住要保存您的工作簿，特別是如果您是第一次使用 VBA，因為運行程式碼可能會進行您希望撤銷的更改。此外，此方法會修改您的活動工作表，因此請雙重檢查是否正在正確的工作表上操作。

按照以下步驟，使用 VBA 在每個指定間隔插入分頁符：

1. 打開您的目標工作表。然後按 Alt + F11 啟動 Microsoft Visual Basic for Applications 編輯器窗口。

2. 在 VBA 編輯器中，點擊 插入 > 模塊 以插入一個新的代碼模塊。將以下 VBA 代碼複製並粘貼到模塊窗口中：

VBA：每隔第 n 行插入分頁符。

Sub formatSheets()
For i = 3 To 11 Step 3
    ActiveSheet.HPageBreaks.Add Before:=Cells(i + 1, 1)
Next
End Sub

3. 代碼準備就緒後，按 F5 或點擊 執行 按鈕以執行它。宏將自動在代碼指定的範圍內每隔 3 行插入分頁符。檢查您的工作表以確認結果。

這個 VBA 解決方案在處理大型數據集時表現出色。但是，務必雙重檢查間隔，並且始終在列印前進行預覽。如果有現有的手動分頁符，可能需要清除或調整它們。

通過 Kutools for Excel 列印每頁 X 行

雖然 VBA 對於熟悉編程的人來說效率很高，但不是每個人都習慣使用宏。此外，手動方法對於大型表格可能很快變得乏味。為了更加用戶友好、高效且不易出錯的過程——特別適合需要頻繁自定義分頁符的用戶——使用 Kutools for Excel 是一個很好的替代方案。Kutools 提供了一個「隔行插入分頁符」工具，讓您可以快速輕鬆地在任意數量的行之間插入分頁符，無需編寫任何代碼或手動選擇行。

以下是使用 Kutools for Excel 滿足列印需求的方法：

1. 打開您要列印的工作表，然後轉到 Kutools Plus > 列印 > 隔行插入分頁符。 

2. 在「隔行插入分頁符」對話框中，只需輸入每頁所需的行數（例如：3），然後點擊 確定。將會出現一條消息，告訴您已插入了多少分頁符。點擊對話框中的 確定 關閉它。

Kutools 的方法非常推薦給初學者、經常處理多張工作表的用戶，或者那些希望在不進行手動干預的情況下簡化重複任務的人。這也很有用，因為它最大限度地減少了在設置分頁符時人為錯誤的可能性，並提供了方便的提醒，告知插入的分頁符。只要記住：為了獲得最佳效果，在最終確定之前檢查列印預覽，特別是如果您的數據在設置分頁符後可能會改變。

通過使用公式和輔助列列印每頁 X 行

有時候，您可能希望在跨列印頁面佈局數據方面更具靈活性，特別是在想要添加自定義標題、頁碼或部分標記時。雖然 Excel 並未提供直接根據行數動態分割列印的方式，但您可以使用帶公式的輔助列來標記每個組的開始，這樣可以更容易地在列印前手動調整或格式化您的工作表。如果您希望在視覺上分離列印組或在每頁添加額外的註釋，這種方法很有幫助。以下是使用公式進行數據分組的一個例子：

1. 在您的數據範圍旁邊添加一個輔助列（例如，如果您的數據在 A 列中，則插入新 B 列）。在輔助列的第一個單元格（B1）中，輸入以下公式以每 3 行為一組進行編號：

=INT((ROW(A1)-1)/3)+1

2. 將此公式沿著您的數據行拖動以延長編號。每 3 行將共享相同的編號。這標識了哪些行應該屬於同一列印頁面。

3. 然後，您可以使用篩選器、條件格式或與這些分組行對齊的手動分頁符進行進一步的自定義列印。

當您需要準備講義、創建審查批次或管理分組數據列印時，這種解決方案特別有用。然而，它不會自動插入分頁符，而是有助於規劃和檢查手動或自動分頁符的準確性。

當您使用這些方法時，務必使用「列印預覽」功能預覽您的列印輸出，檢查分頁符是否如期望般出現。如果發現分頁符未正確對齊，請再次檢查在 VBA、Kutools 或手動選擇中設置的步長值或間隔。在設置分頁符後添加或刪除行將需要重新應用所選方法以保持正確的分頁。對於共享工作簿或模板，考慮記錄您的行間隔，以便未來的用戶能夠輕鬆維護列印佈局。

演示：使用 Kutools for Excel 在每 X 行插入分頁符