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在 Excel 中創建並使用數據輸入表單

Author: Sun Last Modified: 2025-05-12

數據輸入可能是一項繁瑣且重複的任務,但 Excel 提供了一個強大的解決方案,讓這一過程變得更快、更有條理:數據輸入表單。通過這個功能,您可以簡化數據輸入、減少錯誤並優化工作流程,特別是在處理大型數據集時。在本指南中,我們將逐步向您展示如何在 Excel 中創建和使用數據輸入表單,即使您沒有相關經驗也能輕鬆上手。

在 Excel 中創建並使用數據輸入表單

快速使用 Kutools for Excel 的數據表單功能


在 Excel 中創建並使用數據輸入表單

將表單工具添加到功能區

數據表單功能並未直接顯示在 Excel 的默認界面中,因此您需要先將其添加到功能區。以下是具體操作步驟:

  1. 點擊「快速訪問工具欄」的小下拉箭頭然後從彈出菜單中選擇「其他命令」。
     select More Commands from the pop-up menu
  2. 在「Excel 選項」對話框中,執行以下操作:
    • 從「從以下位置選擇命令」下拉菜單中選擇「所有命令」。
    • 向下滾動命令列表,直到看到「Form…」,然後點擊它。
    • 點擊「添加」按鈕,將「Form」添加到右側的 QAT 命令列表中。
    • 最後,點擊「確定」按鈕。
      specify the options to add the Form button to ribbon
  3. 現在,您可以在「快速訪問工具欄」中看到「Form」圖標,如下圖所示:
    the Form icon is displayed at the Quick Access Tollbar
 

使用數據表單

一旦表單工具被添加,您就可以開始使用它進行數據輸入和管理。

  1. 準備好帶有列標題的第一行數據集,然後為數據創建一個表格。選擇數據區域,點擊「插入」>「表格」,在彈出的對話框中點擊「確定」。
    create a table for the data
  2. 在表格內任意位置點擊,然後點擊功能區中的「表單」按鈕。
  3. 隨後會彈出一個表單,其中包含與列標題相對應的字段。點擊「新建」按鈕,並逐個在適當的字段中輸入信息。
    type the information in the appropriate fields
  4. 完成後,按下「Enter」鍵或再次點擊「新建」按鈕以將數據插入表格,並打開下一個記錄的空白表單。
    press the Enter key to insert the data to the table
以下是每個按鈕的簡要說明:
A brief description of Data Form button
  • 「新建」:創建一條新記錄。
  • 「刪除」:刪除現有的記錄。
  • 「恢復」:如果您尚未點擊「新建」或按下「Enter」,可以恢復現有條目的原始數據。這在編輯時需要撤銷更改時非常有用。
  • 「查找上一條」:導航到數據集中的上一條記錄。
  • 「查找下一條」:導航到數據集中的下一條記錄。
  • 「條件」:允許您篩選並找到特定記錄。
  • 「關閉」:關閉表單並返回工作表。

快速使用 Kutools for Excel 的數據表單功能

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  1. 點擊您想要插入數據的單元格。然後,點擊「Kutools」>「檢視」>「數據表單」以打開「數據表單」對話框。
  2. 在「數據表單」對話框中,點擊「新建」按鈕,並逐個在適當的字段中輸入信息。
    type the information in the appropriate fields in the Data Form dialog
  3. 完成後,點擊「應用」按鈕以將新記錄插入到您選擇的單元格下方。請參見截圖:
    click Apply button to insert the new record
以下是每個按鈕的簡要說明:
  • 「新建」:創建一條新記錄。
  • 「應用」:新輸入的數據將被插入到表格中,或者您在數據表單中所做的更改將同步到原始表格中。
  • 「還原儲存格」、「還原整行」:如果您尚未點擊「新建」或按下「Enter」,可以恢復現有條目的原始數據。這在編輯時需要撤銷更改時非常有用。
  • 「上一條」、「下一條」:點擊以顯示預覽或下一行的數據。
  • 「上一頁」、「下一頁」:點擊以顯示當前工作表中上一頁或下一頁的行數據。
  • 「刪除」:刪除當前行。
  • 「關閉」:退出或關閉數據表單對話框。

數據輸入表單簡化了數據管理,減少錯誤並提高生產力。通過將表單工具添加到功能區,您可以輕鬆使用 Excel 內置的功能進行高效數據輸入。對於更快速且直觀的選擇,Kutools for Excel 提供了增強版的數據表單功能,幫助您優化工作流程。選擇最適合您的方法,開始輕鬆管理您的數據吧!如果您想了解更多 Excel 技巧和竅門,我們的網站提供了數千篇教程


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