如何在 Excel 中從下拉列表選取值後自動填入其他儲存格：完整指南

作者Siluvia修改日期2025-07-03

使用 Excel 時，自動化資料輸入能大幅提升工作效率。其中一項常見任務，就是在從下拉式清單選取值後，自動填入相關資料。本指南詳細介紹四種方法，涵蓋 Excel 內建函數、VBA 以及 Kutools 等第三方工具。

自動填入下拉式清單

第一步：建立下拉列表

方法 1：使用 VLOOKUP 函數自動填入

方法 2：使用 INDEX 與 MATCH 函數自動填入

方法 3：使用 Kutools for Excel 自動填入

方法 4：使用自訂函數自動填入

第一步：建立下拉列表

在實作任何自動填入功能之前，您必須先建立下拉式清單；該清單將作為觸發相關儲存格自動填入的條件。

步驟：

步驟 1. 準備好您的源區域。

步驟 2. 建立下拉式選單。

前往您要放置下拉式清單的儲存格（例如：Sheet 1!D2）
導覽至資料 > 資料驗證 > 資料驗證。
在「資料驗證」對話方塊中，於「允許」區段選擇清單，並選取來源區域，然後按一下「確定」。

建立下拉式清單後，即可立即實作下列任一種自動填入方法。

方法 1：使用 VLOOKUP 函數自動填入

VLOOKUP 是 Excel 中最常用的資料查詢函數之一，搭配下拉式清單，能快速從參考表格中擷取相關資訊。

步驟：

在下拉列表的相鄰儲存格中（例如 E2），輸入：

=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$5,2,FALSE)

🔓 公式說明：

在 A2:B5 範圍的第一欄中搜尋 D2 的值；若找到，則傳回對應第二欄（B 欄）的值，否則顯示 #N/A 錯誤。
FALSE 表示必須完全符合。

步驟 2. 按下 Enter 鍵。

✨ 注意事項

若未選取任何值時想隱藏錯誤，請使用 IFERROR（）：
=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$5,2,FALSE)
無法在關鍵欄左側執行搜尋。

方法 2：使用 INDEX 與 MATCH 函數自動填入

INDEX 與 MATCH 是一組功能強大的絕佳搭檔，靈活性更勝 VLOOKUP，不僅支援向左查閱，即使欄位重新排列也能穩穩發揮作用。

步驟：

在下拉列表的相鄰儲存格中（例如 E2），輸入：

=INDEX($B$2:$B$5,MATCH(D2,$A$2:$A$5,0))

🔓 公式說明：

MATCH(D2, $A$2:$A$5, 0)
在範圍 A2:A5 中搜尋 D2，其中 0 表示完全相符（類似 VLOOKUP 中的 FALSE）。
將傳回 D2 所在的位置（列號）。
INDEX($B$2:$B$5, ...)
採用 MATCH 函數所傳回的列號，
傳回 B2:B5 範圍中對應的值。

步驟 2. 按下按鍵。

✨ 注意事項

傳回範圍（INDEX）與查閱範圍（MATCH）必須在列上對齊。
可向左或向右進行搜尋。
比 VLOOKUP 更穩定、更可靠。

方法 3：使用 Kutools for Excel 自動填入

Kutools 提供直覺的圖形化介面操作，無需輸入公式，特別適合想快速取得結果、又不想深入鑽研 Excel 函數的使用者。

步驟：

步驟 1. 在下拉列表的相鄰儲存格中（例如 E2），前往 Kutools> 公式助手>Lookup & Reference>Look for a value list。

步驟 2. 選取表格陣列、查閱值與欄位編號。按一下「確定」。

✨ 注意事項

Kutools 讓您一次將此功能套用至整個範圍。
此工具非常適合初學者，有效減少手動操作錯誤。
操作簡單。
無需手動輸入公式。

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方法 4：使用自訂函數自動填入

對於需要突破公式限制、實現動態自動化解決方案的使用者來說，VBA 提供無與倫比的控制力與邏輯客製化能力。

步驟：

步驟 1. 按下 Alt+F11 鍵，即可開啟 VBA 編輯器。

步驟 2. 按一下「插入」>「模組」。

步驟 3. 將下方的程式碼貼上至模組中。

'Update by Extendoffice
Function GetProductInfo(productName As String, colIndex As Integer) As Variant
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") 'the sheet that the data source in

    Dim rng As Range
    Set rng = ws.Range("A2:B5") 'the range of data source

    Dim r As Range
    For Each r In rng.Rows
        If r.Cells(1, 1).Value = productName Then
            GetProductInfo = r.Cells(1, colIndex).Value
            Exit Function
        End If
    Next

    GetProductInfo = "Not found"
End Function

步驟 4. 返回工作表，在下拉式清單旁邊的儲存格中（例如 E2）輸入：

=GetProductInfo(D2,2)

步驟 5. 按下 ENTER 鍵。

✨ 注意事項

需要啟用巨集的活頁簿（。xlsm）。

常見問題

Q1：如果我的數據範圍經常變動該怎麼辦？

請使用具名範圍或動態表格來維護參照。

Q2：我可以使用 VLOOKUP 向左查詢嗎？

建議改用 INDEX+MATCH 或 Kutools 會更合適。

Q3：Kutools 安全嗎？

是的，Kutools 廣受用戶信賴，但務必從官方網站下載。

Q4：VBA 是否適用於所有版本的 Excel？

大多數桌面版本皆支援，但預設為停用；而 Excel Online 則不支援。

Q5：Kutools 是免費的嗎？

Kutools for Excel 並非完全免費的工具，但提供免費試用，之後可選擇一次性購買：

30 天免費試用完整功能，無需提供信用卡資訊。
單一使用者永久授權：售價約 49 美元，包含兩年免費更新與技術支援。
2 年支援期過後，您仍可無限期繼續使用現有版本，但將不再享有後續更新。

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