如果 Excel 中的儲存格為空白，如何顯示警告/提示訊息？

Author Kelly Last modified 2025-08-23

A screenshot of a questionnaire design in Excel showing cells with missing answers

假設您已在 Excel 中設計了一份問卷，如左側截圖所示。

現在，如果存在任何未回答的問題，您希望 Excel 提供一個警告訊息或提示。該如何有效實現這一點呢？本文展示了幾種實用的方法，可自動在指定範圍內的儲存格為空白時顯示警告或提示訊息。您可以根據預期用途、實施難易度和特定需求選擇合適的方法。

使用 ISBLANK 函數在儲存格為空白時顯示警告/提示訊息

使用輔助列在儲存格為空白時顯示警告/提示訊息

使用 VBA 在儲存格為空白時顯示警告/提示訊息

使用資料驗證功能當儲存格為空白時立即顯示警告

使用 ISBLANK 函數在儲存格為空白時顯示警告/提示訊息

為了快速監控特定範圍內的未回答問題，您可以使用 ISBLANK 和 COUNTBLANK 函數建立一個動態警告訊息，當任何儲存格仍然空白時提供總結提醒。

1. 點擊您想要顯示警告訊息的未使用儲存格，例如 C18，然後輸入以下公式：

="There are still "&COUNTBLANK(B1:B16)&" questions you have not answered!"

2. 按下 Enter 鍵。該儲存格將會更新並顯示指定範圍內未回答項目的數量。

注意： 在此示例中，範圍 B1:B16 指的是包含您調查答案的欄位。您可以根據實際數據的位置調整範圍。

3為了增加警告的可見性，選擇輸出儲存格，然後在功能區上前往 Home > 字體顏色 > 紅色，點擊粗體，並可選擇調整字體大小。這將確保警示在使用者填寫表單時突出顯示。

使用場景與技巧：這種方法適用於儀錶板、表單和報告，在這些情況下，最好提供總結警告而不是對每個空白儲存格進行提醒。確保使用者能夠看到並理解總結警告；您可以將其放置在提交按鈕附近或顯眼區域。為了獲得最佳效果，鎖定公式儲存格以防止接收者意外刪除它。

快速在選定範圍內的所有空白儲存格中輸入破折號或某些 "NA" 文本

Kutools for Excel 的填充空白儲存格功能可以幫助您只需幾次點擊即可快速在選定範圍內的所有空白儲存格中輸入特定文本，例如 "警告"。

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使用輔助列在儲存格為空白時顯示警告/提示訊息

另一種提供直接反饋的方法是向工作表添加輔助列。此方法會在每一個空白儲存格旁邊顯示警告，特別適用於強調列表或表格中哪些回應缺失的情況。

1. 在您的答案右側緊鄰的列（例如，如果您答案在 B 列，則為 C2 儲存格），輸入以下公式：

=IF(ISBLANK(B2),"Please Answer This Question","")

然後拖動填充柄沿著您的數據向下應用公式至所有相關行。

2. 為了使警告更明顯，選擇新的輔助列範圍並格式化它（例如，Home > 字體顏色 > 紅色，點擊粗體）。

現在，答案列中的每個空白條目都會在輔助列中顯示清晰的警告訊息，讓您可以一目了然地識別遺漏的部分。

使用場景與技巧：在問卷表單、出席名單或其他需要逐行指示缺失輸入的地方使用此方法。您可以根據上下文修改警告文字。記住，如果插入或刪除行，請確保公式涵蓋新範圍。

使用 VBA 在儲存格為空白時顯示警告/提示訊息

對於您希望彈出對話框即時提醒用戶有關所選範圍內空白的情況，VBA 解決方案提供了交互式方法。當您分發模板或自動化需要完整數據填寫後才能繼續執行的任務時，可以使用此方法。

1. 按 Alt + F11 打開 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 轉到 Insert > Module，並將以下 VBA 代碼粘貼到代碼區域：

VBA：如果特定範圍內有空白儲存格則發出警告

Sub BlackCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "Kutools for Excel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set WorkRng = WorkRng.SpecialCells(xlCellTypeBlanks)
If Err = 0 Then
MsgBox "You don't answer all of questions!"
End If
End Sub

3. 按 F5 或點擊 Run 按鈕來執行宏。

4將彈出 Kutools for Excel 對話框。指定要檢查的範圍，然後點擊確定繼續操作。

如果在所選範圍內檢測到任何空白儲存格，將出現一個對話框來提醒您：

注意與故障排除：在運行 VBA 代碼之前，務必保存您的工作簿，以免意外丟失數據。如果運行代碼時沒有任何反應，請確保在 Excel 設置中啟用了宏。如果遇到錯誤或範圍選擇對話框未出現，請檢查是否正確粘貼了所有代碼，並且沒有其他宏干擾。此技術最適合熟悉啟用和編輯宏的高級用戶。

使用資料驗證功能當儲存格為空白時立即顯示警告

Excel 中的資料驗證功能允許您設置規則，以便用戶必須在必填字段中輸入內容。您可以配置它來顯示警告，甚至阻止儲存格保持空白。

1. 選擇您希望強制非空輸入的範圍，例如問卷中的 B1:B16。

2. 點擊功能區上的 Data > Data Validation > Data Validation。

3. 在資料驗證對話框的 Settings 標籤中，將 Allow 設置為 Custom。

4. 在 Formula 欄位中，輸入以下公式以防止空白：

=LEN(B1)>0

如果一次性應用於多個儲存格，Excel 將自動為每一行調整公式。

5. 注意取消勾選 Ignore blank 選項。

6. 切換到 Error Alert 標籤。在這裡，您可以自定義提醒。例如，將 Style 設置為 Stop 表示嚴格規則，或者設置為 Warning 或 Information 以顯示較柔和的提示。輸入相關的錯誤訊息，例如 "此儲存格不能留空。請提供您的答案。"

6. 點擊 OK 保存規則。當用戶嘗試在指定範圍內留空某儲存格並移動到另一個儲存格時，您的自定義提醒訊息將自動顯示。

優勢與限制：資料驗證功能非常適合電子填寫並需要完整性保障的表單或模板。它提供了硬性要求（Stop）或用戶提醒（Warning/Information）之間的靈活性。請注意，資料驗證可以通過粘貼值繞過，因此並不是絕對的保護措施。若要進行更強大的執行，請結合其他方法或保護工作表。

提示：對於延長的表單，使用資料驗證功能結合條件格式化功能，不僅可以阻斷空白，還能視覺標記它們。如果您更改了工作表結構，請定期檢查您的驗證規則。

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