如何在 Excel 中建立依字母順序排序的動態下拉式清單？

作者孫修改日期2024-10-22

大多數使用者或許熟悉如何建立動態下拉式清單，但在某些情況下，您可能希望以下方截圖所示的方式，將下拉式清單按字母順序排序。本教學將介紹在 Excel 中建立按字母順序排序之動態下拉式清單的方法。

顯示 Excel 中按字母順序排序的動態下拉式清單的螢幕截圖

建立按字母順序排序的動態下拉式清單

若要建立依字母順序排序的動態下拉式清單，請依照下列步驟操作。

1. 選取原始資料，然後點選公式 > 定義名稱。請參閱截圖：

顯示在 Excel 中選取資料並選擇「定義名稱」選項的螢幕截圖

2. 接著在新建名稱對話方塊中，於「名稱」文字方塊輸入選擇區域的名稱，並於「參照到」文字方塊中輸入以下公式：=OFFSET(Sheet 1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet 1!$A$1:$A$1001))。請參閱截圖：參照到文字方塊。請參閱截圖：

顯示「新增名稱」對話框的螢幕截圖

注意：在上述公式中，A1 為原始數據區域的第一個儲存格，Sheet 1 則為原始資料所在的試算表。

3. 點選確定，接著切換至另一個工作表（此處為 Sheet 2），選取一個儲存格並輸入下列公式：=IF(COUNTA(List)>=ROWS($A$1:A1), INDEX(List, MATCH(SMALL(COUNTIF(List, "<"&List), ROW(A1)), COUNTIF(List, "<"&List), 0)), "")，然後按下 Shift + Ctrl + Enter 鍵，再向下拖曳自動填滿控制點，直到出現空白儲存格為止。請參閱截圖：

顯示套用公式以對 Excel 下拉式清單值進行排序的螢幕截圖

注意：上述公式中的「List」是您在步驟 2 中為原始資料所定義的名稱，而「A1」則是原始資料的第一個儲存格。

4. 接著選取包含公式的儲存格範圍，點選公式 > 定義名稱，在「名稱」文字方塊中輸入 SortedValues，並於新建名稱對話方塊中完成設定。請參閱截圖：
顯示用於定義已排序值的「新增名稱」對話框的螢幕截圖

5. 點選確定，接著選取您要建立動態下拉式清單的儲存格或範圍，然後點選資料> 資料驗證。請參閱截圖：

顯示 Excel 中用於建立動態下拉式清單的「資料驗證」選項的螢幕截圖

6. 接著在資料驗證對話方塊中，從允許清單選取清單，並將 =SortedValues 輸入至來源文字方塊中。請參閱截圖：

顯示「資料驗證」對話框的螢幕截圖

7. 點選確定，即可看到所建立的下拉式清單已按字母順序排序！

顯示 Excel 中最終按字母順序排列的動態下拉式清單的螢幕截圖

提示：當您向原始資料新增內容時，這些資料將自動加入下拉式清單並重新排序。請參閱截圖：

顯示在 Excel 中新增資料後動態更新的下拉式清單的螢幕截圖

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