如何在 Excel 中從下拉列表選擇值後自動填充其他儲存格：綜合指南

Author Siluvia Last modified 2025-08-23

在使用 Excel 時，自動化數據輸入可以顯著提高生產力。一項常見的任務是在從下拉列表中選擇值後自動填充相關數據。本指南探討了四種全面的方法，從 Excel 原生功能到 VBA 和第三方工具如 Kutools 等方法。

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首先：創建一個下拉列表

方法 1：使用 VLOOKUP 函數進行自動填充

方法 2：使用 INDEX 和 MATCH 函數進行自動填充

方法 3：使用 Kutools for Excel 進行自動填充

方法 4：使用定義函數進行自動填充

首先：創建一個下拉列表

在實施任何自動填充方法之前，您需要有一個下拉列表。該下拉列表作為填充相關儲存格的觸發器。

步驟：

步驟 1. 準備數據源。

步驟 2. 創建下拉列表。

轉到需要放置下拉列表的儲存格（例如，Sheet1!D2）
導航到數據 > 數據驗證 > 數據驗證。
在「數據驗證」對話框中，於「允許」部分選擇「下拉列表」，並選擇數據源。點擊確定。

一旦您的下拉列表就位，您可以繼續執行以下任何自動填充方法。

方法 1：使用 VLOOKUP 函數進行自動填充

VLOOKUP 是 Excel 中最常用於數據檢索的功能之一。當與下拉列表搭配使用時，它可以快速從參考表中獲取相關數據。

步驟：

在下拉列表相鄰的儲存格（例如，E2）中，輸入：

=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$5,2,FALSE)

🔓 公式解釋：

在 A2:B5 的第一列中查找 D2 的值。如果找到，則返回第二列（B 列）中的對應值。如果找不到，則返回錯誤 (#N/A)。
FALSE 表示必須是完全匹配。

步驟 2. 按 Enter 鍵。

✨ 注意事項

如果未選擇值，請使用 IFERROR() 來隱藏錯誤：
=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$5,2,FALSE)
無法在關鍵列的左側進行搜索。

方法 2：使用 INDEX 和 MATCH 函數進行自動填充

INDEX 和 MATCH 是一個強大的組合，其靈活性遠超 VLOOKUP。它支持左側查找，即使列被重新排列也能保持穩定。

步驟：

在下拉列表相鄰的儲存格（例如，E2）中，輸入：

=INDEX($B$2:$B$5,MATCH(D2,$A$2:$A$5,0))

🔓 公式解釋：

MATCH(D2, $A$2:$A$5, 0)
在範圍 A2:A5 中搜索 D2。0 表示精確匹配（類似於 VLOOKUP 中的 FALSE）。
返回找到 D2 的位置（行號）。
INDEX($B$2:$B$5, ...)
獲取來自 MATCH 的行號。
返回 B2:B5 中的對應值。

步驟 2. 按 Enter 鍵。

✨ 注意事項

返回範圍 (INDEX) 和查找範圍 (MATCH) 必須按行對齊。
可以向左或向右搜索。
比 VLOOKUP 更耐用。

方法 3：使用 Kutools for Excel 自動填充

Kutools 提供了一種基於圖形用戶界面的方法，消除了公式的需求。對於那些希望快速獲得結果而不深入研究 Excel 函數的用戶來說特別有用。

步驟：

步驟 1. 在下拉列表相鄰的儲存格（例如，E2），轉到 Kutools > 公式助手 > 查找與引用 > 查找值列表。

步驟 2. 選擇表格陣列、查找值和列號。點擊確定。

✨ 注意事項

Kutools 允許您一次應用於整個範圍。
該工具非常適合初學者使用，並減少手動錯誤。
易於使用。
不需要公式。

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方法 4：使用定義函數進行自動填充

對於需要超出公式限制的動態和自動化解決方案的用戶，VBA 提供了最大的控制和邏輯定制能力。

步驟：

步驟 1. 按 Alt + F11 鍵打開 VBA 編輯器。

步驟 2. 點擊插入 > 模塊。

步驟 3. 將以下代碼粘貼到模塊中。

'Update by Extendoffice
Function GetProductInfo(productName As String, colIndex As Integer) As Variant
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") 'the sheet that the data source in

    Dim rng As Range
    Set rng = ws.Range("A2:B5") 'the range of data source

    Dim r As Range
    For Each r In rng.Rows
        If r.Cells(1, 1).Value = productName Then
            GetProductInfo = r.Cells(1, colIndex).Value
            Exit Function
        End If
    Next

    GetProductInfo = "Not found"
End Function

步驟 4. 返回工作表，在下拉列表相鄰的儲存格（例如，E2）中，輸入：

=GetProductInfo(D2,2)

步驟 5. 按 Enter 鍵。

✨ 注意事項

需要啟用宏的工作簿 (.xlsm)

常見問題解答

Q1: 如果我的數據範圍經常變化怎麼辦？

使用命名範圍或動態表格來維護引用。

Q2: 我可以使用 VLOOKUP 進行左側查找嗎？

不可以，考慮使用 INDEX+MATCH 或 Kutools。

Q3: 使用 Kutools 安全嗎？

是的，它被廣泛使用和信任，但始終要從官方網站下載。

Q4: VBA 是否適用於所有 Excel 版本？

大多數桌面版本都支持，但默認情況下它是禁用的，並且在 Excel Online 上不受支持。

Q5: Kutools 是否免費使用？

Kutools for Excel 不是一個完全免費的工具，但它提供免費試用，然後是一次性購買選項：

30 天免費試用，具有完整功能——無需信用卡。
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在 2 年支持期結束後，您可以繼續無限期使用您擁有的版本——只是沒有進一步的更新。

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