如何在 Excel 中從另一個活頁簿建立下拉式清單？

作者Siluvia修改日期2024-10-31

在同一個活頁簿的不同工作表之間建立資料驗證下拉式清單相當簡單。但若建立下拉式清單所需的來源資料位於另一個活頁簿中，該如何處理？本教學將詳細說明如何在 Excel 中引用其他活頁簿的資料，建立下拉式清單。

若要從另一個活頁簿建立下拉式清單，請依照下列步驟操作：

1. 首先，將包含來源資料的活頁簿重新命名為「SourceData」或其他您偏好的名稱；重新命名後，請立即開啟該活頁簿。

2. 選取原始資料範圍（本例為 A2:A10），然後點選公式 > 定義名稱。請參閱下方螢幕截圖：

按一下「公式」>「定義名稱」

3. 在跳出的新建名稱對話方塊中，於名稱欄位輸入「SourceList」，然後按一下確定按鈕。

在對話方塊中設定選項

4. 按下 Ctrl+S，立即儲存活頁簿！

5. 開啟您要建立下拉式清單的活頁簿，然後按一下公式 > 定義名稱。

按一下「公式」>「定義名稱」

在新建名稱對話方塊中，您需要執行下列操作：

1）。在名稱對話方塊中輸入名稱。本例中我們輸入 New；

2）。將 =SourceData.xlsx!SourceList 複製並貼上至參照位置方塊；

3）。按一下確定按鈕。請參閱螢幕截圖：

在對話方塊中設定選項

注意事項：

1）。此公式中的 SourceData 即為包含源數據的活頁簿名稱；

2）。而 SourceList 則是在源數據活頁簿中指定的儲存格名稱；

3）。如果源數據的工作簿名稱包含空格或其他字元（例如 ——、# 等），您需將工作簿名稱用單引號括起來，例如 =‘源數據.xlsx‘！ SourceList。

7. 選取要插入下拉式清單的儲存格，然後按一下資料> 資料驗證。

按一下「資料」>「資料驗證」

8. 在資料驗證對話方塊中，切換至設定索引標籤，於清單下拉列表的允許欄位中，在 =New 來源 方塊輸入「=New」，最後按一下確定按鈕。請參閱螢幕截圖：

在「資料驗證」對話方塊中指定選項

注意：您在來源方塊中輸入的 =New，即為上述步驟 6 所指定的儲存格名稱。

9. 接著會跳出一個 Microsoft Excel 提示方塊，只需點擊是按鈕即可。

在提示框中按一下「是」

現在已成功利用其他活頁簿中的資料建立下拉式清單。請參閱螢幕截圖：

已使用其他活頁簿中的資料建立下拉式清單

注意：此方法稍嫌不便——使用下拉清單時，您必須確保來源資料活頁簿處於開啟狀態，否則將無法顯示下拉式清單。

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